So schreiben Sie eine Kündigung

  • Briefkopf: Den Briefkopf einer schriftlichen Kündigung gestalten Sie ebenso, wie bei jedem anderen Brief. Zu Beginn Ihr eigener Name mit Anschrift, nachfolgend der Empfänger, also derjenige, mit welchem Sie den Vertrag geschlossen haben und nun auflösen möchten. Falls Ihnen ein konkreter Ansprechpartner bekannt ist, können Sie Ihre Kündigung zu dessen Händen adressieren (z. Hd. Herrn/Frau xyz).
  • Datum: Sehr wichtig bei einer Kündigung in Briefform ist die korrekte Datumsangabe, die rechts über den Brieftext platziert wird. So kann der Empfänger Ihrer Kündigung auf den ersten Blick bei einer späteren Bearbeitung die Aktualität Ihres Briefes erkennen.
  • Betreff: In die Betreffzeile schreiben Sie konkret, dass Ihr Brief den Zweck einer Kündigung hat. So ist eine Möglichkeit, einfach den Begriff „Kündigung“ zu wählen, oder aber etwas ausführlicher anzugeben, welchen Vertrag Sie kündigen möchten. Falls Sie beispielsweise eine Kunden- oder Personalnummer vorliegen haben, sollten Sie auch diese im Betreff nennen. Im ersten Satz Ihrer Kündigung sollten Sie wiederholen, welchen von Ihnen geschlossen Vertrag mit dem Unternehmern oder der Person, an welche Sie Ihr Schreiben richten, Sie kündigen möchten.
  • Fristen beachten: Bevor Sie mit dem Verfassen des eigentlichen Textes beginnen, müssen Sie sich im Klaren darüber sein, dass Sie bei einer Kündigung, welcher Art auch immer, bestimmte Kündigungsfristen einzuhalten haben. Diese sind meist im jeweiligen Vertrag oder in den allgemeinen Geschäftsbedingungen aufgeführt. Falls dies nicht der Fall ist, gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen. Im Text der Kündigung nennen Sie dann den konkreten Zeitpunkt, zu welchem Sie Ihre Kündigung aussprechen möchten („fristgerecht zum …“). Alternativ können Sie, falls Sie sich nicht über Kündigungsfristen informieren möchten, was vor allem bei weniger wichtigen Kündigungen, beispielsweise bei Zeitschriftenabonnements, der Fall sein mag, zum nächstmöglichen Zeitpunkt kündigen und dies auch so in Ihrem Kündigungsschreiben aufführen.
  • Sachlichkeit: Eine Kündigung ist ein formales und rechtlich gültiges Dokument und somit nicht der rechte Ort für Rechtfertigungen und Begründungen Ihrer Kündigung. Falls Sie Ihrem Vertragspartner solche Informationen zukommen lassen möchten, tun Sie dies am besten im persönlichen Gespräch, keinesfalls aber in Ihrem Kündigungsschreiben. Die Kündigung sollte sehr nüchtern und sachlich verfasst werden.
  • Abschließende Bitten: Am Ende Ihres Kündigungsschreibens sollten Sie unbedingt um eine schriftliche Bestätigung Ihrer Kündigung bitten. Im Streitfall haben Sie so ein Dokument zur Hand, das Ihre fristgerechte Kündigung bestätigt. Das Versenden von Kündigungsbestätigungen wird häufig standardmäßig durchgeführt, doch sicherheitshalber sollten Sie darum bitten. Falls eine entsprechende Bestätigung ausbleibt, sollten Sie schnellstmöglich nachfragen, ob Ihre Kündigung tatsächlich eingegangen ist und gegebenenfalls ein weiteres Schreiben auf den Weg bringen. Falls Sie einen Arbeitsvertrag kündigen, können Sie in Ihrem Kündigungsschreiben auch um die Ausstellung eines Arbeitszeugnisses bitten. Da Sie jedoch ohnehin Anspruch auf ein solches haben, ist es nicht unbedingt notwendig in der Kündigung auf diese Thematik einzugehen.
  • Schlussformel: Im Schlusssatz Ihrer Kündigung können Sie dieser noch eine kleine persönliche Note geben. Vor allen bei Kündigungen von Miet- oder Arbeitsverträgen können Sie sich beispielsweise für die angenehme langjährige Zusammenarbeit und das entgegengebrachte Vertrauen bzw. für das angenehme und problemlose Mietverhältnis bedanken. Eine solche Schlussformel ist für eine gültige Kündigung nicht notwendig, wirkt aber besonders bei Kündigungen an Ihnen persönlich bekannte Adressaten besonders höflich.
  • Ganz zum Schluss: Vergessen Sie keinesfalls Ihr Kündigungsschreiben zu unterschreiben. Nur Ihre Unterschrift verschafft dem Dokument rechtliche Gültigkeit.