"Jour fixe" - was ist das eigentlich?

Die Bedeutung von "Jour fixe"

Der Begriff "Jour fixe" kommt aus dem Französischen und bedeutet, ins Deutsche übersetzt, so viel wie "fester Tag". Mit dieser Übersetzung ist die Bedeutung des Begriffes beinahe erklärt. Denn beim "Jour fixe"  handelt es sich um ein regelmäßiges Treffen, einer bestimmten Personengruppe . Die Bezeichnung wird primär in der Arbeitswelt verwendet und nicht etwa in der Schule. 

Das Besondere am Jour fixe ist, dass der Termin wiederkehrend am gleichen Ort, zur gleichen Zeit und mit denselben Personen stattfindet. Das bedeutet, wenn Sie einmal eine Einladung bekommen, in der es beispielsweise heißt: "Jour fixe, donnerstags 15:00 Uhr, Raum X", so wird von Ihnen erwartet, jeden Donnerstag an diesem Meeting teilzunehmen. Für einen Jour fixe werden in der Regel nur zu Beginn Einladungen verschickt, Sie werden also nicht jedes Mal aufs Neue daran erinnert, dass das Treffen stattfindet – schließlich handelt es sich um einen festen Termin.

Wofür braucht es einen Jour fixe?

Gerade im Projektmanagement sind Jours fixes beliebt, denn die regelmäßige Kommunikation innerhalb eines Teams bei gemeinsamen Projekten ist essenziell für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Die Beteiligten bringen einander auf den neuesten Stand und können über eventuelle Probleme, Hürden, offene Fragen oder neue Ideen sprechen.

Besonders, wenn remote gearbeitet wird, das heißt, wenn nicht alle Kollegen zusammen im Büro sitzen und sich schnell nebenbei absprechen können, sind Jours fixes sinnvoll.

Was sind die Vorteile eines Jour fixes?

• Besseres Zeitmanagement: Mit einem regelmäßigen Meeting, auf das sich alle Teilnehmenden einstellen können, lässt sich viel Zeit sparen, die ansonsten eventuell für mehrere kleine Meetings verschwendet würde.
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Wie schreibt man ein Protokoll?

Wie man ein Protokoll schreibt, ist theoretisch ganz einfach. Man hält die Dinge, die während …

• Gesteigerte Effizienz: Sich gegenseitig darüber auf dem Laufenden zu halten, wie der Projektfortschritt ist, sich Feedback geben und Fragen klären zu können, sorgt für ein effizienteres Zusammenarbeiten.
• Regelmäßigkeit: Für die Mitarbeiter kann ein fester, wiederkehrender Termin, auf den sich eingestellt werden kann, eine Entlastung darstellen. Denn Menschen sind Gewohnheitstiere und der Jour fixe garantiert einen regelmäßigen Austausch mit der Gruppe.
• Motivation: All diese Punkte sorgen generell für eine gesteigerte Motivation innerhalb der Gruppe.

Das müssen Sie bei einem Jour fixe beachten

Sobald Sie ein Meeting haben, das wiederkehrend immer zur gleichen Zeit, am selben Ort und mit den selben Leuten gehalten wird,  haben Sie einen Jour fixe. Dennoch gibt es Aspekte, auf die Sie achten sollten, um sicher zu gehen, dass Sie auch möglichst effizient bei Ihren Jours fixes sind. Dafür sollten Sie diese Fragen im Vorfeld abklären:

• Wer sind die Teilnehmenden?
• Wie viel Zeit müssen Sie einplanen?
• Wer leitet den Jour fixe?
• Wer übernimmt die Koordination der Tagesordnung?
• Wie ist der Ablauf?
• Wann werden offene Fragen besprochen?
• Wer führt Protokoll?

Wichtig für einen produktiven Jour fixe ist also die Organisation und das Festhalten an zuvor beschlossenen Abläufen. Es kann hilfreich sein, für jeden Jour fixe eine To Do Liste zu erstellen, um sicher zu gehen, dass alle wichtigen Punkte für den Tag besprochen werden. Außerdem kann eine Person bestimmt werden, die ein Protokoll führt, sodass die besprochenen Themen von allen auch später noch einmal nachgelesen werden können. Gerade, wenn einmal nicht alle Teilnehmer anwesend sein können, ist ein Protokoll wichtig und hilfreich.

Diese Punkte aber nur als weiterführende Tipps. Im Grunde können Sie sich schlicht merken, dass es sich beim Jour fixe um nichts anderes handelt, als ein regelmäßig stattfindendes Meeting, mit den gleichen Personen.