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Strukturierte Datenablage - Maßnahmen, mit denen sie Ihnen gelingt

Eine strukturierte Datenablage erspart Ihnen viel Sucharbeit. Spätestens seit Festplattenspeicher sehr günstig geworden ist, sind organisatorische Maßnahmen wichtig geworden, um den Überblick nicht komplett zu verlieren. Die Suchfunktion hilft auch nur weiter, wenn Sie den Dateinamen oder einen Teil davon kennen. Nachfolgend finden Sie Vorschläge für die Organisation.

Nicht nur Papier will organisiert sein.
Nicht nur Papier will organisiert sein. © Claudia Hautumm / Pixelio

So legen Sie eine strukturierte Datenablage an

  • Legen Sie sich auf Ihrer Festplatte folgende Ordner an: Administrativ, Dokumentationen, Privat, Projekte, Temporär. Einen Ordner Diverses brauchen Sie nicht, er verführt nur dazu, alles dort abzulegen.
  • In den Ordner Administrativ verschieben Sie nun alles, was mit administrativen, also organisatorischen Tätigkeiten zu tun hat. Dazu zählen Amtsangelegenheiten und Steuersachen oder bei Selbstständigen die Korrespondenz mit Lieferanten.
  • Zu den Dokumentationen gehören Handbücher zu Hard- und Software, die als PDF vorliegen, sowie eigene Notizen, die irgendetwas dokumentieren.
  • Privat umfasst alles, was privater Natur ist, wie zum Beispiel Kochrezepte.
  • Den Ordner Projekte benötigen vor allem Selbstständige. Hierin speichern Sie alles, was mit den Projekten für Ihre Kunden zu tun hat.
  • Im temporären Ordner bewahren Sie die Dateien auf, die Sie nur für einen bestimmten Zeitraum benötigen. Haben Sie beispielsweise für jemand anderen ein Schreiben verfasst und es demjenigen überspielt, dann können Sie es bei sich löschen.
  • Sie können auch noch Unterordner anlegen, um die Datenablage noch strukturierter zu gestalten.
  • Zu den Maßnahmen im Zuge dieser Umorganisation zählt auch das Löschen aller Dateien, die Sie definitiv nicht mehr benötigen.

Diese Maßnahmen beugen dem Datenchaos vor

  • Sichern Sie Ihre Daten regelmäßig. Es gibt verschiedene Software, auch kostenlose, die immer nur die Dateien sichert, die verändert oder neu erstellt wurden. Sind die Daten extern gesichert und werden vorerst nicht weiter benötigt, dann können Sie sie von der Festplatte löschen.
  • Misten Sie regelmäßig aus. Löschen Sie möglichst zeitnah Dateien, die überflüssig geworden sind.
  • Der Desktop sollte nur für solche Dateien verwendet werden, die Sie tatsächlich täglich benötigen. Meist reicht eine Verknüpfung zum entsprechenden Ordner auf dem Desktop.

Mit der Datenablage ist es wie mit allem: Laufend durchgeführte Maßnahmen vermeiden, dass Sie jedes dritte Wochenende nur damit beschäftigt sind, das unstrukturierte System in Ordnung zu bringen. Halten Sie Ordnung.

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