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Buchhaltung mit Excel - so erstellen Sie ein Formular für Reisekosten

Reisekosten können Sie mit einer sorgfältigen Buchhaltung in einem Excel-Formular erfassen.
Reisekosten können Sie mit einer sorgfältigen Buchhaltung in einem Excel-Formular erfassen.
Sie können Ihre Buchhaltung ganz einfach mit Excel erleichtern, indem Sie mit dem Tabellenprogramm ein Formular für die Reisekosten erstellen. Das geht in wenigen Minuten und Sie können dann dieses Dokument ausgefüllt mit Ihrer Steuererklärung beim Finanzamt einreichen.

So gelingt die Buchhaltung der Reisekosten mit einen Excel-Formular

  1. Sie können ganz einfach Ihre Reisekosten für Ihre Buchhaltung erfassen, wenn Sie sich zu diesem Zweck einmalig ein Formular mit dem Tabellenprogramm anlegen. Öffnen Sie hierzu ein neues Dokument mit Excel 2010 und fügen Sie die Überschrift „Reisekostenabrechnung“ ein. 
  2. Nun legen Sie die erste Zeile für Ihren Namen und Vornamen an.
  3. In der zweiten Zeile schreiben Sie Ihre Firma und Organisation hinein.
  4. Die dritte Zeile widmen Sie dem Reisezweck.
  5. Die vierte Zeile dient zur Erfassung des Reiseziels und der Reiseroute.
  6. In die fünfte Zeile tragen Sie den genauen Reisebeginn ein. Hierzu ist das Datum und die Uhrzeit wichtig. Sie benötigen daher zwei Spalten.
  7. Dann kommt das Reiseende. Hier wird wieder das Datum und die Uhrzeit angegeben.
  8. Nun fügen Sie die Fahrtkosten laut Einzelnachweis hinzu. Sie brauchen dann ca. sechs weitere Zeilen, in denen Sie jeweils das genutzte Verkehrsmittel eintragen können. Dann benötigen Sie vier einzelne Spalten. In der ersten tragen Sie die Bruttobeträge ein. In der zweiten Spalte den Mehrwertsteuersatz. In der dritten Spalte die Umsatzsteuer. Zuletzt wird in die vierte Spalte der Nettobetrag hinzugefügt. Hier können Sie dann jedes Mal eintragen wie viel Sie für die Bahnkarte ausgegeben haben.
  9. Nun brauchen Sie eine Zeile für die Fahrtkosten laut Kilometerpauschale. Hier brauchen Sie insgesamt drei Spalten. Die erste für die gefahrenen Kilometer, die zweite für die Pauschale, die pro Kilometer gezahlt wird und in der dritten tragen Sie den Bruttobetrag ein.
  10. Fügen Sie nun eine neue Zeile für Übernachtungskosten laut Einzelnachweis hinzu. Sie sollten danach mindestens sieben Zeilen frei lassen, da Sie dort immer eintragen können in welchem Hotel Sie übernachtet haben. Hier werden ebenfalls der Bruttopreis, die Mehrwertsteuer, die Umsatzsteuer und der Nettobetrag festgehalten.
  11. Danach fügen Sie eine weitere Zeile in das Excel-Formular ein, in der Sie die Pauschbeträge für die Übernachtungskosten erfassen.
  12. Nun brauchen Sie eine Zeile für die Pauschbeträge für Verpflegung. Dann sollten Sie auch mindestens zehn Zeilen frei lassen, um die Verpflegung einzutragen.
  13. Das nächste Feld dient der Erfassung der Reisenebenkosten. Hier erfassen Sie Trinkgelder, Telefongebühren und Fachzeitschriften.
  14. Danach ist es wichtig, dass die Gesamtkosten addiert werden und der Reisekostenvorschuss erfasst und von der Summe abgezogen wird. Sie addieren, wenn Sie in das Funktionsfeld folgendes eintragen: "=SUMME(C1:C110)". In Klammern stehen hierbei das Anfangsfeld bis zu dem Schlussfeld. Die Zahlen in diesen Feldern werden dann automatisch von Excel addiert. Die Subtraktion können Sie manuell ausführen, da es nur ein Wert ist.
  15. Ein letztes Feld dient dem Auszahlungsbetrag. So sehen Sie genau wie hoch die Beträge sind.

Machen Sie die Reisekosten geltend

Sie können die Reisekosten beim Finanzamt geltend machen, wenn Ihre Buchhaltung diese nachvollziehbar wiedergibt. Hierzu sollten Sie für jede getätigte Reise eine Reisekostenabrechnung ausfüllen. Dies können Sie mit dem neuen Excel Formular sehr bequem erledigen.

  • Dann fügen Sie dies als Anlage Ihrer Steuererklärung hinzu. Sie können dann die Steuererklärung ausfüllen und die Anlage hinzulegen.
  • Denken Sie daran die Reisekosten auch auf den Mantelbögen einzutragen.

Reichen Sie dann die Unterlagen beim Finanzamt ein.

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