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Wie ein perfekter Geschäftsbrief auszusehen hat, wird in der DIN 5008 sowie in der DIN 676 festgelegt.  Die exakte Einhaltung der Formatierung ist deshalb so wichtig, da die Briefe in vielen Betrieben maschinell gelesen werden müssen.

So sieht ein perfekter Geschäftsbrief aus

  • In den Briefkopf gehören das Firmenlogo, die Adressinformationen und ein Informationsblock.
  • Die Absenderadresse wird in einer Zeile klein gedruckt, in der Schriftgröße 8 pt, direkt über die Empfängeranschrift geschrieben. Die Empfängeranschrift wird dann in der Schriftgröße 12 pt verfasst. Für die Empfängeranschrift sollten Sie drei Zeilen ohne Leerzeile benutzen.
  • Am rechten Rand des Briefkopfes können Sie einen Informationsblock mit Telefon- und Faxnummer, Internet- und E-Mail-Adresse und sofern vorhanden ein Aktenzeichen oder Ähnliches erstellen. Das aktuelle Datum gehört ebenfalls mit in den Informationsblock.
  • Zu beachten beim Briefkopf ist, dass die Empfängeranschrift 3,39 cm unterhalb des oberen Briefrandes beginnt. Normalerweise ist das die vierte Zeile von oben.
  • Dann folgt nach zwei Leerzeilen die Betreffzeile. Darin wird eine kurze Zusammenfassung des Briefinhaltes verkündet.
  • Nach zwei weiteren Leerzeilen folgt dann die förmliche Anrede. Unmittelbar darunter können Sie sofort mit dem eigentlichen Brieftext beginnen. Sie sollten beim Verfassen des Textes unbedingt beachten, dass ein perfekter Geschäftsbrief weder Rechtschreib- noch Grammatikfehler beinhalten sollte.
  • Unterhalb des Textes folgen dann noch Hinweise auf eventuell vorhandene Anlagen. Erst darunter erfolgt die Unterschrift. Falls es sich um einen maschinell erstellten Geschäftsbrief handelt, muss an dieser Stelle darauf aufmerksam gemacht werden, dass der Brief auch ohne persönliche Unterschrift rechtsgültig ist.
  • Am unteren Briefrand können Sie dann noch Ihre Bankverbindung, Handelsregister und Steuernummer angeben.