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"Für Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung" - so verhalten Sie sich kundenfreundlich

Der Satz "Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung." steht unter fast jeder geschäftlichen E-Mail, viele haben diesen Satz bereits als Teil Ihrer Signatur angelegt. Doch reicht das, um kundenfreundlich zu sein?

Kundenfreundlichkeit ist heute wichtiger denn je.
Kundenfreundlichkeit ist heute wichtiger denn je.

Wahrscheinlich eher nicht. Vielmehr sollte es selbstverständlich sein, dass ein Geschäftspartner bei aufkommenden Fragen unterstützend zur Seite stehen wird.

Bürozeiten - wie lange für Kunden zur Verfügung stehen?

Eine pauschale Aussage auf diese Frage kann es nicht geben. Zu variabel sind die Faktoren, die bei den Arbeitszeiten eine Rolle spielen.

  • Kundenfreundlich agieren Sie dann, wenn Sie überhaupt Öffnungs- oder Bürozeiten angeben. So weiß Ihr Geschäftspartner, zu welchen Zeiten er Sie erreichen kann und wann eine Antwort unter Umständen etwas länger dauern kann.
  • Ebenso verhält es sich mit Betreibsurlaub. Ist Ihr Unternehmen komplett geschlossen, kommunizieren Sie auch dies an Kunden und Geschäftspartner.
  • Geben Sie an, wenn die Zeiten, zu denen Sie telefonisch erreichbar sind oder Fragen per E-Mail beantworten, andere sind als die allgemeinen Geschäftszeiten.

Fragen beantworten - der Zeitraum und die Art

Bieten Sie ein (stark) erklärungsbedürftiges Produkt an, können die FAQ (frequently asked questions) auf der Webseite hilfreich sein. Dennoch aber sollten Sie aufkommende Fragen generell individuell beantworten und Ihren Kunden nach Möglichkeit als Ansprechpartner zur Verfügung stehen.

  • Positiv auf die Geschäftsbeziehung wirkt es sich aus, wenn jeder der Kooperationspartner weiß, wer im jeweils anderen Unternehmen sein Ansprechpartner für Fragen und sonstige Anliegen ist.
  • Erhalten Sie Fragen auf elektronischem Wege, empfindet der Fragesteller es als positiv, wenn als erstes eine Eingangsbestätigung belegt, dass sein Anliegen im Unternehmen eingegangen ist. Ist in dieser eine Bearbeitungszeit angegeben, sollte diese auch eingehalten werden. Ist keine angegeben, sollten Sie versuchen, schnellstmöglich, spätestens aber nach 2 Werktagen auf die Nachricht zu reagieren.
  • Tauchen mehrere Fragen auf, bieten Sie Ihrem Geschäftspartner oder Kunden ein telefonisches, besser noch ein persönliches Gespräch an, in dem Sie all seine Anliegen klären können.

"Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung." - Lassen Sie Ihre Kunden wissen, dass diese Aussage für Sie mehr als nur eine Floskel ist!

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