1. Am Anfang Ihres Entschuldigungsschreibens geben Sie Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Telefonnummer an. Letzteres empfiehlt sich, damit der Lehrer Sie bei evtl. Rückfragen telefonisch erreichen kann. Heutzutage ist es zudem nicht verkehrt, noch die E-Mail-Adresse hinzuzufügen. Die Adresse der Schule muss nicht angegeben werden, da Sie das Entschuldigungsschreiben Ihrem Kind zur persönlichen Weitergabe an den Lehrer mitgeben können.
  2. Vergessen Sie nicht, auf der Zeilenhöhe Ihres Namens auch das Ausstellungsdatum Ihres Schreibens anzugeben. Zur optischen Gefälligkeit schließt das Datum in etwa mit dem rechten Rand des Schreibens ab.
  3. Darunter folgt mit deutlichem Abstand der Betreff. Der Betreff eines Entschuldigungsschreibens kann schlicht und einfach „Entschuldigung“ lauten und dient lediglich dazu, dass für den Lehrer bzw. die Schule sofort erkennbar ist, worum es sich bei dem Schreiben handelt. Der Rest geht schließlich aus dem nachfolgenden Text hervor. Es empfiehlt sich, den Betreff zur optischen Hervorhebung fett zu schreiben. Das Wort Betreff sollte allerdings nicht davorgesetzt werden.
  4. Nun folgt, mit etwas Abstand, die Anrede, für die Sie nach „Sehr geehrte Frau“ oder „Sehr geehrter Herr“ den Namen der Klassenlehrerin oder des Klassenlehrers einfügen.
  5. Lassen Sie eine Leerzeile Abstand zum nun folgenden Text.
  6. Im Text des Entschuldigungsschreibens muss der Name Ihres Kindes angegeben werden und warum, sowie für welchen genauen Zeitraum Ihr Kind dem Unterricht ferngeblieben ist, oder noch fernbleiben muss. Handelt es sich bei dem Grund um eine Erkrankung, kann diese - muss aber nicht unbedingt - genannt werden. Möchten Sie die Art der Erkrankung nicht angeben, reicht es auch aus, wenn Sie schreiben, dass Ihr Kind erkrankt war oder ist.
  7. Die Höflichkeit gebietet es, sich danach beim Lehrer für das Fehlen des Kindes zu entschuldigen. Dafür genügt in der Regel ein einzelner Satz.
  8. Schließen Sie das Entschuldigungsschreiben ab, indem Sie erneut eine Leerzeile Abstand lassen und danach Ihre Grußformel schreiben.
  9. Unter der Grußformel unterzeichnen Sie schließlich, nach einem kleinen Abstand, handschriftlich.

Musterbrief für ein Entschuldigungsschreiben für die Schule 

Petra Mustermann                                                                                              Musterstadt, 01.01.2010

Mustermannstraße 1

11111 Musterstadt

Tel.: 0123 456789

E-Mail: petra.mustermann@example.com

Entschuldigung

Sehr geehrter Herr Müller,

aufgrund eines grippalen Infektes (oder: einer Erkrankung) konnte mein Sohn Max am 01.01.2010 (oder: vom … bis einschl.) nicht am Unterricht teilnehmen. Ich bitte Sie, dies zu entschuldigen.

Mit freundlichen Grüßen,

Petra Mustermann