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Beschreibbares PDF erstellen - so kreieren Sie Formulare selbst

Beschreibbares PDF erstellen - so kreieren Sie Formulare selbst2:38
Video von Christoph Findeisen2:38

Standardmäßig ist eine PDF-Datei geschützt, sodass Texte, Layout, Bilder und andere Elemente der Datei nicht bearbeitet werden können. Die Einstellungen lassen sich jedoch anpassen, sodass Sie ein beschreibbares PDF-Dokument, wie beispielsweise ein Formular, erstellen können, das von Hand oder direkt online ausgefüllt werden kann. Wissen Sie wie das geht? Dieser Artikel verrät es.

Was Sie benötigen:

  • PC/Mac mit Internetzugang
  • Windows-Betriebssystem (Windows XP, Vista oder Windows 7)
  • OpenOffice

Eigene PDF-Formulare erstellen

  • Ganz leicht lässt sich ein beschreibbares PDF-Formular beispielsweise mit der kostenlosen Open Source SoftwareOpenOffice“ erstellen.
  • Öffnen Sie den „Writer“ und beginnen Sie, Ihr Formular zu erstellen, indem Sie es betiteln, gliedern und Ihre Texte eingeben. Sie können beispielsweise mit Linien frei ausfüllbare Antwortbereiche generieren oder Ihren Texten Kästchen zum Ankreuzen/Anhaken hinzufügen, um die gewünschten Informationen abzufragen. Dazu nutzen Sie die „Formularsteuerelemente".
  • Sind Sie mit Ihrem Formular zufrieden speichern Sie es zunächst als Textdatei, machen Sie einen abschließenden Plausibilitätscheck, um zu sehen, ob Sie möglichst alle Antwortmöglichkeiten eingeschlossen haben und das Formular Ihnen die gewünschten Informationen bringt.
  • Nehmen Sie ggf. noch Änderungen vor und speichern Sie Ihre Änderungen. 

So machen Sie aus der Textdatei ein beschreibbares Dokument

  1. In OpenOffice lässt sich nun aus Ihrer Textdatei ganz einfach ein beschreibbares PDF erzeugen, indem Sie es unter „Datei“- „als PDF exportieren“ konvertieren.
  2. Hierzu öffnet sich nun ein „Dialog“, indem Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen können, beispielsweise sich als Ersteller des PDF-Formulars eintragen und die Steuerelementbereiche des Dokumentes als beschreibbar freigeben können. Hierzu nutzen Sie das Register „Allgemein“ - „PDF-Formular erzeugen“.
  3. Achten Sie darauf, dass Sie für das Layout Ihres Formulars und die Ausgabe die gleiche Schriftart und Formatierung verwenden, sonst könnte das beschriebene Dokument später unleserlich ausgegeben werden.
  4. Sie können für die Informationsausgabe Ihrer Formulardaten zwischen unterschiedlichen Formaten wählen: HTML, FDF, XML oder PDF. Wählen Sie „HTML“ erhalten Sie die Informationen als „HTML-Quelltext“, sowohl „FDF“ als „XML“ hingegen erzeugen reine Textdateien, die sich später weiterverarbeiten, beispielsweise in Datenbanken einpflegen, lassen. Entscheiden Sie sich für die Option „PDF“ erhalten Sie die Informationen auf Ihrem ursprünglichen Formular - quasi 1:1 als ausgefülltes Formular. Das kann im ersten Moment übersichtlicher sein, erschwert jedoch die digitale Weiterverarbeitung und ist eher geeignet, wenn Sie das Formular in Papierform, beispielsweise als zusätzliche Kundeninformation, ablegen möchten.
  5. Haben Sie Grafiken (z. B. Ihr Firmenlogo) in das Formular integriert, können Sie im Dialog „Allgemein“ auch die Ausgabequalität anpassen bzw. heruntersetzen, um lange Ladezeiten, beispielsweise wenn Sie das PDF-Formular auf Ihrer Internetseite anbieten möchten, zu vermeiden. Hierzu nutzen Sie die unter „Grafik“ angegebenen Optionen.
  6. Sind alle Einstellungen vorgenommen, klicken Sie einfach auf „Exportieren“, um Ihr PDF-Formular zu erstellen.

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