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Wie verfasse ich als Arbeitgeber ein Kündigungsschreiben?

Kein Arbeitgeber kann die Konsequenzen einer Kündigung für einen Arbeitnehmer genau einschätzen. Gerade deshalb ist es extrem wichtig, sich für ein Kündigungsschreiben Zeit zu lassen und sich so gut es geht auf alle Eventualitäten vorzubereiten.

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Auch als Arbeitgeber sollte man beim Kündigungsschreiben einige Dinge bedenken.
Auch als Arbeitgeber sollte man beim Kündigungsschreiben einige Dinge bedenken.

Was Sie benötigen:

  • Taktgefühl und Einfühlungsvermögen
  • Gute Deutschkenntnisse

weiterer Autor: Christoph Weber

Der Kündigungsgrund entscheidet

  • Im Allgemeinen gibt es drei Gründe, die zur Kündigung eines Mitarbeiters führen. Es kann betriebsbedingte Ursachen geben, wenn zum Beispiel der Betrieb verkleinert wird, neue technische Möglichkeiten die Weiterbeschäftigung des Mitarbeiters überflüssig machen oder Teile des Betriebs ins Ausland verlegt werden. 
  • Oder es kann ein Fehlverhalten des Mitarbeiters vorliegen, z.B. Diebstahl von Betriebseigentum oder eine mutwillige Täuschung, aber auch beispielsweise eine kontinuierliche Arbeitsverweigerung. Dies hat im Regelfall eine verhaltensbedingte Kündigung zur Folge. 
  • Außerdem sind auch personenbedingte Gründe für eine Kündigung denkbar, wenn sich zum Beispiel herausstellt, dass der Arbeitnehmer für die Arbeit ungeeignet ist oder den Anforderungen altersbedingt nicht mehr gerecht wird.

Ein betriebsbedingtes Kündigungsschreiben

  • Bei einer betriebsbedingten Kündigung ist darauf zu achten, dass unter mehreren vergleichbaren Arbeitnehmern derjenige entlassen wird, der des geringsten Kündigungsschutzes bedarf (vorausgesetzt, das Arbeitsverhältnis unterliegt dem Kündigungsschutz des Kündigungsschutzgesetzes). Die Kündigungsfrist ist einzuhalten. Zunächst sollte der Grund für die Kündigung genannt werden (Rationalisierungsmaßnahmen, Personalabbau), dann muss schriftlich festgehalten werden, dass der Angestellte in keinem anderen Bereich im Betrieb weiterbeschäftigt werden kann. Anschließend sollten Sie den Resturlaub des Arbeitnehmers klären, also festlegen, ob der Resturlaub ausbezahlt oder innerhalb der Kündigungsfrist gewährt wird, sodass der Arbeitnehmer der Arbeit schon vor Ende der besagten Frist fernbleiben kann.
  • Des Weiteren sollten Sie darauf hinweisen, dass der Arbeitnehmer sich drei Tage nach Erhalt des Kündigungsschreibens beim Arbeitsamt zu melden hat, um seine/ihre ungekürzten Ansprüche auf Arbeitslosengeld geltend zu machen.
  • Vollständige Muster für betriebsbedingte Kündigungen lassen sich im Internet herunterladen. Sie müssen, bis auf den Hinweis auf die rechtzeitige Meldung bei der Agentur für Arbeit, nicht unbedingt alle oben angeführten Punkte beachten. An sich reicht ein Kündigungsschreiben mit einem Hinweis auf eine fristgerechte Kündigung zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Der Arbeitnehmer muss das Schreiben nicht lesen, um es rechtsgültig zu machen. Allerdings sollten Sie darauf achten, dass er/sie das Schreiben auch wirklich erhält. Der sicherste Weg ist per Gerichtsvollzieher/Bote.

Als Arbeitgeber personenbedingt kündigen

  • Eine personenbezogene Kündigung unterscheidet sich in der Formulierung nicht wesentlich von einer betriebsbedingten Kündigung. Allerdings ist hier häufiger mit Klagen und Beanstandungen zu rechnen. Sie müssen keinen Grund angeben. Das Wort "Kündigung" muss jedoch immer im Kündigungsschreiben stehen (auch bei der betriebsbedingten Kündigung), sonst ist sie nicht rechtswirksam (§ 626 Abs.2 BGB). 
  • Neben der Kündigungsfrist sind auch sonstige im Arbeitsvertrag festgesetzte (Sonder-)Vereinbarungen zu beachten. Außerdem muss unbedingt der zuständige Personalleiter - und nicht etwa ein Vertreter - die Kündigung unterschreiben.
  • Vorlagen finden sich auch hier im Internet.

Verhaltensbedingtes Kündigungsschreiben richtig formulieren

  • Bei einer verhaltensbedingten Kündigung muss der Arbeitgeber zunächst eine Abmahnung an den Arbeitnehmer schicken, in der das Verhalten des Arbeitnehmers beanstandet wird. Diese Abmahnung hat die Dokumentationsfunktion. Zudem muss der Betriebsrat benachrichtigt werden.
  • Der Arbeitnehmer muss innerhalb von drei Wochen Kündigungsschutzklage erheben, wenn er der Kündigung widerspricht.
  • Die Kündigung kann fristlos erfolgen.

Kündigung schreiben - ein konkretes Beispiel

  1. Als Erstes setzen Sie auf der Kündigung, die Sie schreiben, das aktuelle Datum ein, welches in der rechten oberen Ecke platziert wird.
  2. Eine Zeile darunter beginnen Sie links mit Ihrer eigenen kompletten Anschrift.
  3. Etwa drei Zeilen unter dieser setzen Sie ebenfalls auf der linken Seite die komplette Anschrift des Empfängers Ihrer Kündigung.
  4. Weitere zwei Zeilen darunter formulieren Sie den Grund Ihrer Kündigung.
  5. Zwei Zeilen darunter kommt die Anrede. Wenn Sie nicht genau wissen, welche Person dafür zuständig ist, benutzen Sie die globale Anrede "Sehr geehrte Damen und Herren".
  6. Sie lassen eine Zeile frei und beginnen dann mit dem eigentlichen Schreiben, in welchem Sie angeben, zu wann Sie (fristgemäß) kündigen.

Auf jeden Fall gilt, dass Sie sich vor jeder Kündigung eingehend über die Gründe und die damit einhergehenden Konsequenzen informieren sollten. Es lohnt sich - auch dann, wenn Sie in einem kleinen Betrieb arbeiten - rechtlichen Beistand anzufordern. Und zu guter Letzt auch, wenn es dem Arbeitnehmer in einer solch emotionalen Situation sicherlich schwerfällt, die Contenance zu wahren, wenn sie sich unter Umständen sogar provoziert fühlen: Sie sollten immer versuchen, so menschlich und einfühlsam wie möglich vorzugehen.

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