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Formaler Brief - Inhalt und Layout

Ein formaler Brief unterliegt einigen Regeln. Diese haben praktische Hintergründe, damit eine Nachricht den Empfänger schnell erreicht. Außerdem muss er gut lesbar sein und sich archivieren lassen.

Beim formalen Brief erscheint die Adresse immer im Fenster des Umschlags.
Beim formalen Brief erscheint die Adresse immer im Fenster des Umschlags.

Ein formaler Brief unterliegt Regeln

Jeder Brief, bei dem Sie bestimmte Formalien einhalten sollen, ist ein formaler Brief. Er dient der sachlichen offiziellen Information des Empfängers. Darin unterscheidet er sich von einem privaten Brief, in dem Sie auch schwärmen dürfen.

  • Er kann an Personen gerichtet sein, die in der gleichen Hierarchie stehen wie Sie. Ebenso sind Schreiben an Vorgesetzte und Untergebene möglich. Eine Abmahnung ist zum Beispiel ein formaler Brief an einen Untergebenen.
  • Die Nachricht soll in klaren Sätzen und kurz formuliert sein. Sie dürfen in einem solchen Brief Vorzüge anpreisen, ohne in eine blumige werbende Sprache zu verfallen.
  • Denken Sie daran, dass der Brief eine offizielle Information ist. Wählen Sie ein übliches, einfaches Schriftbild. Arial, Calibri oder Courier ist eine gute Wahl. Verzichten Sie auf verschnörkelte Schriften. Bei Arial ist die Größe zehn oder elf angemessen, bei Calibri oder Courier dürfen Sie auch die Größe zwölf wählen. Verwenden Sie keinen Fettdruck und unterstreichen Sie nur, wenn etwas besonders wichtig ist.
  • Da der Brief gut lesbar sein muss, sollten Sie ihn mit einem guten Drucker ausdrucken. Sie können ihn auch auf einer Schreibmaschine mit einem guten Schriftbild schreiben. Es ist zwar nicht verboten ihn mit der Hand zu schreiben, aber es ist unüblich. Ausnahme: Manchmal verlangen Personalchefs eine handgeschriebene Bewerbung.

Layout formeller Briefe

In Deutschland regeln die Normen DIN 5008 und 676 den Aufbau von Geschäftsbriefen. Dieser Regeln lernen alle Bürofachkräfte.

  1. Der Brief muss auf einem DIN-A4-Blatt geschrieben werden. Sie beschreiben das Blatt immer im Hochformat.
  2. Lassen Sie am oberen Rand einen Streifen von 1,69 Zentimetern und am linken Rand einen von 2,41 Zentimetern frei. Der linke Rand ist der Heftrand. Hier wird Ihr Brief gelocht, um ihn in einem Aktenordner abzulegen.
  3. Schreiben Sie Ihre Absenderangaben unter den oberen Rand. Ihnen steht ein Streifen von 5,08 Zentimeter Höhe zur Verfügung. Achten Sie darauf nur eine Breite von 10,16 Zentimeter, ab dem Heftrand zu nutzen. Schreiben Sie Ihre Absenderangaben linksbündig an diesen Rand. Das Datum kommt in die erste Zeile rechts neben das Feld. Es beginnt exakt bei 10,16 Zentimeter neben dem linken Randstreifen.
  4. Unter dem Feld für die Absenderangaben ist das Feld für die Adresse. Es hat eine Höhe von 4,0 Zentimetern und eine Breite von 8,5 Zentimetern. Wenn Sie alle Angaben beachten, ist dieses Feld genau im Sichtfenster eines Fensterkuverts.
  5. Ihr formaler Brief beginnt mit einer Betreffzeile. Diese ist die vierte Zeile nach dem Adressfeld. Fügen Sie zwei Leerzeilen ein und sprechen Sie den Adressaten mit einer Anrede an. Der Brieftext beginnt nach einer weiteren Leerzeile.
  6. Versuchen Sie sich kurz zu fassen, damit der Brief etwa nach der zwanzigsten Zeile, gerechnet ab dem Adressfeld, endet. Fügen Sie eine Leerzeile ein, bevor Sie mit einer Grußformel abschließen.
  7. Wenn Sie etwas besonders hervorheben wollen, setzen Sie nach einer weiteren Leerzeile ein Postskriptum dazu. Dieses sollte höchsten zwei Zeilen lang sein.
  8. Scheiben Sie nach einer weiteren Leerzeile "Anlagen", sofern Sie Dokumente wie einen Lebenslauf oder Zeugnisse dem Brief zufügen.

