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Zeugnis verloren - was nun?

In der Mitte und am Ende eines jeden Schuljahres gibt es Zeugnisse. Wie wichtig diese Zeugnisse sind, erfahren Sie meist erst Jahre später, nämlich dann, wenn Sie sie dringend - beispielsweise für eine Bewerbung - brauchen und nicht finden. Wenn geforderte Zeugnisse verloren gegangen sind, ist aber noch nicht alles verloren. Was Sie nun tun müssen, um wieder an ein neues Zeugnis zu kommen, erfahren Sie in dieser Anleitung.

Verlorene Zeugnisse können erneut ausgestellt werden.
Verlorene Zeugnisse können erneut ausgestellt werden.

Zeugnis weg - das können Sie tun

  • Handelt es sich beim verlorenen Zeugnis um ein normales Schuljahreszeugnis, wenden Sie sich an die Schule, an der das Zeugnis ausgestellt wurde. Schulen sind verpflichtet, alle Zeugnisse eines Schülers mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Sprechen Sie das Schulsekretariat an und vereinbaren Sie einen Termin. Um die Ausstellung eines Ersatzzeugnisses zu beantragen, müssen Sie persönlich vorstellig werden und sich mit einem gültigen Personalausweis oder Reisepass mit Meldebestätigung ausweisen. Die Ausstellung des Zeugnisses ist nicht umsonst und dauert in der Regel ungefähr zwei Wochen.
  • Haben Sie Ihr Abschlusszeugnis von einer Schule verloren, können Sie sich bis zu 50 Jahre nach Ausstellung des Zeugnisses an Ihre Schule wenden. Denn für diesen Zeitraum müssen die Urkunden in der Schule aufbewahrt werden. 
  • Gibt es Ihre Schule nicht mehr, so müssen Sie sich an das Schulverwaltungsamt Ihrer Stadt oder Ihres Landkreises wenden. Das Schulverwaltungsamt ist staatlich und für alle Verwaltungsangelegenheiten der deutschen Schulen zuständig. Auch hier müssen alle jemals ausgestellten Zeugnisse aufbewahrt werden.
  • Wenn es sich um ein verlorenes Diplom-Zeugnis handelt, führt Ihr erster Weg auch in das Sekretariat der Universität oder Fachhochschule, an der Sie studiert haben. Meistens werden Sie dann an die Prüfungsverwaltung verwiesen. Dort müssen Sie dann zusätzlich noch eine Eidesstattliche Versicherung über den Verlust des Zeugnisses unterschreiben. Die Unis stellen oft nur eine Zweitschrift des Zeugnisses aus. Leider wird das auch auf dem Ersatzzeugnis vermerkt und sieht bei einer Bewerbung etwas unschön aus.
  • Finden Sie ein Zeugnis oder Zwischenzeugnis eines Arbeitgebers nicht mehr, dann können Sie sich nur noch an die Arbeitsstelle selbst wenden. Sollte die Firma nicht mehr existieren, haben Sie schlechte Karten. Dann können Sie eventuell Ihren jetzigen Arbeitgeber nach Ihren damaligen Bewerbungsunterlagen fragen und diese dann kopieren. Allerdings wird Ihr momentaner Chef sich dann denken können, dass Sie auf neuer Jobsuche sind. 

Verlorene Urkunden wieder da - was nun?

Damit Ihnen solch ein Missgeschick mit verlorenen Unterlagen nicht noch einmal passiert, sollten Sie einige Hinweise beachten.

  • Bewahren Sie Ihre wichtigsten Zeugnisse und andere Dokumente an einem guten und sicheren Platz auf. Dann haben Sie auch alle Unterlagen gebündelt und immer griffbereit zur Hand.
  • Außerdem sollten Sie von jeder Original-Urkunde gleich mehrere Kopien machen und nur mit ihnen arbeiten. Das Original benötigen Sie sehr selten, denn auch bei Bewerbungen sollten Sie immer nur Kopien der Zeugnisse versenden.
  • Scannen Sie alle Zeugnisse ein und brennen Sie sie anschließend auf CD. Machen Sie am besten gleich auch noch eine Kopie dieser CD und legen Sie diese an einen anderen Platz. Denken Sie dran: Auch CDs gehen nach Jahren mal kaputt, deshalb sollten Sie öfter Kopien ziehen. 
  • Zusätzlich können Sie sich die wichtigsten eingescannten Zeugnisse auch selbst per E-Mail als Anhang senden. Wenn Sie Ihre Mails auf dem Server belassen, dann haben Sie sie auch auf der ganzen Welt parat.
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