Wie ist die gesetzliche Grundlage zur Aufbewahrung von Unterlagen geregelt?
Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen beträgt in der Regel sieben Jahre.
Das bedeutet, dass Sie Ihre Unterlagen mindestens sieben Jahre lang aufbewahren müssen, um im Falle einer Steuerprüfung oder im Streitfall gerüstet zu sein. In einigen Fällen kann jedoch eine längere Aufbewahrungsfrist gelten, zum Beispiel bei Grundstücken oder bei Unternehmen (10 Jahre Aufbewahrungsfrist).
Informieren Sie sich in solchen speziellen Fällen am besten bei Ihrem Steuerberater oder Finanzamt über die genauen Vorgaben.
Tipps und Tricks, wie Sie die Unterlagen aufbewahren sollten
Nun kommen wir zu den Tipps und Tricks, wie Sie Ihre Steuerunterlagen am besten aufbewahren können:
- Sortieren Sie Ihre Unterlagen: Bringen Sie Ordnung in Ihre Steuerunterlagen, indem Sie sie nach Jahren, Kategorien oder Themen sortieren. So finden Sie im Bedarfsfall schneller die benötigten Dokumente.
- Verwenden Sie geeignete Aufbewahrungsmöglichkeiten: Nutzen Sie robuste Ordner, Mappen oder Aktenordner, um Ihre Steuerunterlagen sicher zu verstauen. Achten Sie darauf, dass die Unterlagen vor Feuchtigkeit, Hitze und Licht geschützt sind.
- Digitalisieren Sie Ihre Dokumente: Eine digitale Kopie Ihrer Steuerunterlagen kann als zusätzliche Sicherheitsmaßnahme dienen. Scannen Sie Ihre Dokumente ein und speichern Sie sie auf einem sicheren Laufwerk oder in der Cloud.
- Notieren Sie sich wichtige Informationen: Ergänzen Sie Ihre Dokumente mit Notizen oder Markierungen, um wichtige Informationen schnell zu finden. Vermerken Sie beispielsweise den Anlass der Ausgabe oder relevante steuerliche Aspekte.
- Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig: Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihre Steuerunterlagen digital zu speichern, stellen Sie sicher, dass Sie regelmäßig Backups erstellen. So sind Ihre Daten auch im Falle eines technischen Defekts oder Datenverlusts geschützt.
- Vernichten Sie alte Unterlagen richtig: Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können Sie Ihre Steuerunterlagen vernichten. Achten Sie dabei darauf, dass Sie sensible Daten wie Ihre Steuernummer oder Kontodaten vor der Entsorgung sicher unkenntlich machen.
- Holen Sie sich professionelle Hilfe: Wenn Sie unsicher sind, wie Sie Ihre Steuerunterlagen am besten aufbewahren sollen oder Fragen zur Aufbewahrungsfrist haben, suchen Sie den Rat eines Steuerberaters. Ein Experte kann Ihnen bei allen steuerlichen Angelegenheiten weiterhelfen.
Wer im Berufsleben steht, hat jede Menge Papierkram zu bewältigen, für den es Aufbewahrungsfristen …
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie Ihre Steuerunterlagen mindestens sieben Jahre lang aufbewahren müssen, um den gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen. Um die Aufbewahrung zu erleichtern, sollten Sie Ihre Unterlagen sortieren, geeignete Aufbewahrungsmöglichkeiten nutzen und gegebenenfalls digitale Kopien erstellen. Achten Sie darauf, Ihre Daten regelmäßig zu sichern und alte Unterlagen richtig zu vernichten. Bei Unklarheiten oder speziellen Fällen können Sie sich jederzeit an einen Steuerberater wenden.
Mit diesen Tipps sind Sie bestens gerüstet, um Ihre Steuerunterlagen ordnungsgemäß aufzubewahren und im Bedarfsfall schnell darauf zugreifen zu können.
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