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Ein Dokument einscannen und bearbeiten - so geht's

Im Büroalltag gehört das Einscannen von Geschäftsdokumenten längst zum Alltag und auch im Privatbereich ist diese Art der Datenerfassung weit verbreitet. Doch in manchen Fällen wollen Sie das eingescannte Dokument nicht nur abspeichern, sondern direkt bearbeiten. Wie das funktioniert, erfahren Sie in dieser Anleitung.

Ein Dokument einscannen und bearbeiten - so geht's
Video von Benjamin Elting

Was Sie benötigen:

  • Scanner
  • Texterkennungssoftware

Mit Hilfe sogenannter Texterkennungssoftware oder OCR-Software (Optical Character Recognition) können Sie Textdokumente nach dem Einscannen in einem Textverarbeitungsprogramm weiterbearbeiten. Bitte beachten Sie in jedem Fall, dass die Vorlage von möglichst guter Qualität bzw. Lesbarkeit sein muss, damit das Programm den Text weitgehend fehlerfrei erkennen kann.

Dokument richtig einscannen

  • Legen Sie zunächst das Dokument in Ihren Scanner ein und starten Sie anschließend den Scanvorgang. Alle Scangeräte funktionieren auf ähnlich Weise und sind leicht zu bedienen. Sollten Sie jedoch Probleme mit der Bedienung haben, werfen Sie einen Blick in die Bedienungsanleitung des Gerätes.
  • Nachdem der Scanvorgang abgeschlossen ist, überträgt der Scanner die Daten auf Ihren PC.

Bearbeiten der Datei

  • Die Auswahl an geeigneten Programmen ist vielfältig. Sie können sich zudem zwischen kostenpflichtiger und kostenfreier Software entscheiden. Geben Sie bei einer Suchmaschine die Begriffe "OCR Software" (eventuell mit dem Zusatz "kostenlos") ein und laden Sie sich ein passendes Programm herunter.
  • Die Texterkennungssoftware liest Ihr gescanntes Dokument zunächst ein. Anschließend starten Sie in dem Programm die Texterkennung. Vergessen Sie nicht, notwendige Einstellungen vorzunehmen. Probieren Sie einfach aus, welche Einstellungen das beste Ergebnis liefert. 
  • Anschließend haben Sie verschiedene Ausgabeformate zur Auswahl. Für die Weiterbearbeitung des Dokuments in einem Textverarbeitungsprogramm speichern Sie es am besten als Textdatei ab.  
  • Bitte bedenken Sie, dass selbst sehr gut eingelesene Dokumente bei der Umwandlung immer mit einer gewissen Fehlerzahl behaftet sind, deren Höhe natürlich auch von der Qualität der Software abhängt.

Das Einscannen und direkte Weiterbearbeiten von Textdokumenten kann Ihnen viel Zeit ersparen, da beispielsweise mühevolles Abtippen von langen Texten damit überflüssig wird. Mit ein wenig Geduld finden Sie rasch ein passendes Programm und erlernen auch dessen richtige Bedienung.

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