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Einen Datenschutzbericht erstellen - so geht's

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen zum Datenschutzbeauftragten bestimmt wurden, sollten Sie die Geschäftsleitung regelmäßig mit einem Datenschutzbericht über die aktuellen Entwicklungen und die Lage in Ihrem Unternehmen informieren. Am besten fassen Sie Ihre Ergebnisse jährlich in einem schriftlichen Abschlussbericht zusammen.

Der Datenschutzbericht gelingt mit einer übersichtlichen Gliederung.
Der Datenschutzbericht gelingt mit einer übersichtlichen Gliederung.

Zweck und Inhalt eines Datenschutzberichts

  • Als Datenschutzbeauftragter üben Sie eine beratende Funktion aus. Sie teilen der Geschäftsleitung mit, in welcher Weise die gesetzlichen Datenschutzbestimmungen in Ihrem Betrieb umgesetzt werden, an welchen Stellen es eventuell Probleme gibt und welche weiteren Maßnahmen in Zukunft ergriffen werden sollten. Außerdem müssen Sie alle Mitarbeiter, die mit Datenverarbeitungsvorgängen betraut sind, anleiten, die Bestimmungen einzuhalten.
  • Damit die Geschäftsleitung auf Ihre Vorschläge angemessen reagieren und ihrer Aufgabe gemäß den Datenschutz gewährleisten kann, braucht sie alle wesentlichen Informationen über die angewandten Methoden der Datenerfassung und die gegebenenfalls bestehenden Hindernisse.
  • Weiterhin müssen Sie wichtige Budgetfragen ansprechen, zum Beispiel darauf hinweisen, wenn für geplante Vorhaben aus Ihrer Sicht weitere Ausgaben erforderlich werden.
  • Der Datenschutzbericht ist zwar in erster Linie für die Geschäftsführung bestimmt, von dort wird er aber zumeist auch dem Betriebsrat zur Kenntnis gegeben. Da der Bericht von vielen Mitarbeitern gelesen und verstanden werden soll, halten Sie ihn sprachlich möglichst kurz und einfach.

Vorschlag für eine Gliederung

  1. Einführung: In Ihren einführenden Bemerkungen können Sie auf die aktuellen Besonderheiten der Gesetzeslage und neue Entwicklungen hinweisen. Schärfen Sie das Bewusstsein für die Wichtigkeit des Datenschutzes!
  2. Durchgeführte Maßnahmen: Berichten Sie sodann, welche Maßnahmen Sie im Berichtsjahr bereits erfolgreich umgesetzt haben. Falls Sie erklärungsbedürftige Software oder Hardware eingeführt haben, sollten Sie die Funktionsweise detailliert erläutern. Wenn es sich anbietet, stellen Sie den Datenschutzstand auch noch in einer Grafik bildlich dar, um den Lesern Ihr Ergebnis übersichtlich zu präsentieren.
  3. Aktuelle Projekte: Beschreiben Sie sodann die laufenden Maßnahmen und eventuelle Probleme bei der Umsetzung.
  4. Vorschläge: Führen Sie aus, welche Neuanschaffungen oder Änderungen Sie für nötig halten und welches Budget dafür veranschlagt werden muss.
  5. Schlussbemerkung: Im letzten Absatz können Sie die aus Ihrer Sicht wichtigsten Punkte noch einmal vertiefen und auf besondere Vorkommnisse eingehen. Hier haben Sie die Gelegenheit, sowohl Lob als auch Tadel an den Abläufen in Ihrem Betrieb und der Mitwirkung Ihrer Kollegen konstruktiv anzubringen.

Im besten Fall dient Ihr schriftlicher Datenschutzbericht als Diskussionsvorlage für ein persönliches Gespräch, in dem Sie mit Ihrem Arbeitgeber wichtige Änderungsvorschläge noch einmal intensiv erläutern.

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