So gelingt die Erstellung einer Aktennotiz

  1. Die Aktennotiz können Sie mit dieser Anleitung per Hand oder mit dem Computer erstellen. Daher nehmen Sie bitte entweder Zettel und Stift zur Hand oder öffnen Sie ein Word-Dokument an Ihrem Computer. In manchen Firmen gibt es Programme, mit denen Akten geführt werden, daher kann man eine Aktennotiz auch in einem entsprechenden Programm hinterlegen.
  2. Im nächsten Schritt notieren Sie bitte das aktuelle Datum und ggf. noch die Uhrzeit, um den Zeitpunkt festzulegen, zu welchem Sie neue Informationen erhalten haben, die wichtig für Ihre Akte sind.
  3. Danach könnten Sie eine kurze Überschrift wählen, um die Aktennotiz zusammenzufassen. Dies hilft beim späteren Durchschauen der Akte, die richtige Notiz zum aktuellen Thema schneller zu finden, ohne die komplette Aktennotiz lesen zu müssen.
  4. Nun verfassen Sie bitte die Aktennotiz. Hier sollten alle wichtigen Informationen in kurzen Sätzen erläutert werden. Vermeiden Sie bitte allzu lange und verschachtelte Sätze, damit auch Personen, die diese Akte nicht ständig in Bearbeitung haben, die Information gut nutzen können.
  5. Handelt es sich um eine Aktennotiz aufgrund eines vorhergegangenen Anrufs, so sollten Sie in jedem Fall Ihren Gesprächspartner namentlich erwähnen und ggf. auch erwähnen, im Namen welcher Firma oder Institution diese Person anruft. Auch der Grund des Anrufs und das Fazit bei Gesprächsbeendigung müssen enthalten sein, damit die Akte auf dem neusten Stand ist.
  6. Im letzten Schritt sollten Sie (dies ist für Betriebe mit mehreren Mitarbeitern für ein Aufgabengebiet meist wichtig, um ggf. direkt den richtigen Ansprechpartner herauszufinden) vermerken, wer diese Aktennotiz verfasst hat. Dies kann mit dem Hinterlegen Ihres Namens, eines Handzeichens oder ähnlichem geschehen.
  7. Jetzt muss die Notiz nur noch abgespeichert oder ausgedruckt werden, sofern sie am PC oder in einer bestimmten Firmensoftware erstellt wurde. Bei Papierakten sollte die Notiz immer an die richtige Stelle in der Akte abgeheftet werden, d. h. nach Datum sortiert, sodass man beim Aufschlagen der Akte immer auf dem aktuellen Stand ist.

Hierfür ist das Erstellen von Aktennotizen hilfreich

  • Das Erstellen einer Aktennotiz ist nützlich, um geführte Telefongespräche zusammenzufassen.
  • Außerdem kann man in Aktennotizen Absprachen mit Kollegen und/oder Vorgesetzten zur weiteren Verfahrensweise bezüglich der Bearbeitung der Akte festhalten.
  • Denkbar ist auch, dass man getroffene Zahlungsvereinbarungen etc. in Aktennotizen niedergeschrieben werden.
  • Manchmal werden Aktennotizen auch nur als Gedankenstütze für den jeweiligen Bearbeiter aufgezeichnet und dienen nur dem besseren Verständnis in schwierigen Fällen.

Da die Aktenführung in jeder Behörde oder in jeder Firma unterschiedlich gestaltet wird, ist es meist möglich, wenn man einen neuen Job beginnt, in der Einarbeitungsphase eine Anleitung zu bekommen, wie man im neuen Unternehmen Aktennotizen schreibt.