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Rechnungsaufbewahrungspflichten - was Sie als Freiberufler beachten sollten

Autor: Kornelia Schwaben-Beicht

Welcher Freiberufler kennt das nicht - Rechnungen und anderer Schriftverkehr stapeln sich im Büro. Die Papiere füllen Ordner, nehmen vielleicht notwendigen Platz weg. Gerne würden Sie einmal ausmisten. Aber - was kann weg, und was müssen Sie noch aufbewahren? Als Freiberufler sollten Sie sich genauestens über die gesetzlichen Rechungsaufbewahrungspflichten und -fristen informieren, damit hier keine Fehler gemacht werden.

Wohin mit den ganzen Unterlagen?
Wohin mit den ganzen Unterlagen? © Paul-Georg Meister / Pixelio

Was Sie benötigen:

  • Ordner
  • CD
  • DVD
  • Scanner

Für Rechnungsaufbewahrungspflichten gelten Fristen

Für Sie als Freiberufler sind die Rechnungsaufbewahrungspflichten in § 147 der Abgabenordnung (AO) geregelt.

  • Sie müssen Buchungsbelege aufbewahren. § 147 Absatz 1 Nummer 4 AO benennt die „Buchungsbelege", zu denen Ihre Rechnungen oder Quittungen, die Sie als Freiberufler ausgestellt haben, zählen.
  • Diese Belege müssen Sie nach § 147 Absatz 3 Satz 1 AO zehn Jahre aufbewahren.
  • Die Zehn-Jahresfrist beginnt am Ende des Jahres, in dem Sie die Rechnung erstellt haben. Wenn Sie zum Beispiel am 01. Januar 2012 eine Rechnung geschrieben haben, beginnt die Frist erst am 01. Januar 2013 zu laufen. Sie endet demnach nicht am 01. Januar 2022, sondern erst am 01. Januar 2022.
  •  Ist die Zehn-Jahresfrist abgelaufen, dürfen Sie die Rechnungen oder Quittungen vernichten. Ausnahmsweise müssen Sie die Unterlagen aber über diese Zeit hinaus weiter aufbewahren, wenn etwa über die Besteuerung dieser Unterlagen von den Finanzbehörden noch nicht endgültig entschieden ist.

Archivierungspflicht durch Ordner oder elektronisch möglich

Wenn Sie über einen so langen Zeitraum nicht nur Ihre Rechnungen und Quittungen, sondern auch Jahresabschlüsse oder Bilanzen aufbewahren müssen, kann sehr leicht ein räumlicher Engpass entstehen.

  • Die Steuerbehörden verlangen von Ihnen trotzdem eine geordnete Ablage. Was genau darunter zu verstehen ist, beschreibt die Abgabenordnung aber nicht. Es ist nicht zu empfehlen, die Belege unsortiert in Kartons aufzubewahren. Sollte eine Steuerprüfung stattfinden, muss ein schneller und unmittelbarer Zugriff auf die Belege möglich sein. Ein Rechnungsausgangsordner mit fortlaufend nummerierten Rechnungen ist hier sinnvoll.
  • Bewahren Sie Rechnungen im Original auf, müssen Sie sicherstellen, dass sie auch während der ganzen zehn Jahre noch gut lesbar sind.
  • Nach § 147 Absatz 4 AO können Sie Ihren Rechnungsaufbewahrungspflichten aber auch dadurch nachkommen, dass Sie die Belege auf einem Bild- oder Datenträger erfassen. Wenn Sie also Ihre Rechnungen z.B. einscannen, müssen Sie, wenn das Finanzamt dies verlangt, eine originalgetreue Kopie erzeugen können.
  • Wer im Einzelfall nicht konkret weiß, was und wie er es aufzubewahren hat, sollte ein Gespräch mit einem Steuerberater seines Vertrauens suchen.

Ist die Besteuerung der Unterlagen abgeschlossen und die Frist verstrichen, endet die Rechnungsaufbewahrungspflicht. Dann können Sie die Belege vernichten, wobei Sie dabei auf die Aktenvernichtung nach dem Bundesdatenschutzgesetz achten sollten.

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