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Abteilungen einer Firma - so erstellen Sie ein Organigramm

Autor: Jana Donatin

Um die Hierarchien und Mitarbeiterstrukturen innerhalb einer Firma besser verständlich zu machen, wird in der Regel ein Organigramm erstellt. Dieses zeigt auf vereinfachte Weise, welche Zusammenhänge zwischen den einzelnen Mitarbeitern und Abteilungen bestehen. Mithilfe einer SmartArt-Formatvorlage in Microsoft Office oder PowerPoint können Sie so ein Modell ganz einfach selbst erstellen.

Organigramme sind ein nützliches Instrument.
Organigramme sind ein nützliches Instrument. © Gerd Altmann / Pixelio

Alle Abteilungen übersichtlich erfassen

  • Ein Organigramm gibt Ihnen eine schnelle Übersicht über die gesamte Unternehmensstruktur. Doch nicht nur Sie selbst können es nutzen, auch für Geschäftspartner oder Kunden ist diese vereinfachte visuelle Darstellung leicht zu verstehen.
  • Sie können es außerdem einsetzen, um neuen Mitarbeitern die Kommunikationswege in der Firma zu erklären. Des Weiteren können Sie es nutzen, um im Rahmen einer strukturellen Umorganisation einzelner Bereiche einen groben Überblick über die bestehenden Verhältnisse zu erhalten.
  • Sehr oft findet man Organigramme bei Behörden und Ministerien, sodass jeder sofort weiß, welcher Mitarbeiter für welche Bereiche verantwortlich ist.
  • Die grafische Darstellung hängt letztlich davon ab, welche Ziele Sie mit einem Organigramm verfolgen. Wollen Sie nur eine klare Übersicht aller Bereiche und Abteilungen in Ihrem Unternehmen oder soll Ihre Firma nach außen hin repräsentiert werden?

Organigramm für Ihre Firma zusammenstellen

  1. Nutzen Sie PowerPoint, das standardmäßig im Microsoft-Office-Paket integriert ist, um Ihr Organigramm zu erstellen. Sie können auch innerhalb eines neuen Word-Dokuments beginnen.
  2. Öffnen Sie das Programm und gehen zunächst auf den Reiter "Einfügen", dann auf "Grafik", hier wählen Sie das Organigramm.
  3. Geben Sie einen Titel ein, etwa "Unternehmensstruktur für XY".
  4. Machen Sie einen Doppelklick auf den Platzhalter, wählen Sie in dem sich öffnenden Fenster ein Modell aus, das Ihnen gefällt. Wollen Sie Hierarchien darstellen, eignet sich das Organigramm mit Kästchen und Verbindungslinien am besten.
  5. Klicken Sie in die leeren Kästchen und füllen sie entsprechend mit den Positionen und/oder dem Namen des Angestellten. Sie können auch Namen oder Positionen Ihrer Firma aus einem anderen Dokument einfügen.
  6. Wenn Sie Felder hinzufügen oder entfernen möchten, deaktivieren Sie zunächst das AutoLayout. Gehen Sie hierzu in der Symbolleiste auf Organigramm und entfernen das Häkchen.
  7. Klicken Sie jetzt neben das Feld, dem Sie ein Weiteres anfügen wollen und gehen anschließend auf "Form einfügen".
  8. Wählen Sie nun noch aus, ob das neue Kästchen nach- oder übergeordnet sein soll. Umso mehr neue Kästchen Sie hinzufügen, desto kleiner wird das gesamte Organigramm.
  9. Um das Layout der Kästchen zu verändern, gehen Sie erneut auf den Registereintrag "Format", wählen das Organigramm aus und nehmen hier alle Einstellungen vor, die Sie möchten. So können Sie verschiedene Abteilungen farblich voneinander absetzen oder runde und eckige Kästchen kombinieren.

Ganz ähnlich ist die Vorgehensweise, wenn Sie eine SmartArt-Formatvorlage nutzen. Das fertige Organigramm können Sie nun ausdrucken, in ein Dokument einfügen oder weiter zu einer umfassenden Präsentation ausbauen.

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