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Richtiges Telefonieren im Büro - so wirken Sie am Telefon freundlich

Richtiges Telefonieren im Alltag ist nicht schwer, denn bei Freunden ist es nicht schlimm, mal schlechte Laune zu haben. Doch wenn Sie im Büro tätig sind, ist Freundlichkeit oberste Priorität.

Freundlichkeit ist oberstes Gebot.
Freundlichkeit ist oberstes Gebot.

Richtiges Telefonieren - so geht's

  1. Wenn im Büro das Telefon klingelt, sollten Sie wissen, dass es sehr wichtig ist, erst nach dem zweiten Klingeln abzuheben. Nach dem dritten Mal jedoch sollten Sie den Kunden spätestens begrüßen. Wenn Sie bereits nach dem ersten Klingeln den Hörer abnehmen, besteht die Gefahr, dass der Gesprächspartner sich erschreckt, denn er rechnet nicht damit. Nach dem dritten Mal wird er bereits ungeduldig und denkt, dass das Büro nicht besetzt ist.
  2. Dann melden Sie sich ganz normal zuerst mit dem Firmennamen und anschließend mit Ihrem. Durch den genannten Namen kann der Gesprächspartner einen persönlicheren Bezug zu Ihnen aufbauen und hat nicht den Eindruck, eine Maschine wäre am anderen Ende.
  3. Auch sollten Sie sich den Namen des Kunden notieren oder zumindest merken. So besteht ein richtiges Telefonieren auch daraus, dass Sie den Namen des Telefonpartners im Gespräch ein- bis zweimal erwähnen. Dies wirkt freundlich und interessiert.
  4. Im Büro ist es wichtig, eine angenehme Gesprächsatmosphäre zu schaffen. Da Sie hier jedoch am Telefon sind, können Sie dem Kunden dies auch vermitteln, indem Sie ihn freundlich fragen: Was kann ich denn für Sie tun? Hierbei ist Ihre freundliche Stimmlage gefragt.

Freundliches Telefongespräch im Büro

  1. Richtiges Telefonieren besteht daraus, dass Sie den Gesprächspartner unbedingt ausreden lassen. Dabei sollten Sie aber nicht total stumm sein, denn so könnten Sie den Eindruck erwecken, dass Sie mit anderem beschäftigt sind. Geben Sie ihm also durch kleine Laute wie "hm" oder "okay" zu verstehen, dass Sie sich seiner annehmen.
  2. Das Wichtigste beim freundlichen Telefonieren ist Ihr Lachen. Denn ohne Lachen keine Freundlichkeit. Beim Telefonieren ist Ihr Lächeln noch viel bedeutender, als bei einem persönlichen Gespräch.
  3. Richtiges Telefonieren im Büro bedeutet, WIE man etwas sagt. Dies ist viel entscheidender als die Worte, die Sie vermitteln. Der Gesprächspartner achtet zu über 80 % darauf, wie Sie mit ihm reden.
  4. Nun ist es ja normal, dass man nicht immer freundlich ist. Ob Sie nun schlecht geschlafen haben, sich kränklich fühlen oder Zoff mit dem Chef oder Partner hatten, all das wirkt sich negativ auf Ihre Stimme auf. Versuchen Sie daher am Besten immer, wenn es klingelt, sich in eine sehr positive Stimmung zu versetzen. Lächeln Sie beim Gespräch und versuchen Sie wenn möglich, dies auch aus dem Herzen heraus zu tun.
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