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Steuererklärung bei Außendienst - Beachtenswertes

Mitarbeiter von Unternehmen bekommen manchmal von ihrem Arbeitgeber einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt. Vor allem Führungskräfte und im Außendienst Beschäftigte werden dabei bedacht. Oft beschränkt sich die Fahrzeugnutzung nicht allein auf beruflich bedingte Fahrten. Die private Nutzung wird vom Gesetzgeber als steuerpflichtig angesehen. Auf die Erstellung der Steuererklärung kommt es dabei nur bedingt an.

Dienstfahrzeuge können mitunter privat genutzt werden.
Dienstfahrzeuge können mitunter privat genutzt werden.

Wenn Ihnen der Arbeitgeber gestattet, den Dienstwagen beziehungsweise Firmenwagen auch privat zu nutzen, betrachtet dies das Finanzamt als einen geldwerten Vorteil. Dieser wiederum ist wie Einkommen zu versteuern.

Außendienst - Dienstwagen und Steuern

  • Bei einem geldwerten Vorteil zahlen Sie Einkommenssteuer, die im Allgemeinen von Ihrem Arbeitgeber an das Finanzamt abzuführen ist. Möglich ist das, weil ein Arbeitgeber seine Arbeitnehmer nicht nur mit Bargeld entlohnen, sondern auch Sachzuwendungen gewährend darf.
  • In welcher Höhe die Einkommenssteuer zu entrichten ist, hängt von den zutreffenden Vorschriften zur Ermittlung des geldwerten Vorteils ab. Führen Sie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch mit genauen Angaben zum Außendienst, fallen Steuern in einer Höhe an, die der tatsächlichen Nutzung für private Zwecke entsprechen.
  • Fehlt es am Fahrtenbuch, ist die sogenannte Einprozentregelung anzuwenden. Diese Regelung besagt, dass monatlich ein Prozent des Bruttoneupreises (Inland) als geldwerter Vorteil anzusetzen ist. Dabei ist es unerheblich, ob Sie das Fahrzeug für private Zwecke genutzt haben.
  • Zu beachten ist außerdem, dass Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstelle auch als private Nutzung anzusehen sind. Diese lassen sich in der Steuererklärung geltend machen.

Steuererklärung - keine Sonderregelungen bei Fahrtkosten

Außendienstmitarbeiter können bei der Anerkennung und Besteuerung von Fahrtkosten keine Sonderregeln geltend machen. Auch wer nach der Einprozentregelung des Arbeitgebers nachträglich in der Steuerklärung versucht, genaue Kosten geltend zu machen, braucht exakte Nachweise.

  • Grundsätzlich ist ein geldwerter Vorteil, wie er bei einer privaten Nutzung des Dienstfahrzeuges entsteht, zu versteuern. Dabei wird die Bewertung nach der Einprozentregelung erfolgen, wenn Sie als Steuerpflichtiger nicht durch ein Fahrtenbuch  ordnungsgemäß nachweisen, wie sich das Verhältnis der privaten zu den betrieblichen Fahrten darstellt. Die Führung eines Fahrtenbuchs bildet die Grundlage für eine steuerliche Absetzbarkeit der tatsächlich entstandenen Fahrtkosten.
  • Der Gesetzgeber verweigert die vollumfängliche Anerkennung bei einer Geltendmachung in der Steuererklärung, wenn vorgeschriebenen Pflichten nicht nachgekommen wird. Das heißt konkret: Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, müssen Sie alle vorgeschriebenen Eintragungen machen.
  • Neben den Grundaufzeichnungen zu Fahrten wie Datum, Uhrzeit, Kilometerstand und gefahrene Kilometer müssen die Reiseroute und das Ziel genau vermerkt werden. Das Wort "Außendienst" im Fahrtenbuch zu vermerken, reicht hingegen nicht aus.
  • Das Finanzamt will Details wissen: Welche Personen, Firmen oder Behörden wurden besucht? Diese müssen im Fahrtenbuch aufgeführt sein. Eine Zweiteilung beispielsweise durch eine externe Besucherliste ist nicht zulässig.
  • Vom Finanzamt wird ein Fahrtenbuch dann als ordnungsgemäß bewertet, wenn es zeitnah und in abgeschlossener Form geführt wird. Es muss ausgeschlossen sein, dass nachträgliche Einfügungen oder Änderungen vorgenommen werden können. Das gilt für jede einzelne Fahrt. 

Steuertipps zu Verpflegungsmehraufwand und Firmenkreditkarte

Für Außendienstmitarbeiter gibt es neben der Firmenwagennutzung unter Umständen die Möglichkeit der Verpflegungspauschale und die Firmenkreditkarte.

  • Bei der steuerlichen Geltendmachung der Verpflegungspauschalen gibt es zwei Möglichkeiten. Zum einen kann sie der Arbeitgeber mit dem Gehalt überweisen. In diesem Fall unterliegen sie nicht der Lohnsteuer.
  • Zum anderen tragen Sie sie als Werbungskosten in die Steuererklärung ein. Zur Eintragung dieser sogenannten Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit wird die Anlage N verwendet.
  • Es besteht zudem die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber Ihnen mehr als den pauschalen Verpflegungsmehraufwand erstatten kann. Da lediglich der Pauschalbetrag für die Verpflegung steuerfrei ist, fallen auf höhere Beträge 25 Prozent Steuer an.
  • Als Pauschalen für Verpflegung und Übernachtung in Deutschland gelten ab 2014: Abwesenheit mindestens 24 Stunden 24 Euro (ab 8 bis 24 Stunden 12 Euro), je Übernachtung 20 Euro. Der Nachweis lässt sich am einfachsten über die Hotelrechnung erbringen. 
  • Da der Arbeitgeber nicht zur Zahlung des Verpflegungsmehraufwands verpflichtet ist, kann es passieren, dass er von einer zulässigen Pauschale von 12 Euro beispielsweise 6 Euro übernimmt. Die restlichen 6 Euro geben Sie in der Steuererklärung an. 
  • Erhalten Sie vom Chef eine Firmenkreditkarte, stellt diese im Allgemeinen keinen steuerpflichtigen Sachbezug dar. Ideal ist es, wenn sie als Corporate-Card gekennzeichnet ist und den Namen des Arbeitgebers trägt.

Sollten Sie Ihre Firmenkreditkarte für die Finanzierung privater Ausgaben nutzen, bleibt jener Betrag steuerfrei, der den Ausgaben für Fahrtkosten und Übernachtung zuzuordnen ist.

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