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Stundenrechner mit Excel erstellen

Stundenrechner mit Excel erstellen2:28
Video von Be El2:28

Neben diversen kostenpflichtigen Programmen zur Zeiterfassung kann auch Exel als Stundenrechner verwendet werden. Mit Excel können Sie auf einfache Art und Weise die Arbeitszeit erfassen.

Mit Exel einen Stundenrechner erstellen

Bei der Stundenberechung in MS Excel ist eine Sache zu berücksichtigen. Sollen die Stunden nur innerhalb eines Tages berechnet werden oder über die Tagesgrenzen hinaus?

Der Eintagesrechner kann nur innerhalb eines Tages genutzt werden. Also ist der Beginn ist um 00:00 Uhr und endet um 23:59, somit ist die Tagesgrenze eingehalten. Mit der Lösung können Arbeitszeiten eines Einschicht- oder Zweischichtbetriebes berechnet werden. Der Eintagesrechner ist einfach zu erstellen.

Berechnungen von Zeitintervallen über die Tagesgrenze hinaus sind etwas aufwendiger in der Formatierung der Zellen. Als Beispiel könnte der Dreischichtbetrieb oder eine Reisetätigkeit über mehrere Tage genannt werden.

Einen einfachen Stundenrechner erstellen

Der einfache Stundenrechner geht nicht über die Tagesgrenzen hinaus. Er ist schnell für die Zeiterfassung erstellt.

  1. Um Excel als Stundenrechner zu nutzen, müssen Sie die Zellen, in denen die Stunden erfasst werden, als Uhrzeit formatieren. Markieren Sie hierzu mit der rechten Maustaste die Kopfzeile der entsprechenden Spalte. Jetzt öffnet sich ein Fenster, das unter anderem den Menüpunkt "Zellen formatieren" liefert. Nach Aktivierung des Befehl öffnet sich ein neues Fenster mit verschiedenen Registerkarten. Hier bitte das Register mit dem Namen "Zahlen“ wählen.
  2. Unter der Überschrift "Kategorie“ nun den Begriff "Benutzerdefiniert“ aussuchen. Das Fenster wird erweitert. Hier bitte in der Zeile unter dem Wort "Typ“ das Format Stunden und Minute eingeben. Die Eingabe lautet wie folgt "hh:mm“. Die Buchstaben h stehen für die Stunden, die zweistellig angegeben werden sollen und m für Minuten, auch zweistellig.
  3. Rechts neben der letzten Uhrzeit geben Sie die Formel zum Berechnen der Zeit ein: Die niedrigere Uhrzeit muss von der höheren abgezogen werden, z.B. lassen Sie die Spalte B minus die Spalte A rechnen. Um diese Formel einzugeben, klicken Sie wieder auf den Kopf der entsprechenden Spalte und aktivieren Sie das Symbol für Summe. Jetzt ändern Sie die Formel auf B1-A1. Damit diese Formel in der gesamten Spalte aktiv wird, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Zelle C1 und führen Sie die Maus über diese Zelle, bis ein kleines Kreuz erscheint (am rechten unteren Rand der Zelle). Sobald das Kreuz da ist, können Sie es mit der linken Maustaste anklicken und nach unten ziehen, d. h. die komplette Spalte mit der Formel markieren.
  4. Geben Sie die Uhrzeiten im vorgegebenen Format an. Wählen Sie das Format mit dem Doppelpunkt zwischen der Stunde und den Minuten. Pro Tag bzw. pro Berechnungszyklus müssen Sie eine neue Zeile verwenden. Diese ausgerechnete Zeit erscheint als Uhrzeit, das heißt, Sie müssen diese Summe auf Dezimalstellen umrechnen.

Ein Stundenrechner über die Tagesgrenze hinaus

Bei einem Stundenrechner, der auch die Zeit über mehrere Tage erfassen soll, müssen Sie das Datum mit in die Berechnung einbeziehen.

  1. Formatieren Sie die Zellen A3 bis B3 mit Datum und Uhrzeit. Drücken Sie dazu die rechte Maustaste an der Kopfzeile. Wählen Sie den Befehl "Zellen formatieren". Im neuen Fenster der Registerkarte klicken Sie auf "Zahlen“ und unter den Kategorien auf „Datum“. In dem geöffneten Feld suchen Sie ein Format Datum und Uhrzeit aus, wie zum Beispiel "14.03.22 13:30“.
  2. Die Zelle C3, in der die Stunden zusammengerechnet werden sollen, muss anders formatiert werden. Die Vorgehensweise ist wie bei Punkt eins, doch statt der Kategorie "Datum“  den Begriff "Benutzerdefiniert“ wählen. Unter "Typ“ wird nun "hh:mm“ geschrieben.
  3. Nun wird die Formel in die Zelle C3 eingetragen. Sie lautet "=B3-A3“.
  4. Wenn nun in die Zelle A3 und B3 Werte eingetragen werden, so erscheint in Zelle C3 das Ergebnis des Stundenrechners. Natürlich nur, wenn der Anfangs- und Endwert im richtigen Format eingegeben wurde. Bei dieser Lösung muss immer das Datum und die Uhrzeit getrennt durch ein Leerzeichen angegeben werden.
  5. Um mehrere Einträge vorzunehmen, ziehen Sie mit dem Kreuz von der formatierten Zelle nach unten.