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Honorarrechnung erstellen - worauf Sie bei der Mehrwertsteuer achten sollten

Eine ordnungsgemäße Honorarrechnung muss die Mehrwertsteuer ausweisen, es sei denn, Sie sind Kleinunternehmer und nehmen die Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch.

Ohne Formalien taugt die Rechnung nichts.
Ohne Formalien taugt die Rechnung nichts.

Wenn Sie eine Honorarrechnung erstellen, orientieren Sie sich an § 14 III Umsatzsteuergesetz. Dort hat der Gesetzgeber die Formalien benannt, die er von einer ordnungsgemäßen Rechnung erwartet. Nur eine gesetzeskonforme Rechnung wird auf Seiten des Empfängers als betriebsausgabefähige Rechnung anerkannt und berechtigt ihn, als gewerblich oder freiberuflich tätige Person, die Vorsteuer aus Ihrer Rechnung geltend zu machen.

Beachten Sie die Formalien einer Honorarrechnung

Sie müssen bei der Erstellung einer Rechnung zwei Vorgaben beachten.

  • Entweder sind Sie Kleinunternehmer und haben gegenüber dem Finanzamt erklärt, die Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch nehmen zu wollen. Dann dürfen Sie in Ihrer Honorarrechnung keine Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer ausweisen und müssen die Rechnung brutto für netto erstellen. Sie sind in diesem Fall gehalten, auf § 19 UStG hinzuweisen.
  • Die Alternative und der eigentliche Regelfall besteht darin, dass Sie die Umsatzsteuerbefreiung nicht beanspruchen und in Ihrer Honorarrechnung ganz normal die Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer ausweisen. Sie können natürlich auch als Kleinunternehmer auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichten.

So bauen Sie Ihre Forderung auf

  • Wenn Sie in Ihrer Honorarrechnung die Umsatzsteuer ausweisen, müssen Sie neben den sonstigen Rechnungsformalien des § 14 UStG zunächst den Nettobetrag, den Sie für Ihre Dienstleistung berechnen, bezeichnen.
  • Ferner müssen Sie beachten, dass Sie Dienstleistungen, für die eventuell unterschiedliche Steuersätze zur Anwendung kommen, getrennt voneinander darstellen.
  • Sie müssen den jeweiligen anzuwendenden Steuersatz bezeichnen.
  • Letztlich müssen Sie den auf den Nettobetrag entfallenden Steuerbetrag, sprich die Mehrwertsteuer, als Betrag ausweisen.
  • Abschließend weisen Sie den aus dem Nettobetrag und der Mehrwertsteuer bestehenden Gesamtbetrag aus, den der Rechnungsempfänger an Sie zu bezahlen hat.

Denken Sie an die Angabe Ihrer Steuernummer

  • Achten Sie darauf, dass Sie in Ihrer Honorarrechnung auch Ihre vom Finanzamt erteilte persönliche Steuernummer oder eine Ihnen erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.
  • Enthält Ihre Honorarrechnung neben den im Übrigen geforderten Vorgaben alle diese Angaben, kann sie der Rechnungsempfänger, soweit er selbst gewerblich oder freiberuflich tätig ist, problemlos als Betriebsausgabe geltend machen und sich vom Finanzamt die in Ihrer Rechnung ausgewiesene Mehrwertsteuer als Vorsteuer erstatten lassen.
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