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Eine Rechnung in Excel erstellen - so klappt' s

Autor: Britta Jones

Wer viele Rechnungen schreiben muss, kann sich die Arbeit ungemein erleichtern, wenn er Vorlagen in Excel erstellt, auf die er dann immer wieder zurückgreifen kann. Das Tabellenprogramm macht sogar umfangreiche Listen sehr übersichtlich und gibt Ihnen viele Gestaltungsmöglichkeiten.

Erstellen Sie Ihre Rechnungen mit Excel.
Erstellen Sie Ihre Rechnungen mit Excel.

Was Sie benötigen:

  • Computer
  • Excel

Sie können im Handumdrehen selbst eine Rechnung in Excel erstellen. Das Programm muss jedoch auf Ihrem Computer vorinstalliert sein. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie es sich kaufen und installieren. Bei den meisten Computern ist es jedoch schon auf der Festplatte.

So erstellen Sie eine Rechnung in Excel

  • Sie erstellen zuerst im Excel-Programm eine neue Datei. Das wird dann Ihre Vorlage. Bennen Sie sie zum Beispiel „Vorlage_Rechnung“ und speichern Sie sie in einem Ordner wieder, in dem Sie sie gut wiederfinden.
  • Nun fügen Sie ein Adressfeld, ein Empfängeradressfeld, die Überschrift „Rechnung“, das Feld für die fortlaufende Nummer, ein Feld für die Anrede, eine Grußformel, eine Dankeszeile und ein Textfeld für den Schreibtext ein.
  • Achten Sie darauf, dass die Vorlage übersichtlich ist. Der Kunde soll auf einen Blick sehen, welcher Betrag ihm berechnet wird und wie hoch die anfallenden Mehrwertsteuern sind.
  • Wer Aufträge berechnet und die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, sollte in der Fußzeile darauf hinweisen, dass er keine Steuern ausweist, da er die Kleinunternehmerregelung anwendet.
  • Sie können in der Fußzeile in einer  kleineren Schriftgröße Ihre Adressdaten, die Steueridentifikationsnummer und Ihre Bankverbindung nennen. Dies ist wichtig, damit der Empfänger auf einen Blick sieht, wohin er den Betrag überweisen soll.
  • Weisen Sie in einem weiteren Feld darauf hin, dass er im Verwendungszweck seiner Überweisung die Auftragsbezeichnung und die Rechnungsnummer angeben soll, damit die Zahlung besser zugewiesen werden kann.

Mindestangaben, die eine Rechnung aufweisen muss

  • Jede Rechnung muss eine fortlaufende Nummer enthalten.
  • Sie muss die einzelnen Posten enthalten und die Gesamtsumme. Wichtig ist es auch, die Steuer konkret auszuweisen.
  • Die Vorlage muss darüber hinaus Ihre Bankdaten, Ihre Adresse und die des Kunden enthalten sowie den Auftrag genau bezeichnen.
  • Denken Sie daran, Ihre Steueridentifikationsnummer zu nennen.
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