Sie haben sicher davon gehört, dass es für Steuerunterlagen Aufbewahrungsvorschriften gibt.
Als Lohnsteuerzahler brauchen Sie nichts aufbewahren
- Sind Sie Arbeitnehmer oder Rentner, brauchen Sie überhaupt keine Aufbewahrungsfristen oder Aufzeichnungspflichten zu berücksichtigen. Theoretisch können Sie alles sofort wegschmeißen. Allerdings müssen Sie Ihre Werbungskosten und sonstigen Ausgaben in der Einkommensteuererklärung gegenüber dem Finanzamt glaubhaft machen.
- Fordert das Finanzamt bei Zweifeln Unterlagen oder Belege von Ihnen nach, müssen Sie diese zum Beweis vorlegen. Haben Sie diese aber entsorgt, haben Sie keine Möglichkeit mehr, Ihre steuerlichen Ansätze zu beweisen. Also sind Sie gut beraten, wenn Sie Ihre Steuerunterlagen zumindest so lange aufbewahren, bis das Finanzamt Ihren Einkommensteuerbescheid erstellt hat.
- Danach können Sie dem Finanzamt eingereichte und zurückgehaltene Unterlagen und Belege sofort wegwerfen. Sie unterliegen keiner Aufbewahrungsfrist.
Steuerunterlagen sind vor allem für Selbstständige wichtig
- Sind Sie hingegen selbstständig, unterliegen Sie einer Aufbewahrungspflicht und müssen Ihre Steuerunterlagen, aber auch Ihre sonstigen Geschäftsunterlagen, sechs oder zehn Jahre lang aufbewahren.
- Zur Fristberechnung beachten Sie, dass die Aufbewahrungsfrist jeweils mit dem Schluss eines Kalenderjahres beginnt, und zwar mit dem Schluss des Jahres, in dem die letzte Eintragung in Ihre Geschäftsbücher erfolgt ist, Ihr Geschäftsabschluss festgestellt oder das Inventar aufgestellt wurde oder Sie Handels- und Geschäftsbriefe empfangen oder versandt haben.
- Diese Aufbewahrungsvorschriften gelten, wenn Sie zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind.
Wer im Berufsleben steht, hat jede Menge Papierkram zu bewältigen, für den es Aufbewahrungsfristen …
Teils muss man besonders lange zuwarten
- Beachten Sie, dass sich die Aufbewahrungsfrist für Steuerunterlagen verlängert, für die die Festsetzungsfrist infolge einer noch nicht abgeschlossenen Außenprüfung oder vorläufigen Steuerfestsetzung, anhängiger Ermittlungen, schwebender Rechtsbehelfsverfahren oder noch in der Sachbearbeitung befindlicher Anträge noch nicht abgelaufen ist. So lange muss die Entsorgung dann warten.
- Denken Sie daran, dass das Finanzamt davon ausgeht, dass Sie wissen, wie lange man Steuerunterlagen aufbewahren muss, sodass Sie die sich aus einer verfrühten Entsorgung ergebenden Nachteile tragen müssen. Vor allem müssen Sie mit einem Ordnungsgeld oder einer Steuerschätzung rechnen, wenn Sie Unterlagen voreilig entsorgen.
Das alles dürfen Sie jetzt entsorgen
- Sie können Bücher und Aufzeichnungen, Inventar, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Buchungsbelege, die aus dem Jahr 2001 oder früher stammen, im Jahr 2012 vernichten. Hier gilt die 10-Jahresfrist.
- Ferner können Sie Handels- und Geschäftsbriefe, Lohnabrechnungen, Kalkulationsunterlagen und Preisverzeichnisse aus dem Jahr 2005 und früher ebenfalls jetzt in 2012 entsorgen. Hier gilt die 6-Jahresfrist.
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