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Rechnung ohne Mehrwertsteuer - das sollten Sie dabei beachten

Wer Rechnungen ausstellt, muss sich an einige Formalitäten halten. Zu beachten ist unter anderem das Ausweisen des Rechnungsbetrages mit oder ohne Mehrwertsteuer. Wird eine Rechnung mit Mehrwertsteuer ausgestellt, muss die ausgewiesene Steuer an das Finanzamt abgeführt werden. Rechnungen ohne Mehrwertsteuer sind unter Beachtung der Kleinunternehmerregelung erlaubt.

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Rechnungen müssen einige Pflichtangaben enthalten.
Rechnungen müssen einige Pflichtangaben enthalten.

Wer einer Person eine Quittung ausstellt, hat in der Regel einen bestimmten Geldbetrag erhalten und bestätigt somit den Eingang einer Leistung. Hingegen ist eine Rechnung immer eine Forderung einer Zahlung für eine erbrachte Leistung. Für beide Belege gelten im Allgemeinen die gleichen Anforderungen hinsichtlich einiger Mindestangaben und des Ausweisens der Mehrwertsteuer.

Einkünfte müssen in der Einkommenssteuererklärung erscheinen

Eine Rechnung darf jeder ausstellen. Über die möglichen einkommensteuerrechtlichen Konsequenzen sollte man dennoch nachdenken.

  • Wenn Sie als private Person eine Rechnung ohne angemeldetes Gewerbe schreiben, dann haben Sie hinsichtlich einer eventuellen Gewerbeanmeldung keine Probleme mit Ihrem Finanzamt. Im Einkommenssteuergesetz und in den Regelungen zur Umsatzsteuer finden sich diesbezüglich keine Ausführungen.
  • Anders sieht das bei den von Ihnen erzielten Einkünften aus. Wenn Sie eine Rechnung über 150 Euro ausstellen und das Geld dafür erhalten, macht Sie das in steuerlicher Hinsicht quasi zu einem Gewerbetreibenden.

Als Kleinunternehmer Rechnung ohne Mehrwertsteuer ausstellen

Falls Sie ausschließlich Geschäfte mit Privatleuten tätigen, brauchen Sie keine Rechnungen zu schreiben. Diese Rolle nehmen dann Quittungen ein.

  • Ihre Quittungen und Rechnungen müssen einige Pflichtangaben enthalten. Das Gesetz schreibt unter anderem vor, dass Sie auf einer Rechnung alle Angaben zu den beiden Beteiligten (Leistender und Empfänger) machen. 
  • Außerdem müssen Ihre Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer, Lieferungszeitpunkt, Rechnungsnummer (fortlaufende Nummer) und der Nettobetrag der Leistung und Lieferung aufgeführt werden. 
  • Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, weisen Sie den Steuersatz (Mehrwertsteuer 7/19 Prozent) sowie die Höhe des Steuerbetrages aus. Als Kleinunternehmer erscheint der entsprechende Hinweis auf Steuerbefreiung. 

Wenn Sie auf einer Rechnung Mehrwertsteuer aufführen, müssen Sie neben der Einkommensteuer auch noch diesen Umsatzsteuerbetrag an das Finanzamt zahlen. Eine weitere Folge einer Rechnung mit Umsatzsteuer ist die Forderung vonseiten des Finanzamts, eine Umsatzsteuererklärung einzureichen. Für einen Kleinunternehmer (weniger als 17.500 Euro Umsatz im Jahr) ist es daher besser, die Umsatzsteuer wegzulassen.

Regelungen für steuerfreie Umsätze

  • Die deutsche Steuergesetzgebung nennt einige generelle Umsätze, die von der Umsatzsteuer befreit sind. Das gilt unter bestimmten Voraussetzungen insbesondere für Ausfuhrlieferungen in EU-Länder und Drittstaaten. Der Vorsteuerabzug bleibt dabei erhalten.
  • Andere steuerfreie Umsätze führen zum Ausschluss vom Vorsteuerabzug. Das betrifft Umsätze aus ärztlicher Tätigkeit (Arzt, Zahnarzt) oder aus der Tätigkeit als Versicherungsvertreter.
  • Außerdem kann der Verkauf von Grundstücken sowie deren Vermietung und Verpachtung umsatzsteuerbefreit sein. Eine Optimierung zur Umsatzsteuer kann sich als sinnvoll erweisen.

Rechnungen ohne MwSt. als Kleinunternehmer ausstellen 

Die Umsatzsteuerbefreiung bei Kleinunternehmern gilt nur so lange, wie im ersten Jahr der Geschäftsaufnahme nicht mehr als 17.500 Euro verdient werden, Folgejahr maximal 50.000 Euro. 

  • Wenn Sie als Kleinunternehmer Ihre Rechnungen ohne MwSt. stellen, dann nennen Sie zur Rechnungssumme den Grund für den Verzicht (Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung, § 19 UStG).
  • Die Kleinunternehmerregelung hat eine vereinfachte Buchführung zur Folge. Umsatzsteuervoranmeldungen fallen für Sie nicht an. Der Nachteil ist, dass Sie nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind.
  • Bevor Sie größere Investitionen für Ihr Unternehmen tätigen, sollten Sie prüfen, ob der Status als Kleinunternehmer nicht ein zu großer Nachteil ist. Erwerben Sie beispielsweise einen Firmenwagen, reduziert sich der Kaufpreis um die Vorsteuer. Das sind immerhin 19 Prozent.

Ihnen steht es auch als Kleinunternehmer frei, die Umsatzsteuerpflicht zu wählen. Sie müssen lediglich beim zuständigen Finanzamt den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung erklären. An diese Entscheidung sind Sie fünf Jahre gebunden.

Wie prüfen Sie eine Steuernummer?

  • Auf die Steuernummer des Rechnungsabsenders sollten Sie immer gleichfalls einen Blick werfen. Im schlimmsten Fall kann das Finanzamt die daraus gezogene Vorsteuer von Ihnen zurückfordern. 
  • Eine normale Schuld muss Sie dabei gar nicht treffen. Beispielsweise ist das Aktenzeichen irgendeines Finanzamtsschreibens keine Steuernummer. Den Unterschied sollten Sie daher kennen.
  • Checken Sie die Steuernummer des Finanzamtes oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.). Die USt-IdNr. können Sie via Internet einfach beim Bundeszentralamt für Steuern prüfen.
  • Ist die persönliche Steuernummer des Finanzamts angegeben, rufen Sie dort an. So klären Sie schnell, ob das Unternehmen mit der mitgeteilten Steuernummer bekannt ist.
  • Die vom Finanzamt zugeteilten Steuernummern setzen sich aus 10 bis 11 Zahlen zusammen, unterteilt je nach Bundesland in 2 oder 3 Blöcke. Wenn Sie Fehler finden, bestehen Sie auf die Zusendung einer korrekten Rechnung.

Findet ein Mitarbeiter unwahre Angaben, streicht er Ihnen ohne Wenn und Aber den Vorsteuerabzug. Die Folge kann zudem eine baldige Betriebsprüfung sein.

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