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Debitorenrechnung - so klappt die Buchhaltung

Debitorenrechnungen sind Rechnungen, die Sie im Rechnungsausgang liegen haben. Das heißt, Sie stellen eine Debitorenrechnung an einen Käufer für gelieferte Waren oder Dienstleistungen. So geht's.

Stellen Sie klar verständliche Rechnungen.
Stellen Sie klar verständliche Rechnungen.

Das gilt es bei der Debitorenrechnung zu beachten

Der Käufer, also Ihr Kunde ist damit Ihr Schuldner, wenn Sie die Leistungen erbracht haben. Daher stellen Sie eine Debitorenrechnung. Debitor ist nur ein anderes Wort für Schuldner. Das Gegenteil von Debitor ist Kreditor. Nun sollten Sie darauf achten, was die Rechnung alles enthalten muss.

  • Eine korrekte Debitorenrechnung muss natürlich Ihren Namen bzw. Firmennamen und die Adresse Ihrer Firma enthalten. Oben rechts auf der Debitorenrechnung muss das Ausstellungsdatum der Rechnung stehen.
  • Eine Rechnungsnummer ist üblich, um die Rechnung besser zuordnen zu können. So hat jede Rechnung Ihre eigene Nummer. Wenn Ihre Kunden bei Ihnen mit Kundennummern vermerkt werden, sollten Sie auch die Kundennummer in die Debitorenrechnung mit aufnehmen.
  • Üblicherweise stehen Rechnungsnummer und Kundennummer unter der Anschrift des Kunden bzw. im Betreff der Rechnung, neben der kurzen Leistungsbeschreibung. Außerdem muss die Debitorenrechnung Auskunft geben über den Tag der von Ihnen erbrachten Leistung, vor allem wenn es sich um eine Dienstleistung handelte.
  • Auch die Art der Leistung, die Sie erbracht haben, ist natürlich wichtig, damit der Kunde daran erinnert wird, um was es sich überhaupt handelt. Die Menge der Leistungen, zum Beispiel „Fünf Stück Blumentöpfe“ oder „Acht Stunden Kochservice“, „vier Stunden Haushaltsreinigung“, „sieben Stück Hemden Reinigung“ usw. muss enthalten sein.
  • Wenn Sie einen Markenartikel verkauft haben, dann sollten Sie auch die handelsübliche Bezeichnung des Artikels, zum Beispiel „drei Mal Koffer Lillifee, Artikelnummer 12345“ usw. in der Rechnung aufnehmen.
  • Auch der anzuwendende Umsatzsteuersatz und der anfallende Steuerbetrag, bzw. wenn die Leistung steuerbefreit ist, ein entsprechender Hinweis, müssen Teil der Rechnung sein.

Sonstige Hinweise auf der Rechnung

  • Beim Mahnwesen sollten Sie zunächst vorsichtig und höflich sein. Sätze wie "Sicher ist es Ihrer Aufmerksamkeit entgangen" sind höflich und vergällen Kunden nicht.
  • Damit Ihr Kunde in Zukunft noch Zugriff auf die Debitorenrechnung hat, weisen Sie ihn außerdem daraufhin, dass er eine Aufbewahrungspflicht der Rechnung von zwei Jahren hat.
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