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Eine Pauschalrechnung erstellen - so geht's

Sie wollen oder müssen eine Pauschalrechnung erstellen? Dies funktioniert ganz einfach, aber trotzdem sollten Sie ein paar Kleinigkeiten beachten.

Es gibt unterschiedliche Rechnungsarten.
Es gibt unterschiedliche Rechnungsarten.

Eine Definition von Pauschalrechnung

Bevor Sie sich die Frage stellen, wie Sie eine Pauschalrechnung schreiben sollen, sollte der Begriff Pauschalrechnung erst einmal definiert werden:

  • Normalerweise wird eine Rechnung so differenziert erstellt, dass auf der Rechnung alle einzelnen Leistungen separat aufgeführt sind.
  • Dies gilt sowohl für den Dienstleistungs- als auch für den Handwerkerbereich.
  • Beispiele: Ein Anwalt schreibt eine Rechnung, in der detailliert die Stundensätze, die Stundenanzahl, die Telefonkosten und sonstige Kosten aufgeführt sind. Alle einzelnen Posten werden dann zu einem Gesamtbetrag zusammengefasst.
  • Ein Handwerker teilt die Rechnung auf die Arbeitszeit und auf das Material auf. Das Material wird dann nochmals einzeln aufgeführt (nach Menge, Art des Materials, evtl. Kosten pro Einheit).
  • Bei einer Pauschalrechnung werden die einzelnen Posten nicht aufgeführt. In diesem Fall wird nur ein Gesamtbetrag berechnet, der sich zumeist auf einen vorangegangen Kostenvoranschlag bezieht.

Das gehört zu einer Pauschalrechnung

Beim Schreiben einer Pauschalrechnung sollten Sie einiges beachten:

  • Auch bei einer Pauschalrechnung müssen Sie die Tätigkeit, die Sie erbracht haben, beschreiben. Gehen Sie mit dieser Beschreibung auf Nummer sicher, dass keine Ansprüche in der Weise gegen Sie erbracht werden können, dass Sie die Arbeit nicht ordentlich oder nicht zu 100% ausgeführt haben.
  • Beispiel: Sie reparieren bei einer doppelscheibigen Fensterscheibe nur eine Scheibe. Vermerken Sie auf der Pauschalrechnung, dass nur eine Scheibe repariert wurde. Der Pauschalbetrag kann sich dann auf das Material, Arbeitszeit und die Anfahrt beziehen. Sollten Sie hier nur schreiben, dass die Fensterscheibe repariert wurde, dann könnte es Ärger bezüglich der zweiten Scheibe geben, da diese nicht repariert wurde.
  • Wenn Sie auf Nummer sicher gehen möchten, dann sollten Sie vorher einen ausführlichen Kostenvoranschlag erstellen und innerhalb der Pauschalrechnung auf diesen Kostenvoranschlag Bezug nehmen.
  • Auch auf einer Pauschalrechnung müssen alle Rechnungsangaben vermerkt sein, die auch auf einer detaillierten Rechnung vorhanden sein müssen. Hierzu zählen insbesondere die vollständigen Namen und Anschriften des Auftraggebers und -nehmers, Ihre Steuernummer, das Rechnungsdatum und -nummer, Datum der Leistungsausführung und die Umsatzsteuer in Prozent und als Betrag.
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