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Reklamation im Brief - darauf sollten Sie beim Verfassen des Textes achten

Reklamationen kommen häufig vor. Gerade auch dann, wenn gekaufte Waren nach der Inbetriebnahme Mängel aufweisen und nicht funktionsfähig sind. Auch wenn Sie nach einiger Zeit Fehler an der Ware entdecken, können Sie in der Regel reklamieren. Lesen Sie hier einige Tipps zum Erstellen eines Reklamationsbriefes.

Halten Sie Reklamationsbriefe sachlich.
Halten Sie Reklamationsbriefe sachlich.

Was Sie benötigen:

  • Mängelfeststellung
  • Rechnung
  • Kaufdaten
  • Reklamationsdaten
  • Reklamationsschreiben
  • Reklamationsgespräch
  • Garantiefrist
  • Gewährleistung

Die Gründe für einen Reklamationsbrief

  • Sie haben sich ein neues Gerät angeschafft, vielleicht online bestellt und freuen sich, dass es Sie jetzt erreicht hat. Jetzt stellen Sie fest, dass die Ware leider einen Defekt aufweist. Vielleicht wurde Ihnen auch eine komplett falsche Ware geliefert. Diese wollen Sie rasch an den Verkäufer retour senden. Legen Sie auch einen Reklamationsbrief bei.
  • Wenn Sie auf Ihren Reklamationsbrief verzichten, dann hat der Verkäufer keine Chance, von dem Mängel zu erfahren. Er kann die Sache beim nächsten Mal nicht verbessern und so eine bessere Leistung erbringen. 
  • Achten Sie darauf, dass Sie in dem Reklamationsbrief nicht nur Ihrem Ärger Luft machen, sondern in konstruktiverweise berechtigte Kritik üben und so auf die Behebung der Mängel Bezug nehmen. Wenn eine Reparatur nicht möglich ist, dann sollten Sie eine komplett neue Ware als Austausch erhalten, und das kostenlos ohne Versandkosten.

So schreiben Sie den Reklamationsbrief richtig

  • An wen Sie den Reklamationsbrief richten, hängt jeweils von dem Lieferanten ab. Ihr Reklamationsschreiben sollte deshalb die vollständige Adresse des Absenders und Empfängers enthalten. Falls Ihnen bereits ein kompetenter Ansprechpartner genannt wurde, dann nehmen Sie gleich Bezug darauf. Die Betreffzeile sollte das Wort Reklamation zur Rechnung (mit Nummer und Datum) enthalten.
  • Bedanken Sie sich zu Beginn für die schnelle Lieferung. So können Sie gleich einen positiven Eindruck machen und der Verkäufer wird auch positiv gestimmt.
  • Dann beschreiben Sie die Mängel der Ware mit einigen Sätzen. Bleiben Sie dabei immer sachlich in der Ausdrucksweise und verwenden Sie keine Schimpfwörter.
  • Erklären Sie auch, dass es sich Ihrer Möglichkeit entzieht, den Mangel zu beheben. Beispielsweise ist es nicht möglich, ein Gerät in Gang zu setzen, da es ohne Stromzufuhr ist. Oder es stimmen die gelieferten Maße nicht mit Ihrer Bestellung ein, sodass Sie die Sache nicht einbauen können.
  • Es ist immer von Vorteil, wenn Sie Ihre Reklamation in der "Ich-Form" formulieren. Damit kommt deutlich aber sachlich zum Ausdruck, welche Gefühle der Mangel bei Ihnen hervorruft. Sie können auch ausdrücken, dass es für Sie schade ist, dass die gelieferte Ware mangelhaft ist.
  • Mit dem Wort "bedauern" können Sie ausdrücken, dass Sie ungern vorm Kauf zurücktreten oder aber, dass es Ihnen leidtut, auf einen Umtausch der Ware zu bestehen.
  • Wenn Sie die Erstattung des Kaufpreises auf Ihr Bankkonto wünschen, dann geben Sie die vollständigen Bankdaten an.
  • Abschließend bedanken Sie sich im Voraus für eine zufriedenstellende Abwicklung und erklären, dass Sie trotz des Mangels mit der Leistung und dem Service des Unternehmens zufrieden sind und deshalb weiterhin Kunde bleiben wollen.
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