Ordnung auf PC und Schreibtisch halten

Jeder, der am Schreibtisch arbeitet, kennt das Problem - es dauert oft nur wenige Stunden, bis sich rechts und links neben der Tastatur Zettel, Bücher oder Akten stapeln. Ständig ist man auf der Suche nach einem Kugelschreiber oder dem plötzlich verschwundenen Handy. Das E-Mai-Fach, das freitags vielleicht noch voller Motivation geleert wurde, füllt sich schon wieder mit E-Mails, die sofort beantwortet werden wollen und einer Unmenge von Datenmüll, der nach dem Papierkorb ruft. Schaffen Sie es, ein System zu entwickeln, Daten, Notizen und Akten übersichtlich zu ordnen und abzulegen und PC und Schreibtisch möglichst leer zu halten, sparen Sie viel Zeit und haben mehr Kapazitäten für wirklich wichtige und kreative Gedanken.

Ordnung auf dem Schreibtisch schaffen

• Wollen Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch schaffen, leeren Sie ihn zunächst einmal komplett. Säubern Sie ihn und überlegen Sie, wo Sie den meisten Platz benötigen. Sie sollten nicht nur Platz für Tastatur und Bildschirm sowie Maus einplanen, sondern auch rechts und links neben der Tastatur für Bewegungsfreiheit sorgen.
• Stellen Sie nur auf den Schreibtisch, was Sie dort wirklich immer benötigen. Dazu zählt beispielsweise das Telefon sowie eine Box mit Kugelschreiber und Bleistiften. Sämtliche zusätzliche Utensilien, die Sie zwar oft, aber eben nicht immer benötigen, finden in einem Rollcontainer unter dem Schreibtisch Platz. Dazu gehören beispielsweise Locher, Scheren, Tacker und ähnliches.
• Gehört es zu Ihrem Job, häufig zu telefonieren, empfiehlt es sich, für Telefonnummern und Visitenkarten einen kleinen, alphabetisch sortierten Karteikasten auf den Tisch zu stellen. Ein paar leere Karteikarten sollten Sie immer darin aufbewahren, um neue Nummern schnell darauf sortieren und sie sofort einordnen zu können. Derart vermeiden Sie bereits eine Menge Zettelchaos.
• Stellen Sie auf den Schreibtisch oder einen in Handlänge befindlichen Tisch daneben einen Ablagekorb mit zwei bis drei Fächern. Das oberste Fach sollte als Eingangskorb dienen. Alles, was an Post, Akten, Notizen und so weiter frisch bei Ihnen eintrifft und sortiert oder bearbeitet werden muss, gehört in diesen Korb. Halten Sie sich in Ihrer Tagesplanung ein bis zwei Termine à rund einer viertel bis halben Stunde frei, um diesen Korb täglich zu sortieren. Anschließend sollte er komplett leer sein. Was Sie noch am selben Tag bearbeiten müssen, tun Sie in das Fach unter dem Eingangskorb, welches Sie im Laufe eines jeden Tages ebenfalls leer bekommen sollten. Alles andere gehört wegsortiert, auch wenn es später noch bearbeitet werden muss.


Wie räume ich richtig auf? - So halten Sie Ordnung

Auf die Frage, wie räume ich richtig auf, werden Sie in Büchern und im Internet viele Tipps und …

• Schaffen Sie sich ein sinnvolles Ablagesystem. Sämtliche Akten, die Sie nicht mehr benötigen, aber aufgewahren müssen, gehören möglichst in einen getrennten Raum, ein Archiv. Alle Akten, die Sie ab und zu noch benötigen, sollten im Raum bleiben, müssen sich aber nicht in Arbeitsplatznähe befinden. Alles, was Sie täglich benötigen, sollte nah an Ihrem Schreibtisch stehen, um schnell darauf zugreifen zu können. Hierhin gehören auch die Akten, die Sie zur späteren Bearbeitung aus Ihrem Eingangskorb entfernen.
• Entscheiden Sie sich entweder für eine stehende Ablage in Form von Ordnern oder für eine hängende Ablage in Form von einer Hängeregistratur. Auf liegende Akten, zum Beispiel in Form von Schnellheftern, sollten Sie gänzlich verzichten.
• Beachten Sie bei Ihren Ablagen, die Sie nicht mehr benötigen, auf einzuhaltende Fristen. Buchungsbelege, Handelsbücher und Jahresabschlüsse zum Beispiel müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden, dann können sie weg. Sortieren Sie regelmäßig, also mindestens einmal im Jahr, aus, schaffen Sie Platz für alles, was sonst vielleicht auf Ihrem Schreibtisch liegt.

Den PC übersichtlich und leer halten

Chaos herrscht bei vielen nicht nur auf dem Schreibtisch, sondern auch auf dem PC. Stundenlanges Suchen nach Dateien ist die Folge.

• Verteilen Sie die Daten, die Sie haben, auf einen internen und einen externen Speicher. Ein externer Speicher sollte alle Daten archivieren, die Sie dauerhaft speichern müssen, mit denen Sie aber nicht mehr arbeiten. Speichern Sie diese Daten auch auf Ihrem externen Speicher nach einem für Sie sinnvollen System. Externe Speicher können CDs, externe Festplatten, aber auch USB-Sticks sein. Nutzen Sie externe Speicher auch, um regelmäßig Ihre aktuellen Daten zu sichern.
• Ihr interner Speicher, also die Festplatte Ihres PCs oder Laptops, sollte ein sinnvolles und ausreichend umfangreiches Ordnersystem enthalten. Unterordner können jeweils mit einem Archivordner versehen werden, der alle Daten enthält, die aktuell nicht mehr genutzt werden.
• Leeren Sie Ihr E-Mail-Fach täglich komplett. Wollen Sie manche Informationen später lesen, können Sie diese in einen speziell dafür eingerichteten Ordner verschieben. Ansonsten eignet sich ein Ordnersystem nach Jahr oder Namen (zum Beispiel Kundennamen). Newsletter, die Sie ohnehin nur selten lesen, gehören unbedingt abbestellt und Werbe-E-Mails unverzüglich gelöscht.

Damit Sie es schaffen, Ihren Arbeitsplatz dauerhaft ordentlich zu halten, sollten Sie die Tipps nicht nur einmal verfolgen, sondern selbst ein System entwickeln, mit dem Sie dauerhaft arbeiten können.