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Eine Rechnung schreiben - das sollten Sie formell beachten

Wenn Sie als Kleinunternehmer, Freiberufler oder Unternehmer eine Rechnung schreiben, müssen Sie einige Formalien berücksichtigen. Ist Ihre Rechnung fehlerhaft, kann sie der Empfänger bei seinem Finanzamt nicht als Betriebsausgabe absetzen und auch die Vorsteuer nicht erstattet wird.

Vorsteuererstattung nur mit korrekter Rechnung
Vorsteuererstattung nur mit korrekter Rechnung © derateru / Pixelio

Was Sie benötigen:

  • Rechnungsformalien
  • Steuernummer

Eine Rechnung ist formgebunden

  • Zu den Formalien einer Rechnung gehört die Angabe Ihrer eigenen Adresse sowie die Adresse des Rechnungsempfängers.
  • Achten Sie darauf, dass Sie Ihr Unternehmen und das des Rechnungsempfängers korrekt bezeichnen.  Als Unternehmergesellschaft firmieren Sie als UG (haftungsbeschränkt), als eingetragener Kaufmann als e.Kfm oder e.Kfr., als Personengesellschaft als oHG oder KG und als Kapitalgesellschaft als GmbH oder AG.

Lieber mehr Angaben schreiben als zu wenig

  • Sie müssen Ihre Rechnung mit einer fortlaufenden Rechnungsnummer versehen, die Sie selbst individuell gestalten können. Dabei geht es darum, dass ein nicht nur theoretisch bei Ihnen auftauchender Buchprüfer des Finanzamtes nachvollziehen kann, ob Ihre Buchhaltung vollständig ist und alle von Ihnen erstellten Rechnungen enthält.
  • Ihre Rechnung muss ein Datum enthalten, zu dem die Rechnung erstellt wurde.
  • Beschreiben Sie die von Ihnen erbrachten Dienstleistungen oder gelieferten Waren oder Produkte, zumindest insoweit, dass Sie identifizierbar sind.
  • Sie müssen die Zeit angeben, in der Sie Ihre Leistung erbracht oder die Ware übersandt haben. Rechnen Sie monatlich ab, können Sie den gesamten Monat als Leistungszeitraum bezeichnen.
  • Geben Sie Ihre Einkommensteuernummer an, unter der Sie bei Ihrem Finanzamt geführt werden.
  • Wurde Ihnen ein Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zugeteilt, gehört die Angabe ebenfalls zu Ihren Rechnungsformalien. Nur mit Angabe Ihrer korrekten Steuernummern kann der Empfänger die von ihm an Sie bezahlte Umsatzsteuer bei seinem eigenen Finanzamt als Vorsteuer in seiner eigenen Umsatzsteuererklärung geltend machen.
  • Geben Sie die Einzelpreise Ihrer Leistungen an sowie am Ende den Gesamtpreis, den der Rechnungsempfänger zu bezahlen hat.
  • Sind Sie umsatzsteuerpflichtig, müssen Sie die Umsatzsteuer ausweisen. Nutzen Sie die Kleinunternehmerregelung, sind Sie verpflichtet, gemäß § 19 UStG darauf hinzuweisen, dass Sie Kleinunternehmer sind und keine Umsatzsteuer ausweisen.
  • Die Angabe Ihrer Bankverbindung ist nicht verpflichtend, aber sinnvoll, damit der Rechnungsempfänger den Rechnungsbetrag schnellstmöglich überweisen kann.
  • Vergessen Sie nicht, Ihre Rechnung zu unterschreiben. Mit Ihrer Unterschrift dokumentieren Sie, dass die Rechnung nicht als Entwurf zu verstehen ist und von Ihnen autorisiert übersandt wurde.

Wenn Sie an Ihren Kunden wiederholt eine Rechnung schreiben, ist es sinnvoll, die Kundendaten zu speichern und das jeweilige Rechnungsformular mit den neuen Rechnungsdaten zu aktualisieren.

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