Diplomarbeit - eine Aufwandsentschädigung beantragen Sie so

Intern oder extern?! - Aufwandsentschädigung für die Abschlussarbeit

Eine Aufwandsentschädigung ist ein Entgegenkommen während des Abschlussphase. Eine tatsächliche Bezahlung Ihrer Arbeit ist sie nicht, denn Sie fertigen die Arbeit für sich selbst an. Nicht für eine zweite Stelle, die Ihre Leistung mit einer Gegenleistung decken muss.

• In der Regel beantragt ein Studierender aber vor allem dann erfolgreich eine relativ hohe Aufwandsentschädigung für die Diplomarbeit, wenn es sich um eine externe Arbeit handelt. Das heißt kurzum, wer seine Arbeit unter Betreuung eines externen Betriebs verfasst, hat bessere Chancen auf eine relativ hohe Aufwandsentschädigung. In diesem Fall nämlich zahlt das Unternehmen den Betrag, nicht die Universität. Verhandlungsgeschick ist hierbei das A und O.
• Wichtig ist, dass Sie gut planen. Sie sollten lange vor Schreibbeginn wissen, wie viel Geld Sie benötigen und für was Sie es einsetzen. Auf diese Weise können Sie mit klaren Forderungen in das Gespräch mit den Unternehmen gehen. Legen Sie den Firmen im besten Fall eine Kostenaufstellung vor, bevor Sie den Vertrag unterschreiben. In einem solchen muss die Summe der zu zahlenden Entschädigung nämlich bereits festgelegt sein.
• Verpflegung, Fahrtkosten und Computerbedarf oder Schreibbedarf zählen zu den Standardpunkten einer Aufwandsentschädigung. Eventuell können auch Wohnkosten und Lebenserhaltungskosten geltend gemacht werden. Wie hoch die monatliche Entschädigung wirklich ausfällt, hängt vor allem von Ihrem Verrhandlungsgeschick und dem betreuenden Unternehmen ab. Einige hundert Euro im Monat sind Standard. Auch Summen im unteren vierstelligen Bereich sind unter Umständen denkbar. Das vor allem dann, wenn Sie beispielsweise umziehen müssen, um Ihre Arbeit in der Firma zu schreiben. Selbstverständlich sind Sie aber auch dann auf das Wohlwollen des Vorgesetzten angewiesen.
• Vorsicht: Nicht nur das Unternehmen, sondern auch der zuständige Professor muss die Arbeit und deren Vergütung bewilligen. Hier stellt sich ein kleines Hindernis, denn der betreffende Dozent kann sich durchaus quer stellen. Laut Prüfungsordnung hat der Student nämlich kein Recht darauf, eine Kostenerstattung zu erhalten, wenn für ihn beim Schreiben der Arbeit gegenüber der reinen Studienzeit keine Mehrkosten anfallen.


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• Liegt ein externes Unternehmen beispielsweise direkt neben der Universität, dann muss der Student für die Arbeit weder umziehen, noch Fahrtkosten decken. Wenn Sie Glück haben und gut argumentieren, wird es mit der Entschädigung vielleicht trotzdem etwas, schwieriger wird es aber zweifelsohne. 
• Das liegt vor allem am Gleichberechtigungsgrundsatz. Interne Diplomarbeiten werden gar nicht oder kaum entschädigt. Daher hätte jeder intern verfassende Student einen deutlichen Nachteil gegenüber den extern Schreibenden. Auch bei einer internen Abschlussarbeit können zumindest aber Mehrkosten zurück gefordert werden. Die Entschädigung wird in diesem Fall von der Hochschule bezahlt.
• Thema und Art der Diplomarbeit entscheiden bei internen Arbeiten dementsprechend maßgeblich über die Höhe des Entschädigungsbetrags. Wird Ihnen an der Universität beispielsweise eine Arbeit genehmigt, für die Sie ins Ausland reisen müssen, dann dürfen auch Reisekosten beantragt werden. Wird eine Diplomarbeit zugelassen, für die eine bestimmte Software gekauft werden muss, dann ist auch diese Summe - egal wie hoch - ein Fall für die Aufwandsentschädigung.
• Vergessen Sie nicht, die erhaltene Summe steuerlich zu erwähnen. Bei einer internen Einmalszahlung der Universität tragen Sie die Summe bei der Steuererklärung unter Anlage SO ein. Bewegt sich der Betrag unter 250 Euro, wird er nicht berücksichtigt.
• Bei einer externen, monatlichen Entschädigung werden Sie für gewöhnlich als freier Mitarbeiter eines Unternehmens angestellt sein. In einem solchen Fall haben Sie ein Gewerbe angemeldet und tragen den Betrag somit in Anlage S unter "sonstige Tätigkeiten" ein. Denkbar wäre auch die Erwähnung in einer Überschussrechnung. Hier stellen Sie alle diesbezüglichen Ausgaben der Vergütung gegenüber.  

