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"Wie ist ein Brief aufgebaut?" - Wissenswertes über ein offizielles Anschreiben

Obwohl der klassische Brief im privaten Briefverkehr kaum noch eine Rolle spielt, ist er aus dem geschäftlichen und amtlichen Schriftverkehr nicht wegzudenken. Ein Brief, egal ob als Standardbrief oder als Einschreiben, ist grundsätzlich bei offiziellen und gerade bei behördlichen Schriftwechseln (z.B. mit dem Finanzamt) einer E-Mail vorzuziehen. Wichtig ist dabei jedoch, dass der Brief korrekt aufgebaut und gegliedert ist. Wie Sie ein offizielles Anschreiben optimal aufbauen und gliedern, lesen Sie im folgenden Artikel.

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So schreiben Sie einen offiziellen Brief.
So schreiben Sie einen offiziellen Brief.

Was Sie benötigen:

  • Computer
  • Schreibprogramm (z.B. Microsoft Word)
  • Füller oder Kugelschreiber
  • Papier

Die Vorbereitungen für ein offiziellen Brief

Grundsätzlich ist es am besten, wenn Sie den Brief mit dem Computer schreiben. Hier sollten Sie zuvor einige Einstellungen in Ihrem Schreibprogramm kontrollieren. 

  • Wichtig ist, dass Sie das Papier richtig einstellen. Das heißt, Sie sollten dieses auf jeden Fall im Hochformat wählen und die Ränder einstellen.
  • Die Seitenmaße sind bei allen offiziellen Anschreiben gleich. In der Länge 29,7 cm, in der Breite 21,0 cm. Der obere und untere Rand sollte 1,69 cm haben. 
  • Der Seitenrand beträgt links 2,41 cm und rechts 0,81 cm. Sie können jedoch auch beide Ränder auf 2,41 cm einstellen, dies sieht ein wenig besser aus. 
  • Die Schrift sollte eine Größe von 10 haben und vorzugsweise sollten Sie die Schriftart "Times New Roman" oder "Arial" wählen. Ist der Brief beispielsweise an eine Werbeagentur o. ä. gerichtet, so können Sie auch eine modernere Schrift auswählen. 
  • Wird Ihr Brief länger als eine Seite, sollten Sie auch Seitenzahlen einfügen bzw. einstellen. 

Haben Sie alle Einstellungen durchgeführt, können Sie die Vorlage abspeichern. So haben Sie immer die genauen Maße des Briefes vorliegen und müssen diese nicht immer wieder einrichten. 

So ist ein offizieller Brief aufgebaut

Ein offizieller Brief ist immer gleich aufgebaut, und zwar in: Adresse, Datum, Betreff, Anrede, Einleitung, Hauptteil, Schluss, Verabschiedung, Absender und Unterschrift. Im Folgenden finden Sie einige wissenswerte Informationen zu den einzelnen Aufbaupunkten eines Briefes: 

  • Ein Brief beginnt immer mit der Adresse des Empfängers. Diese schreiben Sie links oben auf das Papier. Wenn Sie den Brief modern gestalten möchten, so schreiben Sie den eventuellen Titel sowie Vor-und Nachnamen vor den Firmenwortlaut. Das "Frau" oder "Herr" können Sie weglassen. 
  • Weiter geht es mit dem Datum. Dieses schreiben Sie an den rechten Rand des Briefes. Es reicht, wenn Sie wirklich nur das Datum schreiben, die Ortsangabe vor dem Datum ist nicht mehr erforderlich. Schreiben Sie den Monat in Worten und nicht in der Zahl, dies ist besser lesbar. 
  • Der Betreff darf nicht fehlen, denn dieser ist der wichtigste Aufbauteil in einem offiziellen Brief. Auf den Betreff wird meistens zuerst geschaut, heben Sie den Betreff dementsprechend hervor. Auch sollte der Betreff so formuliert werden, dass er interessant erscheint und den Empfänger direkt anspricht. Wichtig ist hier auch, dass Sie das Wort "Betreff" im Brief nicht mehr voranschreiben. 
  • Weiter geht es mit der Anrede. Diese beginnt meistens mit "Sehr geehrte Frau ..." oder "Sehr geehrter Herr ...". Jedoch gibt es einige schönere und zudem ansprechendere Anreden. Einige Beispiele: "Einen schönen guten Tag Frau/Herr ..." oder "Ein herzliches grüß Gott, Frau/Herr ...". Lassen Sie sich hier etwas Originelles einfallen. Kennen Sie den Namen nicht, wie z. B. bei Behörden, schreiben Sie am Besten einfach "Guten Tag". Nach der Anrede setzen Sie ein Komma, da die Einleitung kleingeschrieben beginnt. 
  • Die Einleitung sollten Sie stets auf den Empfänger des Briefes beziehen. Für einen eventuellen vorherigen Anruf oder auch einen Brief bedanken Sie sich in der Einleitung. 
  • Im Hauptteil schreiben Sie das eigentliche Anliegen. Schreiben Sie hier jedoch nicht zu ausführlich, halten Sie sich eher an die wichtigsten Informationen. 
  • Der Schluss sollte immer positiv geschrieben werden. In den Schluss gehören Danksagungen sowie ein eventueller Wunsch an den Empfänger des Briefes. Ein guter Schluss ist z. B. "Ich wünsche Ihnen eine schöne und erfolgreiche Woche."
  • "Mit freundlichen Grüßen" liest man in jedem Brief, hier ist eine Überraschung der moderneren Art sehr angebracht, z. B. "Schöne Grüße aus ..." oder "Freundliche Grüße sendet Ihnen ...".
  • Ihre Unterschrift sollten Sie mit Ihrem vollständigen Namen unterschreiben. Benutzen Sie hier vorzugsweise einen blauen Füllfederhalter oder Kugelschreiber. Sie können unter Ihrer Handschrift zusätzlich Ihren Namen mit Computer hinzufügen. Anschließend fügen Sie einige Zeilenabstände unter der Unterschrift Ihren Absender hinzu. Haben Sie ein Briefpapier oder eine Vorlage mit Firmenlogo, entfällt der Absender. 

Mit diesen Informationen haben Sie Ihren offiziellen Brief stets richtig aufgebaut. Die Frage "Wie ist ein Brief aufgebaut?" werden Sie sich mit dieser Anleitung nicht mehr stellen. 

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