Im Hause - so gelingt die Kommunikation zwischen Abteilungen

So funktioniert der Informationsaustausch unter Abteilungen im Hause

Egal, ob Sie Chef, Vorgesetzter oder Mitarbeiter sind, Kommunikation im Hause geht alle an. Denn hierbei spielt die Grundeinstellung eine große Rolle, denn je nachdem wie diese ausfällt, kann sie entweder förderlich oder hemmend wirken.

• Offenheit für abteilungsübergreifendes Arbeiten sollte von „ganz oben“ befürwortet werden. Manchmal hilft schon das Verfassen (und natürlich anschließendes Versenden) eines entsprechenden Memorandums. Sie sollten sicher sein, dass alle Mitarbeiter der Firma über den Wunsch und das Bestreben der Geschäftsleitung, einen guten Information-Flow zwischen den Abteilungen zu haben, informiert sind. Denn oftmals erfordert dies Mitdenken bezüglich der Arbeitsabläufe, die in anderen Bereichen des Unternehmens stattfinden. Aus dieser ganzheitlichen Sichtweise folgt das jeweilige Erkennen der Notwendigkeit des Weiterleitens von Informationen.
• Sie müssen dafür sorgen, Hindernisse für die Kommunikation im Hause zu beseitigen. Viele Abteilungen tendieren dazu, sich „abzukapseln“ und interne Abläufe sowie Informationen nicht publik zu machen bzw. weiterzuleiten, einfach aus der Angst heraus, angreifbar zu sein, eventuell Fehler nachgewiesen zu bekommen oder kritisiert zu werden. So kann in Unternehmen schnell eine Atmosphäre des Misstrauens entstehen, die dem Informationsfluss nicht förderlich ist. Eine Möglichkeit ist, dass Sie gelegentlich selbst oder durch Außenstehende Workshops abhalten bzw. abhalten lassen, die solche Befürchtungen abbauen. Persönliche Kontakte zwischen Mitarbeitern unterschiedlicher Abteilungen sind hierzu auch sehr gut geeignet. Vertrauen aufzubauen ist nicht leicht, aber kann gefördert werden, auch indem Sie gezielt Arbeitsgruppen so zusammenstellen, dass entsprechende Personen gezwungenermaßen miteinander arbeiten und sich so kennen und vertrauen lernen.
• Eine weitere, gute Möglichkeit besteht darin, eine regelmäßige Abteilungsauskunft einführen, die jeder Bereich zu erstellen hat und die an alle anderen Abteilungen gesendet wird. Dies schafft Verständnis für Arbeitsabläufe außerhalb des eigenen Wirkungskreises und fördert die weiter oben angesprochene, ganzheitliche Sichtweise. Gut ist, wenn Sie festlegen, dass diese Berichte auch widerspiegeln müssen, wie es mit der Kommunikation im Hause aussieht. Darin sollte beschrieben werden, wie der Informationsfluss in letzter Zeit aussah, momentan vonstattengeht und wie er in näherer Zukunft aussehen sollte. Werden solche Berichte von allen Abteilungen im Hause ausgegeben, wird schnell deutlich, wo noch Schwachstellen und Defizite vorhanden sind. Erst das Erkennen von solchen ermöglicht Ihnen, Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Mit gutem Beispiel vorangehen

• Unternehmen, in denen eine gute Kommunikationskultur vorherrscht und in denen dadurch vieles leichter und schneller vonstattengeht, ist dies auch nicht von heute auf morgen zugeflogen. Sie und alle anderen müssen daran arbeiten – und das fortwährend. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran! Als Chef oder leitender Angestellter kommunizieren Sie am besten so oft es Ihnen sinnvoll erscheint, mit anderen Abteilungen und lassen Sie andere Mitarbeiter Ihrer Abteilung daran teilhaben. Machen Sie deutlich, dass ein koordiniertes Vorgehen durch Informationsaustausch sinnvoll für alle Beteiligten ist.


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• Als Mitarbeiter sollten Sie sich nicht davor scheuen, Informationen mit den Mitarbeitern der anderen Bereiche auszutauschen. Sie verlieren durch die Weitergabe von Wissen auch nichts, sondern Sie gewinnen anderes Wissen hinzu, da dies in der Regel nie eine Einbahnstraße ist.