Ihr betreuender Professor wird Sie im Zweifelsfall weiter beraten. Da an der Kostenaufstellung einiges hängt, kann Ihnen das genaue Vorgehen bei Erstellung einer solchen an dieser Stelle noch beschrieben werden.

Aufwandskostenaufstellung - so gehen Sie vor

Ob interne oder externe Diplomarbeit - die Mehrkosten, die bei der Erstellung anfallen, sollten Sie schriftlich fixieren.

1. Legen Sie ein Textdokument an, in dessen Kopf Sie Ihren Namen, Ihre Fachrichtung, die Universität, das Diplomarbeitsthema und den Namen des betreuenden Professors unterbringen. Schreiben Sie eine externe Arbeit, dann erwähnen Sie auch das Unternehmen in der Kopfzeile. Für jeden der genannten Punkte beginnen Sie eine extra Zeile.
2. Skizzieren Sie in ein paar wenigen Sätzen kurz und knapp das Thema Ihrer Diplomarbeit. Als Überleitung zu Ihrer Kostenaufstellung eignen sich Sätze wie: "Folgende Mehrkosten fallen für die Erstellung der Arbeit an".
3. Fixieren Sie nun als eingefügte Excel-Liste oder Tabelle die einzelnen Posten mit möglichst exakten Preisangaben. Benötigen Sie beispielsweise eine bestimmte Software für 345 Euro, dann halten Sie das tabellarisch fest. Müssen Sie für die Arbeit verreisen, dann fügen Sie auch die Mehrkosten für den Trip in die Liste ein. Jeder Posten sollte in einer extra Zeile stehen.
4. Trennen Sie einmalig anfallende Kosten von monatlich anfallenden. Erstellen Sie für die beiden Gruppen am besten je eine eigene Tabelle.
5. In der letzten Zeile Ihrer Listen rechnen Sie je die Gesamtmehrkosten aus. 
6. Als schließenden Satz können Sie um Unterstützung oder Beteiligung am Mehrkostenaufwand bitten.
7. Mit diesem Dokument suchen Sie schließlich Ihren Professor oder das betreuende Unternehmen auf. Stellen Sie das Fixierte mündlich vor.
8. Sind Sie damit fertig, dann übergeben Sie das Dokument an Ihren Betreuer. Er kann die fixierten Posten dann noch einmal in aller Ruhe checken.

Was aber wenn die zugelassene Summe Sie nicht durch die Abschlussphase bringt?

Arbeit neben der Diplomarbeit - Tipps

Von einer externen Bezahlung vielleicht, aber von einer internen Aufwandsentschädigung, lässt sich unter keinen Umständen leben.

• Das heißt für Sie, dass Sie wahrscheinlich auch während der Phase Ihrer Diplomarbeit nebenbei arbeiten werden. Eine attraktive Lösung ist für viele Studenten ein Babysitterjob, denn hier können Sie im besten Fall gleichzeitig arbeiten und an Ihrer Arbeit schreiben. Dasselbe gilt für Jobs ins Videotheken oder Ladenhüter-, bzw. Kassenjobs in kleineren Einkaufsshops.
• Aber Vorsicht: Optimalerweise besprechen Sie Ihr Problem mit dem Vorgesetzten und kombinieren Arbeit und Abschlussangelegenheiten nicht hinter seinem Rücken. Am leichtesten ist das selbstverständlich dann, wenn Sie schon seit einiger Zeit für Ihren Chef tätig sind, weil Sie sich dann im besten Fall schon vor der Bitte als zuverlässiger und unverzichtbarer Mitarbeiter bewiesen haben.
• Unersetzlich für die Kombination Arbeit-Diplomarbeit, ist eine gute Vorbereitung der Abschlussarbeit. Damit Sie beides mit möglichst wenig Stress unter einen Hut bekommen, sollten Sie das Thema des Abschlusses möglichst früh festlegen. Besprechen Sie die Wunschrichtung beispielsweise schon mit einem Professor noch bevor Sie die nötigen Scheine zur Anmeldung der Arbeit haben.
• Bestätigt der Professor Ihnen die Zulassungsfähigkeit des gewählten Themas, dann beginnen Sie zu sammeln. Sie haben auf diese Weise die Hälfte Ihrer Studienzeit Zeit, für die Diplomarbeit zu recherchieren. Die Vorbereitungen sind auf diese Weise nicht auf eine kurze Phase gegen Ende Ihrer Hochschullaufbahn komprimiert. Sie werden dementsprechend gar nicht in die Verlegenheit kommen, zwischen Arbeit und Abschlussarbeit zu entscheiden.

Gewünscht seien Ihnen an dieser Stelle viel Glück für Ihre Abschlussphase, gutes Verhandlungsgeschick, Organisationstalent und Stressresistenz. Ob mit oder ohne ausreichend hoher Aufwandsentschädigung - das kriegen Sie schon hin!