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Geschäftsbrief - eine Prüfung der Vollständigkeit von Fußzeilen vornehmen

Geschäftliche Briefe sind nicht nur dazu da, um Informationen zu übermitteln, sondern habe auch eine repräsentative Funktion. So sind viele Unternehmen bemüht, das Layout des Schreibens auch ansprechend zu gestalten und Informationen, die eine Kontaktaufnahme erleichtern, mit in den Geschäftsbrief zu integrieren. Eine wichtige Rolle spielt dabei auch die Fußzeile. Doch wie können Sie diese einer Prüfung ihrer Vollständigkeit unterziehen?

Auch die Unterschrift gehört zum Brief.
Auch die Unterschrift gehört zum Brief. © isinor / Pixelio

Im Kopf eines Geschäftsbriefes finden sich oft das Logo des Unternehmens und der richtige Ansprechpartner, etwa der Name, die Durchwahl und die Mailadresse des Mitarbeiters, der den Brief versendet hat. Die Fußzeile hingegen fasst allgemeine Informationen über die Firma zusammen und ist daher bei jedem Schreiben im Wesentlichen gleich.

Inhalte der Fußzeile im Geschäftsbrief

  • Auch wenn die Adresse des Unternehmens bereits im Briefkopf genannt ist oder im Logo integriert wurde, so ist es dennoch üblich, die Anschrift des Unternehmens auch in der Fußzeile eines Geschäftsbriefs noch einmal zu nennen.
  • Meist wird diese ganz links angeordnet und weitere Angaben folgen in Spalten sortiert. Wenn Sie diese Angaben noch einmal einer Prüfung der Vollständigkeit unterziehen, dann sollten Sie darauf achten, ob die korrekte Postanschrift angegeben wurde. Denn manche Unternehmen haben eine von der eigentlichen Adresse des Firmensitzes abweichende Adresse für Briefe, die sich wiederum von der Lieferadresse für Pakte unterscheiden kann. Hier sollte jedoch die Adresse für Briefzusendungen vermerkt sein.
  • Gibt es eine abweichende Besucheranschrift, dann können Sie diese auch in der Fußzeile des Geschäftsbriefes angeben und dann auch explizit als Besucheradresse ausweisen.
  • Nachfolgend werden noch einmal die Kontaktdaten des Unternehmens genannt. Diese umfassen Telefon- und Faxnummer, Homepage und Mailadresse. Sie sollten hier bei einer Überprüfung der Angaben nachschauen, ob die Telefonnummer der allgemeinen zentralen Rufnummer entspricht.
  • Auch wenn ein Mitarbeiter, der eine andere Durchwahl hat, das Schreiben versendet hatte, so wird in der Fußzeile dennoch nicht diese spezielle Rufnummer genannt, sondern die Telefonnummer, die etwa der Rezeption zugeordnet ist. Spezielle Kontaktdaten gehören stattdessen in das Feld „Ansprechpartner“ im oberen Teil des Briefes.
  • Weiterhin kann noch der Geschäftsführer des Unternehmens genannt werden, ebenso ist es üblich, Registernummern in der Fußzeile zu erwähnen, wie etwa die Handelsregisternummer bei einer GmbH. Handelt es sich um eine Filiale, dann kann auch der Hauptsitz der Firma hinzugefügt werden.

Die Prüfung der Fußzeile - weitere Hinweise zum Layout

  • Zu einem übersichtlichen Geschäftsbrief gehören daher die Angabe der Adresse, der Kontaktdaten, der Firmenleitung und eventueller Registernummern. Bei der Prüfung der Angaben ist aber nicht nur wichtig, ob diese Informationen vorhanden sind, sondern auch, ob diese gut lesbar sind.
  • So wird für die Fußzeile meist eine etwas kleinere Schrift gewählt. Diese sollte aber dennoch gut zu erkennen sein und auch bei einem Fax oder einer Kopie noch lesbar bleiben.
  • Zur Prüfung der Optik gehört ebenso, ob sich die Fußzeile klar vom restlichen Text abgrenzen lässt. Über der Fußzeile sind die eigentlichen Informationen enthalten, die mit dem Geschäftsbrief an den Adressaten mitgeteilt werden. Um beide Textteile auch optisch voneinander zu trennen, sollte entweder genügend Abstand gelassen werden oder eine Trennlinie eingefügt werden.
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