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Zeitliche Verläufe in Excel darstellen - so wird's gemacht

Für die Planung von Projekten gibt es zwar professionelle Software wie MS Poject und andere, oft sind diese Programme aber nicht intuitiv und gehen bei den Funktionen weit über das benötigte Arsenal hinaus. Zeitliche Verläufe im Rahmen von Projektplanung und Kostenrechnungen lassen sich auch in Excel ganz einfach darstellen.

Projektmanagement - zeitliche Abläufe in Excel
Projektmanagement - zeitliche Abläufe in Excel

Vorüberlegungen zu den zeitlichen Verläufen

  • Machen Sie sich Gedanken, über welchen Zeitraum Ihre Übersicht gehen soll, meist sind dies nämlich nur einige Wochen oder Monate, selten über ein Jahr. Halten Sie den Zeitraum so kurz wie möglich, das erleichtert die Übersicht.
  • Wie groß werden die Abstände zwischen den Terminen sein? Haben Sie einen pro Woche? Sind das tägliche Aufgaben? Die Rasterung müssen Sie später in Excel festlegen.
  • Müssen andere Mitarbeiter auf die zeitlichen Verläufe zugreifen können? Machen Sie die Übersicht nach Ihrer eigenen Logik oder soll es allgemein verständlich für Vorgesetzte und Kollegen sein?

Praxistipps für Excel

Grundregel ist: Die Tabellenseite, die mehr Datensätze umfasst, wird vertikal angelegt, die geringere Anzahl verläuft horizontal. Auch intuitiv kann man einen zeitlichen Verlauf viel besser darstellen, indem man von links nach rechts liest (jedenfalls in unseren europäischen Gefilden).

  • Legen Sie also den Zeitverlauf von links nach rechts an, fangen Sie bei Spalte B an und tragen Sie Ihre zeitliche Rasterung ein. Pro Spalte einen Zeitabschnitt, also z. B. eine Kalenderwoche oder einen Tag.
  • Vertikal tragen Sie die zu erledigenden Aufgaben ein.
  • Umfasst ein Vorgang mehrere Teilbereiche oder Zuständigkeitsbereiche, nutzen Sie die praktische Excel-Funktion, mehrere Datenblätter anzulegen. So behalten Sie bei Ihren zeitlichen Verläufen stets den Überblick. Tipp: Man kann "Mappen" auch ganz einfach kopieren, indem man mit der rechten Maustaste auf die Registerkarte klickt und dann "kopieren" auswählt. So können Sie Ihre erstellte zeitliche Übersicht auch auf andere Excel-Blätter übertragen.
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