1. Nennen Sie im Adressfeld des Geschäftsbriefes den vollständigen Namen des Empfängers, das heisst Vor- und Zuname sowie die Anrede ´Frau` oder ´Herrn`: z.B. „Herrn Ingo Muster“. Auch sollten Sie gegebenenfalls Titel des Ansprechpartners nicht vergessen (z.B. Dr., Prof., Dipl.,Ing.).
  2. Sprechen Sie Ihren Ansprechpartner mit „Sehr geehrte...“ oder „Sehr geehrter...“ an. Die Anrede „Sehr geehrte Damen und Herren“, sollten Sie nur gebrauchen, wenn es Ihnen unmöglich ist, den Namen des Kommunikationspartners herauszufinden.
  3. Beginnen Sie den Text des Briefes nicht mit „wir“ oder „ich“. Schreiben Sie z.B. nicht „Sehr geehrte Frau Muster, wir freuen uns sehr über Ihr Interesse...“ sondern „Sehr geehrte Frau Muster, vielen Dank für Ihr Interesse...“
  4. Machen Sie es kurz. Formulieren Sie möglichst kurze, prägnante Texte. Achten Sie auf eine gute Gliederung des Geschäftsbriefes und heben Sie Wichtiges hervor. Niemand hat Lust und Zeit unnötig lange Briefe zu lesen. Achten Sie auch darauf kurze, leicht verständliche Sätze zu formulieren. Beschränken Sie Ihre Sätze auf maximal 15 Wörter. Längere Sätze sind für den Leser schwer verständlich.
  5. Verzichten Sie auf Abkürzungen und Fremdwörter und schreiben Sie in ganzen Sätzen, nicht im Telegrammstil. Ausdrücke wie ´asap`oder ´fyi` sind auch in E-Mails nicht angebracht.
  6. Achten Sie auf Vollständigkeit und Klarheit. Aus Ihrem Brief sollte Ihr Anliegen klar hervorgehen, ohne, dass der Empfänger sich noch einmal bei Ihnen nach Details erkundigen muss.
  7. Formulieren Sie positiv. Schreiben Sie z.B. nicht „Den Auftrag können wir erst bearbeiten, wenn Sie uns die dazu erforderlichen Unterlagen geschickt haben“ sondern „Sobald Sie uns die erforderlichen Unterlagen zugeschickt haben, können wir den Auftrag sofort bearbeiten“. Achten Sie auch darauf, Ihren Korrespondenzpartner immer respektvoll anzusprechen, selbst wenn es sich um einen Beschwerdebrief handelt. Sie sollten auf Formulierungen verzichten über die Sie sich auch selbst ärgern würden.
  8. Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung und Grammatik. E-Mails, die nur in Kleinbuchstaben geschrieben sind oder Briefe in denen es vor Fehlern wimmelt, werden als mangelnde Wertschätzung des Empfängers ausgelegt. Mischen Sie auch bitte nicht die neue mit der alten Rechtschreibung, das könnte man Ihnen als Inkompetenz auslegen.
  9. Geben Sie im Briefabschluss Ihren Vornamen an. So kann der Empfänger in seiner Antwort auch das Anschriftsfeld richtig gestalten.