Im Bild 1 sehen Sie eine Vorlage für einen formalen Brief.

Tipps für die Formulierungen

  1. Beachten Sie beim Adressfeld, dass die ersten drei Zeilen für postalische Vermerke wie "nicht nachsenden" vorgesehen sind. Verwenden Sie in diesen Zeilen einen Schriftgrad von sechs bis acht. Die nächsten sechs Zeilen sind für die Adresse bestimmt. Verwenden Sie einen Schriftgrad von zehn bis zwölf.
  2. Angenommen, die Adresse enthält keine postalischen Vermerke und ist vier Zeilen lang, beginnen sie mit drei Leerzeilen im Schriftgrad sechs. Wechseln Sie zur größeren Schrift, um die vier Adresszeilen zu schreiben. Enden sie mit zwei Leerzeilen. Sie sind nun in der ersten Zeile unter dem Adressfeld. Sie müssen nun drei Leerzeilen einfügen, bevor Sie den Grund des Briefes nennen.
  3. Schreiben Sie in die Betreffzeile kurz und genau, worum es in dem Brief geht. Zum Beispiel: Bewerbung auf die ausgeschriebene Stelle als..." oder "Anfrage wegen....." Lassen Sie den Zusatz "Betreff" weg.
  4. Versuchen Sie den vollständigen Namen des Ansprechpartners und dessen exakte Schreibweise herauszufinden. Schreiben Sie im Adressfeld den Namen des Unternehmens und darunter "Herrn..." oder "Frau...". Verzichten Sie auf  "zu Hd." Dieser Zusatz ist heute in Geschäftsbriefen oder Bewerbungen nicht mehr üblich.
  5. Bei der Anrede ist Fingerspitzengefühl gefragt. Wenn Sie den Empfänger nicht gut kennen, verwenden Sie "Sehr geehrter Herr [Titel, Vorname, Nachname] oder die entsprechende weibliche Anrede. Kennen Sie den Empfänger recht gut, dürfen Sie auch "Lieber Herr..." schreiben. Verzichten Sie auf den Nachnamen in der Anrede nur, wenn Sie sicher sind, dass der Empfänger auch in einem offiziellen Schreiben ein "Du" akzeptiert. Achtung: Viele Chefs unterscheiden zwischen Privatleben, in dem Sie ihn duzen dürfen und Geschäftsleben, wo er die Anrede “Sie“ erwartet.
  6. Beginnen Sie mit einer kurzen Einleitung, die einem erweiterten Betreff entspricht. Schreiben Sie nach einer Leerzeile weiter. Unterteilen Sie den Hauptteil wenn nötig in mehrere Abschnitte, die sie ebenfalls durch Leerzeilen trennen. Achtung: Einrücken ist bei einem Absatz nicht üblich.
  7. Die Grußformel muss zur Anrede passen. Verwenden Sie “Mit freundlichen Grüßen" wenn Sie den Betreffenden mit "Sehr geehrter.." angeredet haben und mit "Lieben Grüße", wenn die Anrede "Lieber.." war. Verzichten Sie auch bei einem sehr guten Verhältnis auf Wendungen wie „Tschau", "Bussi" und Ähnliches.
Layout des Briefes
Layout des Briefes © Roswitha Gladel

Ein formaler Brief ist nicht schwierig zu schreiben, wenn Sie sich an diese Ratschläge halten. Versuchen Sie auch bei einem Bewerbungsschreiben sich mit kurzen knappen Sätzen vorzustellen, statt sich ausschweifend über Ihre Interessen auszulassen. Der Lebenslauf ist Ihre Plattform, um zu zeigen, was in Ihnen steckt.

 

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