Aufteilung des Blattes bei Normbriefen

  • Ein Normbrief wird immer auf Papier im Format DIN A 4 geschrieben. Die Maße des Blattes sind 210 x 297 mm.
  • Teilen Sie die Breite von 210 mm so auf, dass 20 mm auf der linken Seite für die Heftung leer bleiben. Die Adresse und die Absenderzeile stehen in den nächsten 85 mm, der Rest von 85 mm ist für Eingangsvermerke des Empfängers vorgesehen. Nach der Adresszeile können Sie den Brief natürlich auf der ganzen Breite von 170 mm beschriften. Hinter dem Adressfeld kann auch ein sogenannter Informationsblock mit umfangreichen Absenderangaben stehen. Dieser darf auch 95 mm breit sein.
  • Die Höhe von 297 mm wird so eingeteilt, dass 45 mm für den Briefkopf des Absenders vorgesehen sind. Darunter 5 mm für die Absenderzeile und dann 15 mm für den Betreff. Hier ist auch die erste Falzmarke. Nach weiteren 87 mm kommt die zweite Falzmarke. Der Text endet üblicherweise 175 mm nach der Betreffzeile. So bleiben 17 mm für weitere Absendervermerke.

Bei der Beschriftung des Normbriefes werden Sie feststellen, dass Adressfeld und Vermerkfeld recht unschön zusammenrücken. Aber hier geht es nicht um Ästhetik, sondern um die Lesbarkeit durch Maschinen.

Wichtige Beschriftungsregeln für die Briefe

  • Durch die genannte Aufteilung des Blattes entsteht ein Anschriftfeld, das 40 mm hoch und 85 mm breit ist. Es beginnt 50 mm vom oberen Rand des Briefes. Dieses Feld umfasst 9 Zeilen. Die ersten 3 Zeilen sind für Vermerke wie "Einschreiben", "persönlich" und ähnliche Zusätze. Beachten Sie dabei, dass Sie bei einem einzeiligen Vermerk in der dritten Zeile beginnen, bei einem zweizeiligen in der Zweiten und bei einem dreizeiligen in der Ersten. Sofern Sie also einen Vermerk schreiben, steht immer etwas in der dritten Zeile.
  • Die Anschrift beginnt immer direkt nach den Vermerkzeilen, fügen Sie keine Leerzeile ein. Das erste Wort der Anschrift steht also immer in der 4. Zeile des Adressfeldes. Setzen Sie dann die weiteren Angaben der Adresse darunter. Die vorletzte Angabe ist immer die Straße und die Hausnummer bzw. das Postfach, die letze Zeile enthält die Postleitzahl und den Ort. Wichtig: Vor der Zeile mit der Postleitzahl steht keine Leerzeile.
  • Das Datum wird entweder im Informationsblock hinter dem Anschriftenfeld untergebracht oder oberhalb der Betreffzeile. Im Normbrief sind verschiedene Schreibweisen für das Datum zulässig. Beachten Sie, bei der rein numerischen Schreibweise müssen Sie einstellige Ziffern mit einer führenden Null versehen, der 1.November 2012 ist dann also 01.11.2012 oder 01.11.12. Bei alphanumerischer Schreibweise wird die Null aber weggelassen. Verwenden Sie die ebenfalls zulässige Form mit den Bindestrichen nicht, seil diese zu Verwechslungen mit der amerikanischen Schreibweise führen kann.
  • Sofern Sie einen Betreff angeben möchten, beginnen Sie mit ihm zwei Zeilen nach dem Adressfeld, also in der 12.Zeile, wenn die ersten des Adressfeldes als 1. Zeile betrachtet wird. Schreiben Sie keine Redewendung wie “Betr.“. Setzen Sie keinen Punkt am Ende der Zeile. Wenn Sie aber ein anderes Satzzeichen wie "!" oder "?" verwenden müssen, dann wird dieses geschrieben. Sie können den Betreff durch Fettdruck hervorheben. Er sollte nicht länger als zwei Zeilen sein.
  • Der Brief beginnt mit einer Anrede, die Sie nach zwei Leerzeilen unter den Betreff setzen, und endet mit einer beliebigen Grußformel. Setzen Sie diese mit einer Leerzeile vom Brief ab.