Die gesetzliche Vorgaben
Bei der digitalen Zeiterfassung können die Arbeitnehmer ihre Stunden mit einem Chip oder Mitarbeiterausweis am Terminal, im Browser einer Web-Anwendung oder mit einer App erfassen. Sowohl für den Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer bietet das den Vorteil, die Zeiten an jedem Ort und zu jeder Zeit zu verbuchen.
Arbeitgeber sind verpflichtet, ein System zur Arbeitszeiterfassung bereitzustellen, dass die Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit gewährleistet. Diese Aufzeichnungspflicht geht auf Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs (EuGH, 2019) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG, 2022) zurück, die aus dem Arbeitsschutz abgeleitet wurden. Der Zweck des Arbeitszeitgesetzes besteht darin, die Gesundheit des Arbeitnehmers sicherzustellen und die Rahmenbedingungen für flexible Arbeitszeiten zu gestalten. Die Basis ist stets der statistische 8-Stunden-Tag, der bestimmten Anpassungen unterliegt
Arbeitszeiterfassungspflicht seit 2022
1. Elektronische Erfassung im Fokus: Der aktuelle Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales (BMAS) konkretisiert diese Pflicht. Demnach soll die Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch erfasst werden. Ausnahmen gibt es in Form von Übergangsregelungen. Dies sind bis zu fünf Jahren - je nach Unternehmensgröße oder tariflichen Vereinbarungen. Für kleinere Betriebe mit weniger als zehn Mitarbeitern kann die handschriftliche Erfassung laut Gesetzgeber ausreichend sein.
2. Flexibilität in der Ausgestaltung: Obwohl die elektronische Erfassung der Standard wird, können Alternativen wie Excel oder spezielle Apps genutzt werden. Auch die Delegation der Aufzeichnung an Arbeitnehmer ist möglich, solange der Arbeitgeber die Verantwortung für die Einhaltung der Vorschriften trägt.
3. Sanktionen und Kontrolle: Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht können Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach sich ziehen. Arbeitgeber müssen die Arbeitszeiten auf Nachfrage den Behörden und Arbeitnehmern zur Verfügung stellen.
Die Arbeitszeiterfassung ist für beide Seiten wichtig, denn sie dient mehreren Zwecken:
Rechtskonformität: Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass gesetzliche Regelungen, wie Pausen- und Höchstarbeitszeiten, eingehalten werden.
Transparenz: Arbeitnehmer haben Anspruch auf eine klare Dokumentation ihrer Arbeitsstunden und dienen als Argument zur Einhaltung der Arbeitszeit.
Effizienz: Insbesondere die digitale Zeiterfassung spart Zeit und reduziert Fehler im Vergleich zu handschriftlichen Aufzeichnungen oder Excel-Tabellen.
Funktionen digitaler Tools zur Zeiterfassung
Digitale Tools zur Zeiterfassung bieten weitaus mehr als nur die Erfassung von Start- und Endzeiten. Zu den zentralen Features gehören:
- Zeiterfassung in Echtzeit
- Flexible Eingabemethoden
- Integration von Pausenzeiten
- Erstellung von Berichten
- Mobile Nutzung
Die Arbeitszeiterfassung gehört zu den zentralen Themen moderner Arbeitsorganisation. Eine digitale Zeiterfassung bietet Arbeitgebern und Arbeitnehmern gleichermaßen Vorteile, indem sie Transparenz schafft und den Verwaltungsaufwand reduziert. Insbesondere bei kleineren Büros und hybriden Arbeitszeiten kann das Vorgehen schnell eingeführt und umgesetzt werden. Die Wahl der richtigen App hängt dabei von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab. Wichtig bleibt, den Datenschutz zu wahren und die Bedürfnisse der Arbeitnehmer zu berücksichtigen, um die Vorteile für beide Seiten zu nutzen.
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