Eine Datei mit Inhaltsverzeichnis anlegen
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Obwohl es verschiedene Möglichkeiten gibt, eine PDF-Datei zu erstellen, verläuft die Vorbereitung hierzu immer gleich:
- Nutzen Sie ein bekanntes Programm, zum Beispiel Word, um die Datei anzulegen und mit Inhalt zu füllen.
- Der Vorteil besteht darin, dass Sie diese Datei so oft ändern können, bis sie perfekt ist. Erst dann müssen Sie die Datei in das geschützte Format konvertieren.
- Selbstverständlich können Sie auf diese Weise auch eine Datei mit mehreren Seiten und mit einem Inhaltsverzeichnis erstellen.
- Sollten Sie nun nicht wissen, wie Sie ein Inhaltsverzeichnis kreieren können, dann haben Sie die Möglichkeit, sich über die Hilfefunktion des verwendeten Programmes zu informieren.
- Denken Sie immer daran, dass Sie alle Seiten fortlaufend nummerieren und die Überschriften fett und größer schreiben. Diese Überschriften können Sie dann mit der entsprechenden Seitenzahl in das Inhaltsverzeichnis übernehmen.
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Ein PDF am eigenen PC erstellen
Es gibt diverse aufwendige Programme, mit denen Sie PDF-Dateien professionell anfertigen können. Wenn Sie aber nur hin und wieder solch eine Dateiform benötigen, dann können Sie auch eine kostenlose Software erstehen:
- Loggen Sie sich ins Internet ein und geben Sie den Suchbegriff "PDF-Datei erstellen" in die Suchmaschine ein.
- Unter anderem erhalten Sie das Ergebnis von PDF24. Dort können Sie die Software kostenlos downloaden, auf Ihren Computer installieren und anschließend jedes Dokument verwandeln.
- Das Verwandeln funktioniert, indem Sie das fertige Dokument auf einem virtuellen Drucker ausgeben lassen. Hiermit wird die Datei umgewandelt.
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Von unterwegs arbeiten
Jetzt könnte es auch passieren, dass Sie unterwegs sind und trotzdem eine PDF-Datei benötigen. Hierbei können Sie wie folgt vorgehen:
- Erstellen Sie die Grunddatei, wie dies im ersten Abschnitt erklärt wurde.
- Nun gehen Sie ebenfalls auf die Internetseite von PDF24.
- Jetzt können Sie die zu verändernde Datei an die E-Mail-Adresse von PDF24 senden und als Ergebnis wird Ihnen das angeforderte Dateiformat zugesandt.
- Dieses können Sie wie gewohnt weiterbearbeiten, indem Sie es entweder ausdrucken oder als E-Mail weitergeben.
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Fazit: Senden Sie nur solche Dateien per E-Mail zum Konvertieren, die keine geheimen Inhalte besitzen. Theoretisch ist es zwar so, dass ein System diese E-Mail automatisch umwandelt, aber die Systeme werden trotzdem von Mitarbeitern bedient, die ohne große Probleme Ihre Dateien lesen könnten.
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