Eine Assistentin unterstützt die Führung eines Unternehmens, indem Sie bestimmte, häufig anfallenden Aufgaben übernimmt und auch bei der Verwaltung von Kundenkontakten oder der Erstellung von Verträgen hilft.
Was ist eine Assistentin der Geschäftsleitung?
- Die Geschäftsleitung eines Unternehmens übernimmt allgemein koordinierende Aufgaben, etwa die Planung von Projekten oder das Konzipieren neuer Angebote, Dienstleistungen und Produkte.
- Dabei gibt es auch viele begleitende Tätigkeiten, die erledigt werden müssen, beispielsweise die Vereinbarung von Terminen mit Kunden, Lieferanten oder Bewerbern sowie Aufgaben in der Buchhaltung.
- Diese Tätigkeitsinhalte wiederholen sich oftmals und werden daher an andere abgegeben, häufig an die Assistentin der Geschäftsleitung, die somit die Unternehmensführung unterstützt. Am ehesten kann man daher die Assistentin mit einer Sekretärin vergleichen, die aber manchmal auch den Geschäftsführer selbst vertritt und daher ebenso repräsentative Aufgaben wahrnimmt.
Typische Aufgaben als Chef-Sekretärin
- Die Assistentin stellt der Geschäftsleitung bestimmte Informationen und Statistiken zur Verfügung, anhand dieser dann strategische Unternehmensentscheidungen getroffen werden können. Dabei kann es sich um Umsatzzahlen, Verkaufszahlen oder Statistiken zu Kosten, Produkten und Kundenmeinungen handeln. Meist sind diese Zahlen bereits im Unternehmen verfügbar, weil etwa die Zahl der Verkäufe registriert wird. Die Chef-Sekretärin führt diese einzelnen Angaben aber zusammen und bereitet sie auf.
- Ebenso gehören auch das Vorbereiten von Sitzungen und die Teilnahme an Meetings zu ihren Aufgaben. Dort, wo in Besprechungen feste Vereinbarungen getroffen werden, protokolliert die Assistentin der Geschäftsleitung die Entscheidungen und hält damit Ziele, die formuliert wurden, verbindlich fest.
- Zudem berät sie Mitarbeiter, Kunden und andere Geschäftspartner bei Problemen, führt vielleicht sogar Verhandlungen und hält Kontakte aufrecht. Dazu gehört der Schriftverkehr, das Erstellen von Rechnungen, von Geschäftsbriefen oder auch die Vorbereitung von Präsentationen und Reden.
- Letztlich wirken manche Chef-Sekretärinnen auch im Personalwesen mit, geben Stellenanzeigen auf, vereinbaren Vorstellungsgespräche oder organisieren Weiterbildungen. Die Aufgaben sind also vielfältig und unterscheiden sich in jedem Unternehmen.
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