Arbeitgeber- vs. Arbeitnehmerinteressen beim E-Mail-Postfach
In unserer digitalen Zeit werden viele betriebliche Vorgänge nicht mehr in Papierform erfasst und ein sehr großer Teil der geschäftlichen Kommunikation läuft über E-Mails ab. Arbeitgeber benötigen dabei oftmals E-Mails ihrer Mitarbeiter, um einzelne Geschäftsvorgänge nachzuvollziehen. Ferner bestehen für bestimmte digitale Dokumente auch Aufbewahrungspflichten und ein Arbeitgeber kann auch Interesse an betrieblichen E-Mails seiner Mitarbeiter haben, um ein vertragswidriges Verhalten des Arbeitnehmers aufdecken zu können.
Arbeitnehmer hingegen haben grundsätzlich kein Interesse daran, dass der Arbeitgeber ihre private E-Mail-Korrespondenz mitverfolgt. Für den Fall, dass ein betrieblicher E-Mail-Account auch privat genutzt wird, können hierbei Interessenkonflikte entstehen. In vielen Fällen lässt sich dies lösen, indem der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber relevante Korrespondenz per E-Mail weiterleitet oder indem er seine privaten E-Mails löscht und seinem Arbeitgeber dann Zugriff auf das Postfach gewährt. Rein rechtlich muss jedoch bei einem Zugriff eines Arbeitgebers auf das Postfach eines Mitarbeiters zwischen Accounts mit gestatteter und mit nicht gestatteter Privatnutzung unterscheiden werden.
Kontrolle von E-Mails bei nicht gestatteter Privatnutzung des Accounts
Für den Fall, dass ein Arbeitgeber seinem Mitarbeiter keine private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts gestattet hat, hat er in Bezug auf die E-Mails recht umfangreiche Kontrollbefugnisse. Falls der Mitarbeiter jedoch diesen Account trotzdem privat nutzt, liegt eine vertragswidrige Handlung vor. Ein Arbeitgeber kann also auf einen Account mit nicht gestatteter Privatnutzung durchaus zugreifen. Wenn er jedoch bei der E-Mail-Kontrolle dann doch private Nachrichten findet, muss er seine betrieblichen Belange sehr genau gegen die privaten Belange des Arbeitnehmers abwägen, nach den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes.
Kontrolle von E-Mails bei gestatteter Privatnutzung des Accounts
Schwierig wird die Kontrolle eines E-Mail-Accounts insbesondere dann, wenn hierfür auch eine Privatnutzung gestattet wurde. Hierbei kommen die strengen Regeln des Fernmeldegesetzes in Betracht, was jedoch unter Experten und Gerichten strittig ist. Datenschutzbeauftragte sind der Meinung, dass in diesem Fall der Arbeitgeber ein Anbieter eines Telekommunikationsdienstes ist und sich deshalb keinen Zugang zum Inhalt der Mails der Mitarbeiter verschaffen darf. Allerdings haben Gerichte auch schon anders entschieden und die Interessen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Einzelfall gegeneinander abgewogen.
Ob ein Arbeitgeber sich Zugang zum Postfach von Mitarbeitern verschaffen darf, ist ganz maßgeblich davon abhängig, ob das Postfach auch privat genutzt werden darf. In diesem Fall ist bis heute nicht eindeutig geklärt, welche Rechte einem Arbeitgeber im Einzelfall zustehen. Deshalb ist es Arbeitgebern zu empfehlen, die private Nutzung von betrieblichen E-Mail-Account nicht zu gestatten.
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