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Unterschriftenregelung - so klären Sie die Verantwortlichkeiten ab

Wenn Sie einen Text unterschreiben, übernehmen Sie die Verantwortung für den Inhalt. Sind in Ihrem Betrieb mehrere Personen verantwortlich, sollten Sie auf eine genaue Unterschriftenregelung achten. Sie vermeiden so unnötige Risiken.

Wer unterschreibt, trägt Verantwortung.
Wer unterschreibt, trägt Verantwortung.

Wer schreibt, der bleibt. Dieser Spruch trägt viel Wahrheit in sich. Wenn Sie einen Brief an eine andere Person unterschreiben, müssen Sie sich klar darüber sein, dass Sie damit die Verantwortung für den Inhalt und die Richtigkeit des Schreibens übernehmen und der Empfänger davon ausgehen darf, dass Sie wissen, was Sie tun. Daher ist es wichtig, dass Sie nicht formale Verantwortung übernehmen, wenn ein anderer materiell verantwortlich ist.

Mit einer Unterschriftenregelung Verantwortlichkeiten delegieren

  • Die Bedeutung einer Unterschriftenregelung bestimmt sich danach, wie das Gesetz die Verantwortlichkeit in Abhängigkeit von der Rechtsform Ihres Unternehmens und Ihrer Position im Unternehmensgefüge einordnet.
  • Als Geschäftsführer einer oHG, KG oder GmbH oder auch eines eingetragenen Vereins sind Sie im Außenverhältnis grundsätzlich für alles verantwortlich. Lediglich im Innenverhältnis können Sie die Verantwortung aufteilen.
  • Sind Sie einer von mehreren Geschäftsführern in einem Unternehmen (oHG, GmbH, KG), sollten die Zuständigkeiten klar geregelt sein. Jeder Geschäftsführer kann einen bestimmten Unternehmensbereich (Vertrieb, Personal, Technik) verantworten und muss wissen, für was er verantwortlich ist. Beachten Sie, dass es im Regelfall so ist, dass Sie als Geschäftsführer im Außenverhältnis gegenüber Dritten auch dann verantwortlich sind, wenn Sie die Verantwortlichkeiten intern anders geregelt haben.
  • Ist Ihr Mitgeschäftsführer bei der Unterschrift verhindert, lassen Sie seine Sekretärin in dessen Auftrag unterzeichnen oder unterschreiben Sie selbst klar und deutlich in Vertretung für den Kollegen. So bleibt er in der Verantwortung.
  • Kann ein Geschäftsführer nur zusammen mit dem Prokuristen oder einem zweiten Geschäftsführer handeln, bringen Sie dies in der Unterschriftenregelung ebenfalls zum Ausdruck.

Unterzeichnung mit "ppa.", "i. V.", "i. A." begründet Verantwortung

  • Auch unterhalb der Geschäftsführerebene müssen Sie darauf achten, wie die Verantwortlichkeiten im Betrieb geregelt sind. Sind Sie Prokurist, verwenden Sie vor Ihrem Namen das Kürzel "ppa.".
  • Unterzeichnen Sie im Auftrag einer anderen Person, bringen Sie Ihre Stellung mit dem Hinweis "i. A." vor Ihrem Namen zum Ausdruck. Für den Empfänger ist dann klar, dass Sie selbst keine rechtsverbindliche Aussage treffen, sondern nur als Sprachrohr Ihres Vorgesetzten handeln. In diesem Fall muss sich derjenige, der Sie beauftragt, auf Ihre Sorgfalt verlassen können.
  • Vertreten Sie hingegen eine andere Person mit dem Inhalt, dass Sie für den Betrieb rechtlich verpflichtende Erklärungen abgeben dürfen, unterschreiben Sie mit "i. V."., also in Vertretung.
  • Achten Sie darauf, dass mit der Unterschriftenregelung auch geklärt wird, wer wen im Verhinderungsfall (Urlaub, Krankheit) vertreten soll.
  • Im Idealfall sollten Sie darauf achten, dass eine Unterschriftenregelung schriftlich dokumentiert wird. So beugen Sie Unstimmigkeiten vor.
  • Tritt das Bedürfnis nach einer Unterschriftenregelung kurzfristig auf, achten Sie darauf, dass Sie ebenfalls möglichst schriftlich beauftragt werden und Ihr Auftrag möglichst klar umschrieben wird.
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