Eine Stellungnahme verfassen

  • Zunächst einmal sollten Sie sich das eingangene Schreiben zur Hand nehmen und es sorgfältig studieren. Es ist für Ihre Stellungnahme sehr wichtig, den Inhalt des Briefes vollkommen zu verstehen. Also: Wer genau lesen kann, ist im Vorteil.
  • Nun machen Sie sich Notizen: Wie denken Sie über das Schreiben? Welche Argumente des Verfassers möchten/können Sie widerlegen? Wo vertreten Sie eine andere Meinung? Und welche Punkte, die Ihre Sichtweise unterstützen, wurden außer Acht gelassen? All dies sollte in Ihre Stellungnahme mit einfließen. Also: Schreiben Sie sich in jedem Fall Notizen, Sie machen das spätere Formulieren des Antwortbriefes um ein Vielfaches leichter.
  • Nun geht es ans eigentliche Verfassen der Stellungnahme. Hierzu setzen Sie einen ganz normalen Antwortbrief an Ihren Korrespondenzpartner auf und hangeln sich hierbei an seinem Schreiben entlang, indem Sie dieses Satz für Satz und Themenkomplex für Themenkomplex abarbeiten. Formulieren Sie sorgfältig Ihre Gegenargumente, Hinweise und eventuell Rückfragen.
  • Versuchen Sie, auf jeden Fall einen sachlichen Tonfall beizubehalten. Auch, wenn das zu beantwortende Schreiben in Ihren Augen eine Zumutung ist: Je sachlicher Sie  bleiben, desto seriöser wirkt Ihre Stellungnahme.
  • Untermauern Sie Ihren Standpunkt mit Logikketten oder Anlagen, die Sie Ihrer Stellungnahme beifügen, und  bieten Sie am Ende Ihres Schreibens an, Ihrem Gegenüber für ein Telefonat oder ein persönliches Gespräch zur Verfügung zu stehen.