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Höflichkeitsformen beim Schriftverkehr - darauf sollten Sie achten

Es gibt viele Tugenden, die im Umgang mit anderen Menschen gefragt sind. Eine davon ist die Höflichkeit. Höflichkeitsformen sind Ausdruck eines rücksichtsvollen Verhaltens anderen gegenüber, das durch gesellschaftliche Normen und Werte geprägt ist, die sich immer wieder ändern können. Auch im Schriftverkehr gelten besondere Höflichkeitsformen, die bestimmte sprachliche Formulierungen erfordern. Wenn Sie einige Hinweise beachten, ist der „höfliche“ Schriftverkehr kein Problem.

Auch E-Mails sollten höflich formuliert sein.
Auch E-Mails sollten höflich formuliert sein.

Was Sie benötigen:

  • Sprachverständnis
  • Schreibkompetenz

Höflichkeitsformen im Schriftverkehr widerspiegeln Ihr Verhältnis zum Empfänger Ihres Schreibens. Dabei spielen heute nicht mehr soziale Hierarchien eine Rolle, es erfolgte eine Gleichstellung der Partner im Schriftverkehr.

 Höflichkeitsformen in deutschen Briefen und E-Mails

  • Verwenden Sie für vertraute Personen (Duzfreunde) die Anrede „du“. Diese persönliche Anrede wird klein- oder großgeschrieben. (Eine Kleinschreibung war nur bis 2006 Pflicht.) Nutzen Sie für die persönliche Anrede ein vertrauliches „Liebe(r)“ (z. B. „Lieber Klaus").
  • Reden Sie Personen, die Sie nicht persönlich kennen und im geschäftlichen Schriftverkehr mit der Anrede „Sie“ an. Diese Anrede ist die 3. Person Plural und wird immer großgeschrieben.
  • Achten Sie darauf, dass Sie alle Verben bei „Sie“ mit dem Plural verwenden ("Sie informierten mich …").
  • Sie gebrauchen die Höflichkeitsform „Sie“ in einem Schreiben mit verschiedenen grammatischen Fällen und dadurch ändert sich natürlich das Wort (1. Fall: Sie, 2. Fall: Ihrer, 3. Fall: Ihnen, 4. Fall: Sie). Die Großschreibung bleibt bei allen Formen erhalten.
  • Die Anrede „Sehr geehrte“ bzw. „Sehr geehrter“ sind heute gebräuchliche Höflichkeitsformen in Geschäftsbriefen.
  • Reden Sie eine Person, die Sie siezen, mit dem korrekten Namen an und schreiben Sie „Frau“ oder „Herr“ mit dem Familiennamen. Besitzt der Empfänger einen Titel, dann sollte auch dieser ergänzt werden (z. B. "Herr Dr. Schmidt").
  • Hierarchische Formen von Anreden gelten als veraltet und werden nur noch im Schriftverkehr zwischen internationalen Diplomaten verwendet. Da sind noch Anreden wie „Magnifizenz“, „Exzellenz“ und „Eminenz“ üblich.
  • Schreiben Sie an einen Empfänger ohne konkreten Namen, dann verwenden Sie die neutrale Höflichkeitsform „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Auch bei der Formulierung von Bitten, Wünschen und Fragen sollten Sie auf Höflichkeitsformen achten. Hier bietet sich die Verwendung des Konjunktivs an ("Könnten Sie mir bitte mitteilen, …").

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