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Events organisieren - nützliche Informationen dazu

Events zu organisieren, ist eine große Herausforderung und erfordert eine hohe Konzentration und ein Organisationstalent. Auch ein Netzwerk ist dabei sinnvoll. Ein paar Informationen helfen Ihnen vielleicht weiter.

Ein Netzwerk kann beim organisieren nützlich sein.
Ein Netzwerk kann beim organisieren nützlich sein.

Was Events bedeuten

Events sind Veranstaltungen egal welcher Art. Das Organisieren wird meist sehr weit vorausgeplant.

  • Wissenschaftlich bedeuten Events zeitlich begrenzte, organisierte und zweckbestimmte Ereignisse. Dabei nimmt eine Gruppe von Menschen teil.
  • Dazu gehört die Geburtstagsfeier, das Meeting oder ein Rockkonzert.
  • Sie werden in kommerziell und nicht kommerziell unterschieden. Wohltätigkeitsveranstaltungen oder Gottesdienste sind eher nicht kommerziell. Dazu zählt auch die Hochzeitsfeier.
  • Kommerziell sind Veranstaltungen, in denen man ein Eintrittsgeld zahlt. Dazu zählen unter anderem Messen und Kulturveranstaltungen. Sie können aber auch als Marketinginstrument agieren, um ein Produkt auf den Markt zu bringen.
  • Es gibt auch die sogenannten "Educational Events". Das sind Aus- und Weiterbildungen und dienen zur Informationsweitergabe. Dazu gehören Workshops und Seminare, Konferenzen, Symposien und Mettings. Teilweise wird auch ein Entgelt gefordert.

Diese zu organisieren, ist oft sehr umfangreich.

So organisieren Sie eine Veranstaltung

Eine Checkliste ist das A und O, um Events zu organisieren.

  • Organisieren Sie früh genug. Zwischen sechs und zwölf Monate sollten Sie einplanen, wenn Sie in etwa zweihundert bis achthundert Teilnehmer einplanen müssen. Bei über achthundert Teilnehmern sollte ein Event mindestens zwei Jahre vorausgeplant werden.
  • Für das Veranstaltungsprofil gehört ein Konzept: Planung des Ortes, Ziel, Thema, Rahmen, Dauer und Termin.
  • Für das Organisieren von Events ist es wichtig zu wissen, wie hoch das Budget ist. "Wer trägt die Kosten?" und "Welche Finanzierungsmöglichkeiten gibt es?"
  • Welches Netzwerk ist von Vorteil? Mit wem können Sie zusammenarbeiten - professionelle Dienstleister?
  • Welche Technik benötigen Sie und welche Software?
  • Hinzu kommen noch Fragen zum Versicherungsschutz und steuerrechtliche Fragen. Wie sieht es auch mit der Haftung beim Veranstaltungsausfall aus?
  • Welche Drucksachen benötigen Sie: Briefumschläge, Einladungen, Anmeldeformulare, Abstracts und Eintrittkarten oder Ankündigungsschreiben.

Es ist viel zu tun, um eine Veranstaltung zu organisieren. Ein gutes Netzwerk kann sehr hilfreich sein.

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