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Sozialversicherungsausweis beim Arbeitgeber abgeben? - Das sollten Sie beachten

Sie beginnen eine neue Arbeitsstelle und müssen den Sozialversicherungsausweis beim Arbeitgeber vorlegen. Einige Arbeitgeber wünschen sogar, den Ausweis während der Beschäftigungszeit in die Personalakte einzuheften. Nun beginnt die Problematik, denn leichtfertig sollten Sie das Dokument nicht aus den Händen geben.

Einige Arbeitgeber verlangen zum Vertrag den Sozialversicherungsausweis.
Einige Arbeitgeber verlangen zum Vertrag den Sozialversicherungsausweis.

Der Ausweis der Sozialversicherung gehört zu den Dokumenten und ist beinahe so wichtig wie Ihr Personalausweis. Daher sollten Sie das Dokument sorgsam aufbewahren. Der Ausweis gibt Auskunft über Ihren Namen, Ihr Alter und beinhaltet Ihre Sozialversicherungsnummer. In der Regel beantragen Sie das Schriftstück über Ihre Krankenkasse. Bis zum Ende des Jahres 2008 galt es als notwendig, ein Foto in den Ausweis einzufügen. Dies hat sich geändert. Heute erhalten Sie zudem häufig nur noch ein offizielles Schreiben des Rentenversicherungsträgers mit den Angaben, die früher im Sozialversicherungsausweis standen.

Verpflichtung zur Vorlage des Sozialversicherungsausweises beim Arbeitgeber

  • Sobald Sie einen neuen Job haben, müssen Sie Ihrem Vorgesetzten oder der Personalabteilung den Ausweis oder das offizielle Dokument vorlegen.
  • Hierzu sind nicht nur Sie verpflichtet, sondern auch Ihr Vorgesetzter ist gesetzlich angehalten, die von Ihnen mitgeteilte Sozialversicherungsnummer zu kontrollieren.
  • In der Praxis wird dies häufig nicht so eng gesehen. Gerade im Bereich der Minijobs genügt es meist völlig, wenn Sie nur die Sozialversicherungsnummer mitteilen.
  • Einige Berufe setzen eine genauere Überprüfung voraus. Gerade in Berufssparten, die oftmals von Schwarzarbeit betroffen sind, verlangt der Gesetzgeber, dass sich jeder Arbeitnehmer vor Ort grundsätzlich mithilfe eines offiziellen Dokuments ausweisen kann. Früher mussten Sie beispielsweise auf dem Bau immer Ihren Sozialversicherungsausweis mitführen. Heute genügt Ihr Personalausweis oder ein Reisepass zur Feststellung Ihrer Identität.
  • Gerade in den Berufssparten, in denen der Zoll regelmäßige Kontrollen bezüglich unrechtmäßig beschäftigter Arbeiter durchführt, ist eine Ausweisung Ihrerseits besonders wichtig. In diesen Berufen müssen Sie den Sozialversicherungsausweis einem Arbeitgeber meist vorlegen. Zu diesen Berufen zählen mitunter das Baugewerbe, Speditionen, Gaststätten, Fleischwirtschaft und die Gebäudereinigung. Arbeiten Sie in einem solchen Bereich, sollten Sie von sich aus darauf achten, dass Ihr Vorgesetzter oder die Personalabteilung Ihre Sozialversicherungsnummer erhält.
  • Achten Sie spätestens bei der ersten Gehaltsabrechnung darauf, dass Ihre Sozialversicherungsnummer korrekt eingetragen ist und die Daten ordnungsgemäß weitergeleitet wurden. Dies gilt insbesondere, wenn Sie keine gesonderte Mitteilung über die Meldung beim Sozialversicherungsträger erhalten.

Die korrekte Meldung der Sozialversicherungsnummer bei der Beschäftigungsaufnahme

  • Hierüber streiten sich die Geister. Einige Unternehmen verlangen die Herausgabe des Ausweises. Dieser heftet den Ausweis dann in Ihrer Personalakte ab. Diese Vorgehensweise hat jedoch einen entscheidenden Nachteil.
  • Sie benötigen Ihre Sozialversicherungsnummer, falls Sie Ihren Arbeitsplatz verlieren und sich arbeitslos melden müssen. Einige Ämter verlangen ebenfalls die Vorlage des Ausweises. Die Mühlen in manchen Personalabteilungen mahlen recht langsam, sodass Ihnen wertvolle Zeit durch die Hände rinnt, bevor Sie Ihre Arbeitslosmeldung korrekt durchführen können.
  • Auch geht der Ausweis in der Personalabteilung gerne einmal verloren. Nicht umsonst werden beinahe täglich neue Ausweisdokumente bei den gesetzlichen Krankenkassen angefordert.
  • Geben Sie daher den Ausweis möglichst nicht aus der Hand. Sofern Ihr Vorgesetzter die Richtigkeit der Sozialversicherungsnummer überprüfen möchte, können Sie ihm eine Kopie des Ausweises überreichen.
  • Diese kann er bei der Vertragsunterzeichnung selbst anfertigen. Legen Sie einfach den Sozialversicherungsausweis beim Arbeitgeber vor und achten Sie darauf, dass nur die Kopie der Personalakte beigelegt wird.
  • Damit Sie das Dokument selbst nicht verlieren, sollten Sie es zu Hause ordentlich in Ihren Unterlagen aufbewahren. Sinnvoll ist es, wenn Sie den Ausweis zu Ihren Rentenunterlagen heften.
  • Fertigen auch Sie sich eine Kopie des Ausweises an. Geht das Original doch verloren, können Sie in der Zwischenzeit selbst mit der Kopie arbeiten.
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