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Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung - Sozialversicherungsprüfung

Autor: Nane Gisela Busse

Sie sind selbständig und beschäftigen Arbeitnehmer? Dann sind Sie vom Gesetzgeber verpflichtet, die Sozialversicherungsbeiträge für Ihre Beschäftigen an die Einzugsstelle bei der jeweiligen Krankenkasse abzuführen. Ob Sie dieser Verpflichtung in allen Belangen korrekt nachgekommen sind, wird mindestens alle 4 Jahre durch eine Betriebsprüfung, die von der Deutschen Rentenversicherung durchgeführt wird, überprüft.

Zuständiger Versicherungsträger für Betriebsprüfungen ist die Rentenversicherung.
Zuständiger Versicherungsträger für Betriebsprüfungen ist die Rentenversicherung. © Hartmut910 / Pixelio

Gesetzliche Grundlagen für die Betriebsprüfung

  • Alle gesetzlichen Grundlagen, die die Sozialversicherungen in Deutschland betreffen, finden Sie im Sozialgesetzbuch I bis V. Die gesetzlichen Vorschriften für die Betriebsprüfung bezüglich der Sozialversicherungsbeiträge sind im §§ 28 SGB IV (Vierten Sozialgesetzbuch) geregelt.
  • Ab dem 1. 1. 1999 werden die Betriebsprüfungen für alle Sozialversicherungsbeiträge nur noch durch die Deutsche Rentenversicherung durchgeführt. Die Einzugstelle für die Sozialversicherungsbeiträge informiert die Rentenversicherung, wenn sie die Überprüfung eines Betriebes für erforderlich hält. Grundsätzlich findet jedoch eine Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung mindestens alle 4 Jahre statt. Der Arbeitgeber kann verlangen, in kürzeren Intervallen überprüft zu werden.

Wie eine Prüfung durch die Rentenversicherung abläuft

  • Die Betriebsprüfung wird vom Versicherungsträger mindestens 2 Wochen vor dem Termin angekündigt. In dieser Ankündigung stehen der Prüfungsort, der Prüfungszeitpunkt und der Zeitraum, für den die Überprüfung erfolgt. Auch der Prüfer der Rentenversicherung ist namentlich benannt. Außerdem wird mitgeteilt, welche Unterlagen vorgelegt werden müssen.
  • Die Betriebsprüfung kann auch im Steuerbüro erfolgen, wenn ein Steuerberater die erforderlichen Arbeiten (Lohnabrechnung, Meldungen zur Sozialversicherung) für den Betrieb ausführt, die Unterlagen dort vorliegen und der Arbeitgeber dies wünscht. 
  • Der Prüfer/in der Rentenversicherung muss sich ausweisen. Im Allgemeinen dauert eine Betriebsprüfung bei einem kleineren Betrieb 2 bis 3 Tage. Die Unterlagen von größeren Betrieben werden häufig von mehreren Prüfern über einen längeren Zeitraum geprüft.
  • Die Betriebsprüfung erfolgt innerhalb der Arbeitszeit und soll die normalen Arbeitsabläufe so wenig wie möglich beeinträchtigen. Der Prüfer kann - wenn es für die Prüfung erforderlich ist - auf Kosten der Rentenversicherung betriebliche Unterlagen kopieren oder elektronische Daten speichern. Kosten oder ein Verdienstausfall, der aufgrund der Betriebsprüfung entsteht, sind vom Arbeitgeber selbst zu tragen.
  • Das Ergebnis der Betriebsprüfung wird innerhalb von 2 Monaten nach Abschluss der Betriebsprüfung schriftlich mitgeteilt. Dieses Dokument muss bis zur nächsten Prüfung aufbewahrt werden.
  • Sie können die Krankenkasse um eine Beteiligung an der Betriebsprüfung bitten. Das ist insbesondere empfehlenswert, wenn Sie sich bei der Aufbereitung der Lohnabrechnungen mit der Krankenkasse beraten haben.
  • Um den Aufwand für eine Betriebsprüfung zu minimieren, haben Sie auch die Möglichkeit, die zuständige Finanzbehörde zeitgleich mit der Rentenversicherung prüfen zu lassen. Dieses Verfahren bedarf allerdings einer vorherigen Anmeldung bei der Finanzbehörde oder der Rentenversicherung, damit die Prüfer sich abstimmen können. Ein Anspruch darauf besteht nicht. In der Regel wird dieser Bitte jedoch nachgekommen.          

Welche Unterlagen Sie für die Betriebsprüfung brauchen

  • Der Betriebsprüfer verlangt alle Bescheide und evtl. Prüfberichte des Finanzamtes für den zu prüfenden Zeitraum. Auch sie werden bei der Prüfung ausgewertet.
  • Stellen Sie alle Personalunterlagen der Arbeitnehmer für den fraglichen Zeitraum zur Verfügung. Nicht nur die Meldungen zur Sozialversicherung kommen auf den Prüfstand, sondern auch, ob Sie die Versicherungspflicht bzw. -freiheit der Beschäftigten korrekt eingeschätzt haben.
  • Die Bestandteile des Arbeitsentgelts sowie die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge aus dem Arbeitsentgelt werden ebenfalls überprüft.
  • Außerdem werden die zeitliche Zuordnung der Beiträge und die Höhe der Meldungen im Rahmen der Betriebsprüfung gecheckt.
  • Auch die Meldungen und Zahlungen an die gesetzliche Unfallversicherung, sowie alle lohnrelevanten Unterlagen sollten Sie zur Überprüfung bereithalten.

Häufige Beanstandungen bei der Betriebsprüfung

Da die Bestimmungen im Rahmen der Lohnabrechnungen und bei der Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen recht kompliziert sind, treten immer wieder Fehler auf.

  • Häufige Fehlerquellen finden sich beispielsweise bei Reisekostenabrechnungen und bei der Berücksichtigung von Einmalzahlungen und bei Abfindungen.
  • Auch die betriebliche Altersversorgung und die Abrechnung von geringfügig Beschäftigten haben ihre Tücken.
  • Und wenn Sie Studenten, Schüler und vielleicht Altersrentner in Ihrem Betrieb beschäftigen, sind ebenfalls unterschiedliche Regelungen zu beachten, was schnell zu Fehlern führen kann.

Die Rentenversicherung bietet zur Information über die Einzelheiten der Betriebsprüfung kostenlose Publikationen an: "Summa Summarum". In dieser Schriftenreihe finden Sie alles rund um die Betriebsprüfung der Sozialversicherung.

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