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Zusageschreiben richtig formulieren

Ein Zusageschreiben sollten Sie immer sehr höflich, aber auch etwas distanziert schreiben. Wichtig ist auch, dass alle Daten stimmen.

Ein Zusageschreiben sollte richtig formuliert werden.
Ein Zusageschreiben sollte richtig formuliert werden. © Claudia Hautumm / Pixelio

Ein Zusageschreiben zu formulieren ist in der Regel sehr viel leichter, als eine Absage zu schreiben. Trotzdem sollten Sie einige wichtige Punkte beachten. Auch in einem inhaltlich leichten Schreiben können Fehler gemacht werden, die einen negativen Eindruck hinterlassen.

So formulieren Sie ein Zusageschreiben

  1. Sie sollten sich auf jeden Fall den Absender des Schreibens genau ansehen, zu dem Sie ein Zusageschreiben verfassen möchten. Sie sollten sich unbedingt auf diesen Absender beziehen und keine allgemeinen Anreden wie etwa „Sehr geehrte Damen und Herren“ verwenden.
  2. Im Zusageschreiben sollten Sie dann nochmals erwähnen, worum es inhaltlich geht. Gerade in größeren Unternehmen werden täglich unzählige Schreiben verschickt. Dadurch kann sich die zuständige Person natürlich nicht an alle Adressaten erinnern.
  3. Sie sollten den Text nicht unnötig ausdehnen. Meistens reicht es aus, wenn Sie ihn so kurz wie möglich formulieren. Der Empfänger hat sicherlich keine Lust, lange, nichts aussagende Texte zu lesen.
  4. Als Grußformel sollten Sie dann schreiben „Mit freundlichen Grüßen“. Darunter folgt Ihr vollständiger Name.

Korrekte Rechtschreibung ist auch im Zusageschreiben wichtig

  • Bevor Sie Ihr Zusageschreiben abschicken, sollten Sie es unbedingt noch auf Rechtschreib- und Grammatikfehler überprüfen. Ein fehlerhafter Text hinterlässt beim Empfänger gleich einen negativen Eindruck.
  • Außerdem sollten Sie auch alle Daten, wie beispielsweise Empfänger und Datum kontrollieren. Hierbei sollten Sie möglichst auch Fehler vermeiden.
  • Ein Fehler, der auch häufig passiert, ist eine unzureichende Frankierung des Schreibens. In einem derartigen Fall wird der Empfänger wahrscheinlich kein Strafporto bezahlen und deshalb die Annahme verweigern.

Festzuhalten bleibt, dass Sie auch in einem Zusageschreiben höflich und neutral schreiben sollten. Weder überschwängliche Gefühlsausbrüche noch persönliche Angelegenheiten gehören in ein Zusageschreiben.

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