Wozu man Vermerke machen sollte
- Vermerke haben in erste Linie eine Erinnerungs- aber auch unter Umständen eine Beweisfunktion. Immer dann, wenn der Inhalt eines Gespräches oder der genaue Ablauf einer Begebenheit festgehalten werden sollen, bietet es sich darum an, einen Vermerk zu schreiben, solange das Erlebte noch frisch ist. So vermeiden Sie nicht nur Verfälschungen, die im Erinnerungsgedächtnis häufig vorkommen können, sondern gehen auch sicher, dass die erhaltenen Informationen nicht verloren gehen.
- Nicht zuletzt kann ein Vermerk auch immer dabei helfen, bestimmte Tatsachen glaubwürdig zu machen - vor allem für den Inhalt von Telefonaten ein nicht zu unterschätzender Vorteil.
Was Sie alles in den Vermerk hineinschreiben sollten
- Zunächst sollte ein Vermerk immer mit dem aktuellen Tagesdatum und - soweit nicht vollkommen irrelevant - mit der Uhrzeit der festzuhaltenden Begebenheit versehen werden.
- Im Anschluss schildern Sie einfach das Ereignis oder den Inhalt des Telefonats. Gehen Sie hierbei am besten chronologisch vor und arbeiten Sie sich so durch das Geschehen.
- Nehmen Sie in einen Vermerk immer auch die Namen der Gesprächspartner auf, hilfreich kann es vor allem auch sein, die Telefonnummer mit aufzuschreiben - so haben Sie sie zur Hand, sollten Sie Ihren Ansprechpartner erneut kontaktieren wollen.Einen Vermerk sollten Sie immer so sachlich wie möglich schreiben - schließlich geht es hier um das bloße Festhalten von Tatsacheninformationen und nicht um sprachliche Raffinessen. Auch Vermutungen gehören in ein solches Schriftstück nicht hinein.
- Sind alle festzuhaltenden Informationen notiert, schließen Sie den Vermerk - soweit er zur Weitergabe an andere Personen bestimmt ist - mit Ihrer Unterschrift oder Ihrem Namenskürzel ab - und schon kann keine Information mehr verloren gehen.
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