Alle Kategorien
Suche

Wie kann ich einen Dienstplan erstellen?

Autor: Manja Ruben

Mit jedem neuen Mitarbeiter - egal, ob Auszubildender, fester Mitarbeiter, Saisonkraft oder studentische Aushilfe - verliert man ein Stück Überblick, wer denn jetzt genau wann arbeitet oder Urlaub hat. Einen Dienstplan zu erstellen, hilft nicht nur Ihnen bei der Planung, sondern auch den Mitarbeitern.

Erstellen Sie einen Dienstplan und helfen Sie Ihren Mitarbeitern.
Erstellen Sie einen Dienstplan und helfen Sie Ihren Mitarbeitern.

Was Sie benötigen:

  • Computer
  • MS Excel oder ein anderes Tabellenkalkulationsprogramm

Am besten lässt sich ein Dienstplan mit einem Tabellenkalkulationsprogramm, wie z. B. MS Excel erstellen.

Wochen- oder Monatsdienstplan?

Zunächst sollten Sie sich entscheiden, ob Sie einen Wochen- oder Monatsplan aufstellen wollen. Außerdem ist es wichtig, ob in Ihrer Firma in Schichten gearbeitet wird. Wochenpläne sind meist leichter zu überblicken und gerade beim Schichtdienst die beste Lösung. Monatspläne eignen sich sehr gut, wenn Sie nur wenige Mitarbeiter beschäftigen bzw. es keine Schichten gibt.

  • Bei der Erstellung eines Wochenplanes eignet sich generell ein Querformat. Die Wochentage sollten in der 1. Zeile waagerecht eingetragen werden; die Namen der Mitarbeiter (oder die Personalnummer o. ä.) werden in der 1. Spalte senkrecht eingetragen.
  • Einen Monatsplan erstellt man am besten so, dass die Namen der Mitarbeiter in der 1. Zeile waagerecht eingetragen werden: Die Wochentage sollten in der 1. Spalte senkrecht eingetragen werden. In MS Excel sollten Sie die Zellen als Datum formatieren. Dort können Sie auswählen, ob Wochentage, Daten oder Wochentag und Datum etc. angegeben werden.
  • Bei Schichtplänen müssen Sie pro Wochentag dann noch die jeweiligen Schichten in einzelnen Zellen angeben, also z. B. Montag-Frühschicht, Montag-Spätschicht, Montag-Nachtschicht. Sie können wie gehabt in der 1. Spalte die Wochentage senkrecht angeben. Dann wird in der 2. Spalte senkrecht die jeweilige Schicht eingetragen. Die Namen der Mitarbeiter tragen Sie wieder in der 1. Zeile waagerecht ein.

Erstellung des Dienstplans

  1. Am besten trägt man als erstes die bereits genehmigten Urlaubstage ein bzw. wenn man vom Fehlen eines Mitarbeiters auf Grund von Krankheit, Weiterbildung, Berufsschule (bei Auszubildenden) o. ä. weiß. Dafür eignen sich gängige Abkürzungen wie "U" für Urlaub oder "W" für Weiterbildung. Diese sind selbsterklärend und für die Mitarbeiter gut nachvollziehbar.
  2. Danach tragen Sie ein, wenn Mitarbeiter nur zu bestimmten Zeiten arbeiten können bzw. wollen, z.B. Aushilfskräfte, die nur vormittags oder nur an bestimmten Tagen arbeiten können. Als Zeichen eignet sich hier z. B. ein "x". Die Zeiten, in denen ein Mitarbeiter nicht arbeiten kann oder möchte, können Sie z.B. mit einem "-" markieren.
  3. Erst jetzt sollten Sie sich mit den Lücken im Plan beschäftigen. Es gibt noch niemanden der Dienstag in der Spätschicht arbeitet? Aber sie haben immer noch Kapazitäten bei zwei regulären Mitarbeitern und einer Saisonkraft. Dann wählen Sie einfach einen der Mitarbeiter für diesen Tag aus und markieren den Einsatz mit einem "x" usw.
  • Wenn alle Lücken zu Ihrer Zufriedenheit geschlossen sind, können Sie den Plan ausdrucken und den Mitarbeitern zur Verfügung stellen.
  • Es ist übrigens sehr praktisch diese Dienstpläne zu speichern und gegebenenfalls noch Krankheitstage etc. nachzutragen. Dann haben Sie am Ende des Monats einen genauen Überblick, wer wann gearbeitet hat. Gerade für die Arbeit mit Saisonkräften, Aushilfen usw. ist das sehr praktisch.
Weiterlesen:
Teilen: