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Wichtige Unterlagen ordnen - so behalten Sie den Durchblick

Autor: Christine Hügel
Vergessen Sie nicht, Ihre Ordner nach dem Einordnen der Unterlagen zu beschriften!
Vergessen Sie nicht, Ihre Ordner nach dem Einordnen der Unterlagen zu beschriften!
Lässt man das Ordnen wichtiger Unterlagen lange schleifen, ist das Desaster vorprogrammiert, denn monatelanges Chaos ist nur schwer wieder in den Griff zu bekommen. Ob wichtige Zeugnisse, Garantien für technische Geräte oder das Gesamtpaket an erforderlichen Unterlagen für die Steuererklärung - früher oder später werden Sie bestimmt mit der Aufgabe konfrontiert, eines oder mehrere dieser Dokumente irgendeiner Behörde oder einem neuen Arbeitgeber vorlegen zu müssen. Besser, Sie packen es gleich an und bringen sofort Ordnung in Ihr Unterlagen-Chaos!

Was Sie benötigen:

  • Mehrere Ordner
  • Register und Trennblätter
  • Ordnerrücken

Jeder hat so seine eigene Art der Ordnungshaltung. Der eine mag es lieber, wichtige Dinge in Kisten aufzubewahren, der andere bevorzugt Ordner und Mappen. Andere wiederum fangen erst gar nicht an, ankommende Briefe zu öffnen und denken sich wohl, dass wenn sie die Rechnungen nicht gesehen haben, sie ebenso unbemerkt an den Rechnungen vorbeikommen werden.

Die Realität jedoch holt jeden früher oder später ein. Der "Kistenaufbewahrer" wird spätestens beim ersten "Unfall", bei dem ihm die Kiste mit den losen Blättern aus der Hand fällt, feststellen, dass wichtige Unterlagen einfach in einen Ordner gehören und der "Total-Verweigerer" wird es auch irgendwann einmal leid, andauernd hohe Mahngebühren zu bezahlen und nie zu wissen, wo was ist.

Unterlagen richtig kategorisieren

  • Fangen Sie zunächst einmal an, Ihre Unterlagen nach Kategorien, wie zum Beispiel Arbeit (Zeugnisse, Gehaltsabrechnungen, Fahrtkostenabrechnungen, etc.), Finanzamt, Fahrzeuge, Telefon und Internet, Wohnung (Mietvertrag, Strom-, Gas- und Wasserabrechnungen, usw.), andere Verträge, Bank, etc., zu ordnen.
  • Machen Sie sich hierfür am besten im ganzen Wohnzimmer Platz und verschaffen Sie sich zuerst einmal einen Überblick über alle Unterlagen, die sortiert werden müssen. Denken Sie daran, dass selbst wenn der Stapel noch klein ist, dieser schnell heranwachsen kann. Lassen Sie in den Ordnern für einzelne Kategorien daher immer genügend Platz frei.
  • Falls Sie mehrere Kategorien in einem Ordner untergebracht haben, trennen Sie diese unbedingt mit Registern und Trennblättern gut sichtbar voneinander!

Neues Jahr, neuer Ordner

  • Damit Sie Ihre Unterlagen schnell wieder finden und keine Verwechslungen entstehen können, ist es wichtig, für jedes neue Jahr neue Ordner anzulegen.
  • Wenn ein Jahr vorbei ist, können Sie dann alle Ordner in einen großen Umzugskarton packen oder nebeneinander in Ihren Schrank oder Ihr dafür vorgesehenes Regal einsortieren.
  • Auf diese Weise haben Sie alle Dokumente eines jeden Jahres, nach Kategorien sortiert, jederzeit griffbereit.

Archive nach dem Ordnen der Unterlagen beschriften

  • Alle Ordnung nützt überhaupt nichts, wenn Sie die Ordner nicht beschriften. Stellen Sie sich vor, Sie stehen vor Ihrem Büroregal mit etwa zwanzig unbeschrifteten Ordnern, die auch noch alle gleich aussehen und sollen nun schnell ein Zeugnis aus dem Jahr 1996 finden! Sicher würde Ihnen viel wertvolle Zeit dabei verloren gehen, ganz zu schweigen von dem Ärger, den Sie in dem Moment verspüren würden!
  • Beschriften Sie die Ordner daher immer deutlich und genau. Schreiben Sie dabei eventuelle Unterkategorien mit auf den Ordnerrücken, so dass Sie die Unterlagen nach dem Ordnen auch schnell wieder finden können.
  • Wenn Sie einen alten Ordner benutzen, besorgen Sie auf jeden Fall neue Ordnerrücken, damit das Ganze ästhetischer und übersichtlicher aussieht.
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